Viele Personalverantwortliche wissen, dass ein gutes Onboarding für den langfristigen Erfolg ihrer Mitarbeitenden entscheidend ist, haben aber keine genaue Vorstellung davon, was sie über die Orientierung, den Papierkram und ein paar Tage Schulung hinaus tun sollten. Sie haben vielleicht auch das Gefühl, dass es ihnen an Unterstützung durch die Führung fehlt, um ihre derzeitigen Prozesse zu verbessern.

Als wir Teilnehmende unserer aktuellen Studie baten, die Onboarding-Prozesse ihres Unternehmens zu bewerten, bezeichneten nur 45 % diese als gut. 28 % sagten, sie seien in Ordnung, und 26 % hielten sie für schlecht, was darauf hindeutet, dass viele Unternehmen in diesem Bereich noch Arbeit vor sich haben.*

Was übersehen diese Unternehmen? Die Realität ist, dass es bei einem effektiven Einarbeitungsprozess darum geht, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, was Zeit und Zusammenarbeit erfordert.

In diesem Artikel erfährst du, wie ein erfolgreiches Onboarding aussieht, warum es wichtig ist und was du tun kannst, um es effektiver zu gestalten.

*Leapsome State of Employee Enablement Report, 2023
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Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess, mit dem Unternehmen neue Mitarbeitende in ihre Richtlinien, Prozesse und Kultur einführen. Es geht darum, neu eingestellte Beschäftigte an ihr Team zu gewöhnen und sie in ihre neue Rolle einzuführen. Dies ist Teil eines schrittweisen Prozesses, der je nach Person und Stelle zwischen drei Monaten und einem Jahr dauern kann.

Das ultimative Ziel des Onboarding ist es, die Mitarbeitenden für den Erfolg vorzubereiten. Viele Unternehmen brechen den Prozess unmittelbar nach der Einarbeitung ab – in den ersten Tagen geht es darum, Verwaltungsaufgaben zu erledigen und die neuen Mitarbeitenden mit den erforderlichen Hilfsmitteln und Technik auszustatten. Idealerweise solltest du das Onboarding jedoch als einen ganzheitlichen und zielgerichteten, längerfristigen Prozess betrachten, der darauf abzielt, bestimmte Ziele zu erreichen und ein neues Teammitglied erfolgreich zu integrieren.
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Vorteile eines effektiven Onboardings

Laut einem Bericht von O.C. Tanner gaben 43 % der Beschäftigten an, dass ihr Einarbeitungsprozess nur aus einer eintägigen Orientierung und Informationen über ihr Leistungspaket besteht. Das bedeutet, dass ein großer Teil der Neuankömmlinge die Schulungen, das Coaching und die kollegiale Betreuung verpasst, die sie brauchen, um sich an ihre neue Rolle und ihr Arbeitsumfeld anzupassen. 

Schauen wir uns daher einige der wichtigsten Vorteile an, die ein effektives Onboarding bietet: 

• Höhere Engagement- und Zufriedenheitsraten — Wenn sich Teammitglieder von Anfang an willkommen und unterstützt fühlen, ist es 1,8 mal wahrscheinlicher, dass sie sich mit ihrer Arbeit verbunden fühlen. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie in einer Engagement-Umfrage bessere Scores vergeben. ‍
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• Kürzere Anlaufzeit — Es dauert etwa acht bis 12 Monate, bis ein neues Teammitglied voll produktiv ist. Eine Studie von Microsoft hat jedoch gezeigt, dass ein effektives Onboarding mit einer stärkeren Einbeziehung von Führungskräften und anderen Teammitgliedern die Zeit bis zur Produktivität verkürzen kann, je nachdem, wie oft sich neue Mitarbeitende mit ihren Führungskräften und Mentoren oder „Buddies“ treffen.
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• Langfristig bessere Leistung — Wenn Führungskräfte befähigt werden, gutes Coaching und Mentoring anzubieten, wirkt sich das positiv auf die Leistung neuer Mitarbeitender, ihre Performance Reviews und den Fortschritt ihrer Ziele und OKRs aus.‍
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• Verbesserte Mitarbeiterbindung — Untersuchungen der Brandon Hall Group haben ergeben, dass ein gutes Onboarding die Mitarbeiterbindung um 82 % erhöht. Dies zeigt, wie wichtig ein gut durchdachter Onboarding-Prozess ist, um dein Unternehmen widerstandsfähiger zu machen.
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Wie lange dauert der Onboarding-Prozess?

