Wie man einen Plan zur Leistungsverbesserung erstellt und umsetzt

TL;DR: Leistungsverbesserungspläne (auch PIPs – Performance Improvement Plans – genannt) bieten Führungskräften die Möglichkeit, leistungsschwache Mitarbeitende zu coachen und ihnen zu helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Sie erfordern jedoch eine sorgfältige Planung und Durchführung, da sonst die Gefahr besteht, dass sich Leistungsprobleme verschlimmern, die Arbeitsmoral sinkt und Mitarbeiter/innen sogar das Unternehmen verlassen. Dieses Handbuch zeigt dir, wie du einen sinnvollen und effektiven PIP entwickeln kannst, der die Entwicklung fördert und positive Veränderungen bewirkt.

Unternehmen, in denen der Mensch im Mittelpunkt steht, wollen, dass ihre Beschäftigten erfolgreich sind und das Gefühl haben, dass sie sich weiterentwickeln und erfolgreich sind. Das bedeutet, dass es schwierig sein kann, zu wissen, was zu tun ist, wenn ein Teammitglied die Erwartungen nicht mehr erfüllt und nicht mehr auf das Feedback reagiert. Um deine Mitarbeiter/innen dabei zu unterstützen, wieder auf den richtigen Weg zu kommen, kann ein Performance Improvement Plan (PIP) die Ursachen für suboptimale Arbeit aufdecken und den Mitarbeiter/innen helfen, wieder Fuß zu fassen.

PIPs können zwar positive Veränderungen bewirken, aber sie sind auch schwierig zu handhaben. Wenn die Beschäftigten nicht verstehen, warum ihre Führungskraft einen Verbesserungsplan vorschlägt, kann die Beziehung unangenehm werden oder Schaden nehmen. Teamleiter/innen müssen jede Phase eines PIP sorgfältig planen, um das Vertrauen zu erhalten und ihr Team richtig zu unterstützen.
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Was ist ein PIP (Performance Improvement Plan)?

Ein Plan zur Leistungsverbesserung ist ein Dokument, in dem die Bereiche, in denen Mitarbeitende wachsen können, und die Maßnahmen, die sie ergreifen können, um sich zu verbessern, beschrieben werden. PIPs werden in der Regel eingesetzt, um laufende Probleme anzugehen, bei denen das betreffende Teammitglied auch nach mehreren Feedback-, Beratungs- und Coaching-Runden keine wesentlichen Verbesserungen gezeigt hat. Du könntest zum Beispiel einen PIP für eine Person einführen, die ständig Termine versäumt, die Unternehmensrichtlinien nicht befolgt oder unprofessionelles Verhalten an den Tag legt.

Pläne zur Leistungsverbesserung beinhalten in der Regel:

Eine Beschreibung der Leistungsprobleme
Spezifische Verbesserungsziele und ein Zeitplan für ihre Erreichung
Die Ressourcen und die Unterstützung, die die Organisation anbieten wird
Was passiert, wenn der Arbeitnehmer sinnvolle Fortschritte macht oder nicht macht

Das Hauptziel eines PIP ist es, dem Teammitglied die Möglichkeit zu geben, Leistungsprobleme anzugehen und in seiner Rolle erfolgreich zu sein. Obwohl er eine Vorstufe zu einer förmlichen Abmahnung, einer Änderung der Rolle und der Verantwortlichkeiten der betreffenden Person oder sogar einer Kündigung sein kann, sollte er nicht als eine Form von Disziplinarmaßnahme betrachtet werden.
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Die Vorteile eines Leistungsverbesserungsplans

Wenn sie effektiv umgesetzt werden, zeigen PIPs den Beschäftigten, dass du in ihren Erfolg investierst und bereit bist, ihnen die Unterstützung zu geben, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Das kann Teammitglieder motivieren, ihre Leistung zu verbessern, und fördert ein unterstützendes Arbeitsumfeld. Die PIPs können außerdem folgende Vorteile mit sich bringen:

Größere Transparenz und Fairness, da diese auf objektiven, spezifischen und messbaren Zielen und Meilensteinen basieren.
Geringere Fluktuation, da die Unternehmen Talente behalten, die sie sonst aufgrund von Leistungsproblemen verlieren würden.
Mehr Klarheit und damit weniger Frustration darüber, warum manche Personen zu bestimmten Zeitpunkten keine Gehaltserhöhungen oder Leistungsprämien erhalten.
Verbesserte Rückmeldungen, die das Engagement vervierfachen können.

Zwei Fachleute unterhalten sich in einer lockeren Arbeitsumgebung. — *Leistungsverbesserungspläne (PIPs) können deinen Belohnungsmanagementprozess transparenter machen.*

Gibt es irgendwelche Nachteile der PIPs?

Obwohl PIPs effektiv sein können, haben sie einige Einschränkungen und Nachteile. Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass sie das Potenzial haben:

Weitere Demotivation verursachen, wenn ein/e Arbeitnehmer/in sich ausgegrenzt oder ungerecht behandelt fühlt.
Unwirksam sein, wenn die Ursachen für schlechte Leistungen außerhalb der Kontrolle des Teammitglieds liegen.
Es kann sich negativ auf die Arbeitsmoral auswirken, wenn die Betroffenen Angst haben, dass ihnen ein PIP zugewiesen wird.

Verwende diesen Leitfaden für Mitarbeitende, die sich in ihrer Position schwer tun und nicht effektiv auf Feedback und Coaching reagiert haben.
Du könntest z.B. einen PIP in Erwägung ziehen, wenn du die Wachstumsbereiche des Teammitglieds in früheren Performance Reviews besprochen hast, aber keine nennenswerten Fortschritte feststellen konntest.

Pläne zur Leistungsverbesserung sind besonders hilfreich, wenn du eine Person betreust, die nicht zu verstehen scheint, warum sie zu wenig Leistung erbringt. Der PIP kann ihnen eine konkrete Richtung vorgeben und ihnen zeigen, worauf sie ihre Bemühungen konzentrieren müssen. Um herauszufinden, wo Mitarbeiter/innen mehr Klarheit brauchen oder wo sie vielleicht ihre Fähigkeiten überschätzen, kannst du sie bitten, eine Selbsteinschätzung zu schreiben.

Daten zur Leistungsbeurteilung

Mit Beurteilungsformularen kannst du die Leistung von Mitarbeitenden im Laufe der Zeit bewerten. Diese können Daten umfassen, die von Verkaufszahlen und Zielvorgaben bis hin zu Kundenzufriedenheit und Anwesenheitsquote reichen. Die gesammelten Daten sind ideal, um Wachstumsbereiche zu identifizieren und messbare Ziele für Verbesserungen zu setzen. Die Leistungskennzahlen, die du in den Beurteilungen dokumentierst, können auch als effektive Grundlage für die Messung des zukünftigen Fortschritts von Mitarbeitenden mit einem PIP dienen.
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Kommunikationsmittel

Eine klare, konsequente und kontinuierliche Kommunikation ist für einen effektiven PIP-Prozess unerlässlich. Die Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter/innen auf dem Laufenden halten und ihnen regelmäßig Feedback geben, damit sie motiviert sind und auf dem richtigen Weg bleiben. Deshalb ist es wichtig, in Personalentwicklungssoftware wie Leapsome zu investieren. Um diese Gespräche zu erleichtern, kannst du mit unserem Modul für Meetings die Gespräche mit deinen Mitarbeitern strukturieren und ihnen eine Zusammenfassung der besprochenen Themen sowie die wichtigsten Aktionspunkte schicken. Kombiniere das mit unseren Modulen für Instant Feedback, Lernen und Reviews, um kontinuierliche Bewertungen, individuelle Lernpfade und transparente Performance Review Daten zu teilen.
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Software zur Planung und Verfolgung

Das Schreiben eines PIP ist einfacher, wenn du eine Software wie Leapsome verwendest, um Entwicklungspläne zu erstellen, Fristen zu setzen und Fortschritte zu verfolgen. Unsere Management-, Tracking- und Reporting-Tools verringern das Risiko von Fehlern und bieten einen tieferen Einblick in die Leistung der Mitarbeitenden. Und wenn dein Unternehmen bereits über einen Kompetenzmodell verfügt, kannst du einfach überprüfen, welche Kompetenzen und welche Fachkenntnisse die Teammitglieder erwerben müssen, um sich zu verbessern.

Da PIPs das letzte Mittel sind, ist es die beste Strategie, sie von vornherein zu vermeiden. Regelmäßige Performance Reviews können dir helfen, Probleme zu erkennen und anzugehen, bevor sie zu größeren Problemen werden.
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Eine weitere Möglichkeit, Leistungsprobleme zu verhindern, bevor sie entstehen, ist die Förderung einer Feedback-Kultur in deinem Unternehmen. Das bedeutet, dass die Kolleginnen und Kollegen sich trauen, konstruktive Kritik auszutauschen, und dass sie regelmäßig und informell die Möglichkeit haben, sich zu verbessern.
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Wenn du die Gründe für einen PIP besprichst, lege den Beschäftigten objektive Daten vor und frage sie, wie sich ihre Leistung auf sie selbst, ihre Kollegen und das Unternehmen auswirkt. Das kann ihnen helfen, ihre eigenen Schlüsse zu ziehen und zu verstehen, warum der Plan notwendig ist.
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Da viele Beschäftigte die PIPs als negativ empfinden, solltest du ihre Vertraulichkeit respektieren und nur die wichtigsten Personen in den Prozess einbeziehen.'
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Die Zusammenarbeit mit den Beschäftigten bei der Ausarbeitung der PIPs verhindert, dass es so aussieht, als würdest du ihnen den Plan aufzwingen. Das kann eure Beziehung stärken und das Vertrauen erhalten.