Viele Unternehmen richten ihren Einarbeitungsprozess auf drei bis sechs Monate aus, doch Personal- und Rekrutierungsexperten sagen, dass ein effektiver Prozess etwa ein Jahr dauern sollte. So können sich die Beschäftigten mit den Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten vertraut machen, die für die neue Rolle erforderlich sind, bevor sie sich auf die langfristige Entwicklung konzentrieren. Ein längerer Zeitrahmen verhindert auch das Problem der Informationsüberflutung. Ein Jahr gibt neuen Teammitgliedern Zeit, die Unternehmenswerte in der Praxis kennenzulernen und enge Beziehungen zu ihrer Führungskraft und anderen Teammitgliedern aufzubauen, was manchmal eine Herausforderung sein oder etwas länger dauern kann, wenn sie remote arbeiten. 

Personalverantwortliche und Führungskräfte sind vielleicht versucht, neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten, um sie so schnell wie möglich einsatzbereit zu machen. Eine Gallup-Studie hat jedoch ergeben, dass sich nur 29 % der Fachkräfte nach dem Onboarding bereit fühlen, ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen, was darauf hindeutet, dass ein schnellerer Prozess nicht unbedingt besser ist.

Letztendlich werden die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bei der Einarbeitung berücksichtigt. Manche Teammitglieder bevorzugen kürzere, strukturiertere Prozesse, während andere vielleicht ein ganzes Jahr brauchen, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen, vor allem wenn sie eine leitende oder spezialisierte Position innehaben. Deshalb sollten sich Personalverantwortliche auf interne Daten, Zielverfolgung und maßgeschneiderte Onboarding-Kurse um einen Prozess zu entwickeln, der neue Mitarbeitende wirklich fördert.
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Schlüsselkomponenten des Onboarding-Prozesses

Onboarding ist ein lebendiger Prozess, den du im Laufe der Zeit verfeinern wirst, wenn sich die Bedürfnisse deines Unternehmens ändern und weiterentwickeln. Dennoch gibt es einige universelle Elemente, die du nicht vernachlässigen solltest, wenn du einen guten ersten Eindruck hinterlassen willst:

• Nutze Personalentwicklungs-Software, um den gesamten Prozess zu vereinfachen — Viele Unternehmen verlassen sich bei der Einarbeitung auf eine Reihe von Tools. Sie verwenden vielleicht ein Lernmanagementsystem (LMS), ein Umfrage-Tool und OKR-Software, um alle Aspekte der Schulung und Integration neuer Teammitglieder zu verwalten. Diese verstreuten Tools sind nicht nur teurer, sondern erschweren auch einen reibungslosen Arbeitsablauf für neue Mitarbeitende. Stattdessen bieten ganzheitliche Personalentwicklungsplattformen wie Leapsome eine integrierte Suite von Zielsetzungs-, Lern- und Engagement-Funktionen, um eine nahtlose Erfahrung für Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen zu schaffen.

• Sorge für ein herzliches Willkommen — Sie haben den Job, aber neue Mitarbeitende werden sich wahrscheinlich immer noch als Außenstehende fühlen, bis sie sich eingearbeitet haben und die wichtigsten Aspekte ihrer Aufgabe erfüllen. Wenn sie dem Team vorgestellt werden, sollten Führungskräfte betonen, wie froh sie sind, dass das neue Teammitglied aufgrund seiner Stärken, Fähigkeiten und Erfahrungen im Unternehmen ist.

• Betone die Unternehmenswerte von Anfang an — David Ciccarelli, CEO von Voices, sagt Folgendes über die Inklusion von Unternehmenswerten während des Onboardings: "Wir regen das Gespräch an, indem wir fragen: 'Welche Beweise müsst ihr sehen, um zu glauben, dass diese Werte unsere wahren Werte sind?' Als Führungskraft neige ich dazu, diese Diskussion so lange wie nötig laufen zu lassen und Teilnehmende zu bitten, darüber zu sprechen, wie sie unsere Werte bei der Arbeit sehen wollen. Die Förderung dieser Art von Gesprächen während der Einarbeitung setzt den richtigen Ton für eine gute Arbeitsbeziehung, was für Arbeit im Homeoffice besonders wichtig ist."

• Sprich die berufliche Entwicklung an — Etwa sechs Monate nach der Einstellung sollten Führungskräfte ein Gespräch über die berufliche Entwicklung beginnen. Du kannst Kompetenzmodelle nutzen, um zu erörtern, welche Fähigkeiten Teammitglieder besonders gut beherrschen müssen, um sich für eine höhere Position zu qualifizieren. Sprich auch über andere Aufstiegsmöglichkeiten wie horizontale Beförderungen oder Quereinstiege.

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Wie du das ganze Team ins Onboarding einbeziehst

Die weit verbreitete Einführung von Arbeit im Homeoffice hat die Einbindung von Teams während des Onboarding-Prozesses zu einer größeren Herausforderung gemacht. Unternehmen müssen sich kreative Wege einfallen lassen, damit sich neue Mitarbeitende einbezogen und als Teil ihres neuen Teams fühlen. Die folgenden Ideen eignen sich gleichermaßen für Remote-, Hybrid- und Büroteams.
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1. Neue Teammtiglieder vorstellen

Ermutige Neuzugänge dazu, Informationen über ihre beruflichen Erfahrungen, ihren Werdegang und ihre persönlichen Interessen mitzuteilen, um Verbindungen zu ihren Teammitgliedern aufzubauen. Vielleicht kannst du sie bitten, kurze Biografien über sich selbst zu schreiben, um sie in deinem Firmen-Newsletter oder auf dem Slack-Kanal des Teams zu veröffentlichen. Du könntest sie auch bitten, Fragen für ihre Teammitglieder vorzubereiten, was vor allem für Remote-Teams eine lustige Aktivität sein könnte.

Bitte neue Teammitglieder, über Folgendes zu sprechen:

• Hobbys und Interessen außerhalb der Arbeit
• Wie sie Zusammenarbeit und Teamwork angehen
• Soziale Themen oder Anliegen, für die sie sich engagieren
• Bevorzugte Kommunikationskanäle oder -methoden
• Persönliche Ziele und Bestrebungen außerhalb der Arbeit
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2. Neue Mitarbeitende mit „Buddies“ zusammenbringen

Wir haben Aaron Rubens – CEO und Gründer von Kudoboard – gebeten, uns seine Gedanken zum Onboarding mitzuteilen. Für ihn liegt eine erfolgreicher Methode, Beschäftigte zu integrieren, darin, "neuen Mitarbeitenden einen informellen Mentor an die Seite zu stellen, wenn sie ihre Rolle beginnen. Diese Person sollte nicht ihre Führungskraft sein und kann sich schon vor dem ersten Arbeitstag mit dem neuen Teammitglied in Verbindung setzen, um sich als erste Anlaufstelle zu etablieren."

Als Microsoft die Auswirkungen des Buddy-Systems auf die Einarbeitung von Mitarbeitenden untersuchte, fanden sie heraus, dass 56 % der neuen Beschäftigten, die sich in den ersten drei Monaten mindestens einmal mit ihrem Onboarding-Buddy trafen, angaben, dass ihnen dieses Teammitglied half, sich schneller einzuarbeiten. Wenn du deinen „Buddies“ oder Mentoren diese Verantwortung übertragen willst, solltest du sicherstellen, dass sie die nötigen Ressourcen haben, um effektiv zu arbeiten. Um genau zu sein:

• Biete ihnen Mentorenschulungen an
• Biete kontinuierliche Unterstützung, Feedback und Coaching
• Erstelle eine spezielle Datenbank mit Ressourcen und Tools, auf die Peer-Mentoren jederzeit zurückgreifen können, um ihr Wissen über Richtlinien, Prozesse und Werte aufzufrischen
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3. Rückmeldungen zum Lernangebot einholen

Wenn du den Onboarding-Prozess deinen Personal- sowie Lern- und Entwicklungsteams überlässt, verpasst du ein breiteres Spektrum an Fachwissen und Perspektiven. Sie haben möglicherweise keinen Einblick in die täglichen Abläufe und die differenzierten Prozesse anderer Abteilungen. Für die Gestaltung von Schulungskursen, die auf die verschiedenen Rollen und Führungsebenen zugeschnitten sind, ist ein erheblicher funktionsübergreifender Beitrag der Beteiligten erforderlich.

Deshalb lohnt es sich, in eine Plattform wie Leapsome zu investieren. Unser Lernmodul ermöglicht es, individuelle Lernkurse für verschiedene Karrierewege zu erstellen. Außerdem kannst du externe und interne Ressourcen hochladen, um die Kurse dynamischer zu gestalten, und Quiz- und Reflexionsaufgaben zuweisen, um die neuen Fähigkeiten zu festigen. Darüber hinaus schlägt die Plattform jetzt automatisch Lernpfade vor – basierend auf den Fähigkeiten im Kompetenzmodell, an denen die Teammitglieder arbeiten. 

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Dein Onboarding-Programm auf verschiedene Rollen zuschneiden

Wenn du den Einarbeitungsprozess an die verschiedenen Rollen in deinem Unternehmen anpasst, fühlen sich neue Mitarbeitende nicht überfordert. Das bedeutet, dass sie nicht das Gefühl haben, selbst herausfinden zu müssen, welche spezifischen Prozesse oder Arbeitsabläufe sie befolgen müssen, weil du die Grundlagen für sie geschaffen hast. Außerdem verkürzt es die Anlaufzeit, bis neue Mitarbeitende produktiv werden, so dass sie schneller und mit größerem Selbstvertrauen zu ihren Teams beitragen können. 

Im Folgenden stellen wir dir Techniken vor, mit denen du das Onboarding für verschiedene Arten von Mitarbeitenden in deinem Unternehmen reibungsloser gestalten kannst.
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Management & Führung

Teammitglieder in höheren Positionen brauchen ein solides Verständnis deiner übergreifenden Mission, deiner strategischen Vision und deiner langfristigen Ziele, damit sie ihre direkten Untergebenen bei der Umsetzung der Unternehmensziele und -initiativen anleiten können. Sie sollten auch die Berichtsstruktur deines Unternehmens kennen und wissen, wie sie sich am besten mit den wichtigsten Interessengruppen abstimmen können. 

Als Personalverantwortliche brauchen Führungskräfte auch eine kontinuierliche Weiterbildung, um sie zu effektiveren Coaches und Kommunikatoren zu machen. 

Da 43 % aller Führungskräfte über Burnout klagen, sollten Unternehmen, die ihr Onboarding-Erlebnis verbessern wollen, über diese Fragen nachdenken:

• Wie können wir Führungskräfte beim Aufbau von Beziehungen unterstützen?
• Wie können wir Führungskräften helfen, die Teamdynamik zu steuern?
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten können wir Führungskräften bieten?
• Was können wir tun, um die strategischen Ziele unseres Unternehmens mit den Bedürfnissen des Managements in Einklang zu bringen? 
• Wie können wir objektives Feedback über die Leistung unserer Führungskräfte einholen?
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Fernarbeitskräfte

Ohne einen persönlichen Mentor oder Teamleiter, der sie durch die Einarbeitung und die ersten Phasen des Onboardings begleitet, haben Remote-Mitarbeitende vielleicht das Gefühl, dass sie alles alleine herausfinden müssen. Aus diesem Grund ist das Preboarding für Remote-Teammitglieder wichtig, damit sie ihre technischen Vorbereitungen treffen können und sich an ihrem ersten Tag sicher fühlen.

In der ersten Woche solltest du die neuen Mitarbeitenden auch auf Folgendes hinweisen:

• Remote-spezifische Richtlinien, Verfahren und Sicherheitsprotokolle
• Wie du Trainingseinheiten und Meetings durchführst
• Erwartungen an Kommunikation und Produktivität
• Die besten Wege, um Führungskräfte und Teammitglieder zu kontaktieren
• Wie sie technische Unterstützung erhalten können
• Das System deines Unternehmens für kontinuierliches Feedback

Beschäftigte, die nach längerer Abwesenheit zur Arbeit zurückkehren

Um ein Teammitglied nach einer längeren Abwesenheit wieder einzugliedern, können sich Unternehmen auf einen Prozess namens Reboarding oder Re-Onboarding verlassen. Unabhängig davon, ob die Person krankheitsbedingt, wegen Elternzeit oder eines Sabbaticals abwesend war, stellt das Reboarding sicher, dass sie einen reibungslosen Übergang zurück in ihre Rolle erlebt. Spezifische Maßnahmen können sein:

• Ein Auffrischungstreffen oder eine Willkommensrunde, in der sie sich über die aktuellen Teamziele, Prioritäten und Projekte informieren können.
  
• Auffrischungstrainings, damit sie sich an deine Verfahren, Richtlinien und Prozesse erinnern und du die Möglichkeit hast, alle aktuellen Aktualisierungen zu besprechen.
  
• Ein flexibler Einarbeitungsplan, der nicht so reglementiert ist, wie er für neue Mitarbeitende sein könnte. 

Reboarding ist nicht nur für Mitarbeitende gedacht, die von der Arbeit abwesend waren. Du kannst auch langjährige Teammitglieder "reboarden", um deine Bemühungen zur Mitarbeiterbindung zu verstärken. Die Einführung von möglicherweise in Vergessenheit geratenen Aspekten deiner Prozesse und deiner Unternehmenskultur kann auch Mitarbeitenden, die am Arbeitsplatz unzufrieden sind, neuen Schwung verleihen.

Beschäftigte mit besonderen Umständen

Personenzentrierte Unternehmen legen Wert auf Inklusion und berücksichtigen beim Onboarding Teammitglieder, die sich in einer besonderen Situation befinden. Ganz gleich, ob es sich um Neueinstellungen mit Behinderungen oder um Mitarbeitende handelt, die Angehörige pflegen, Unternehmen müssen anpassungsfähig, flexibel und kreativ sein, um ihren Arbeitsplatz für alle psychologisch sicher zu machen.

Zu den wichtigsten Onboarding-Prioritäten für Arbeitnehmende mit besonderen Umständen gehören:

• Barrierefreiheit — Benötigt das neue Teammitglied besondere Vorkehrungen, Technologien oder Materialien, um sein Berufsleben angenehmer zu gestalten?
  
• Sensibilität — Wie können wir unsere aktuellen Teams darauf vorbereiten, ein integratives Umfeld zu fördern und eine Kultur des Respekts und der Empathie zu schaffen?
  
• Vertraulichkeit und Datenschutz — Welche Richtlinien oder Prozesse sollten wir einführen, um sicherzustellen, dass Teammitglieder die Privatsphäre und Vertraulichkeit aller respektieren?
  
• Unterstützung und Gemeinschaft — Welche geeigneten Netzwerke und Ressourcen können wir unserem neuen Teammitglied zur Verfügung stellen, um seinen Erfolg zu sichern?
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Verfolge den Onboarding-Fortschritt mit Leapsome

Ein exzellentes Onboarding-Programm muss ständig weiterentwickelt werden, und eine der Hauptaufgaben der Personalverantwortlichen ist es, den Erfolg kontinuierlich zu überwachen. Neben der Zeit bis zur Produktivität, dem Engagement und Review-Scores können People-Ops-Profis und Personalverantwortliche auch Folgendes messen:

• Fluktuationsraten bei Neueinstellungen
• Retention-Schwellenwert von Neueinstellungen und Langzeitmitarbeitenden
• Zufriedenheit beim Onboarding
• 360-Grad-Feedback
• Abschlussquoten von Trainings

Mit Leapsome kannst du deine Onboarding- und Engagement-Analysen mit derselben Plattform überwachen, die du für Lernen, Engagement und Weiterbildung nutzt. Mit unserem Lern-Modul kannst du Onboarding-Kurse entwerfen, asynchrones Coaching und Feedback anbieten und Ziele setzen, die die Leistung steigern. Dann navigierst du einfach zu den Analyse-Dashboards der Plattform, um zu sehen, wo du deine aktuellen Prozesse verbessern kannst.

Das Beste ist, dass Leapsome bewusst so konzipiert ist, dass es die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Stakeholdern optimiert, was der Schlüssel dazu ist, die Arbeit für alle Beteiligten erfolgreicher und erfüllender zu machen.
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