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1. Die Mitarbeiterleistung bewerten

Ein PIP sollte Teil eines kontinuierlichen Reviewprozess und Dialogs zwischen einem/einer Beschäftigten und seiner/ihrer Führungskraft sein. Bevor du die Einführung eines PIPs in Erwägung ziehst, solltest du bereits eine Reihe von Gesprächen geführt haben. Mitarbeitergespräche über einen längeren Zeitraum durchgeführt, alle Probleme mit deinem Bericht besprochen und detailliert dokumentiert haben. Es sollte klare Belege dafür geben, dass das Teammitglied unter den Erwartungen geblieben ist und entsprechendes Feedback erhalten hat.

Es ist wichtig, dass du die Leistung von Mitarbeitenden evaluierst und mit ihnen über die möglichen Auswirkungen sprichst, bevor du weitere Maßnahmen in Betracht ziehst. Ein PIP sollte nie plötzlich auftauchen oder bevor mehrere Feedbackrunden stattgefunden haben.

"Der größte Fehler, den ich bei Leistungsverbesserungsplänen beobachtet habe, ist, wenn sie eine Überraschung sind. Die Vorgesetzten nehmen sich nicht immer die Zeit, konsequent Feedback und Coaching zu geben, oder sie sind frustriert, weil sich nichts ändert, und wollen, dass die Personalabteilung sofort einen PIP einführt.

In diesen Fällen habe ich selten, wenn überhaupt, erlebt, dass ein Teammitglied einen PIP erfolgreich abgeschlossen hat und weiterhin erfolgreich im Unternehmen tätig ist. Sie sind in der Regel unglaublich demotiviert."

— Ayanna E. Jackson, Beraterin für Karriere und Führung

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2. Die Ursachen von Problemen identifizieren

Der nächste Schritt besteht darin, die Gründe der nicht erwartungsgemäßen Leistungen aufzudecken. Je nach Ursache kannst du den PIP auf eine andere Art und Weise ausrichten. Wenn es einem Teammitglied zum Beispiel an Motivation mangelt, weil es seine Arbeit nicht für sinnvoll oder wichtig hält, kannst du ihm Aufgaben stellen, die zeigen, wie seine Rolle zum großen Ganzen beiträgt. Zeigt eine Person hingegen unprofessionelles Verhalten gegenüber Kunden, könntest du ihr eine Reihe von Kommunikationstrainings anbieten.
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3. Klare Ziele für Verbesserungen festlegen

Die Festlegung konkreter Ziele ist entscheidend für den Erfolg eines PIP. Das hilft allen Beteiligten zu verstehen, was sie erreichen müssen und wie ihr den Fortschritt messen wollt. Idealerweise solltet ihr SMART-Ziele setzen. Diese sind:

Spezifisch
Messbar
Umsetzbar
Realistisch
Zeitgebunden

Sales-Mitarbeitenden, die ihr monatliches Ziel wiederholt nicht erreichen, könnte zum Beispiel das anfängliche Ziel gesetzt werden, 70 % des Ziels zu erreichen – mit einem Zeitplan, um diesen Prozentsatz Monat für Monat zu verbessern. In diesem Fall gibt es keine Unklarheiten darüber, wie Erfolg aussieht. Solche klaren Ziele können Richtungslosigkeit in Zielstrebigkeit verwandeln.

Die Teammitglieder stehen ihrem PIP vielleicht positiver gegenüber, wenn ihr gemeinsam an ihren Zielen arbeitet. Auf diese Weise überträgst du ihnen mehr Verantwortung für die Meilensteine, die sie erreichen sollen, und für den Plan insgesamt. Laut Gallup ist eines der fünf leistungsfördernden Gespräche dasjenige, in dem Führungskräfte und Mitarbeitende "gemeinsam Ziele festlegen, die das Teammitglied zu Höchstleistungen anspornen" und "gemeinsam definieren, wie Erfolg in der eigenen Rolle aussieht und diesen Erfolg mit den Zielen des Teammitglieds verbinden."
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4. Entscheide über Ausbildung und Unterstützung

Um deinen Mitarbeitenden zu zeigen, dass du in ihre Entwicklung investierst und ihnen die besten Chancen geben willst, ihren PIP zu erreichen, musst du eine aktive Rolle in diesem Prozess spielen. Das bedeutet, dass du den Teammitgliedern alle Ressourcen zur Verfügung stellst, die sie brauchen, um ihre Ziele zu erreichen. Du könntest eine Kombination aus den folgenden Möglichkeiten anbieten:

Schulungs- und Entwicklungsprogramme
Coaching und Mentorenschaft
Technologie und Ausrüstung
Überprüfung und Feedback-Sitzungen
Beratung

Wenn es in deinem Unternehmen bereits einen Rahmen für die Aus- und Weiterbildung gibt, kannst du dich bei der Ausarbeitung eines PIP darauf beziehen. Stell dir vor, dein Teammitglied muss eine Sales-Schulung absolvieren, damit es einen höheren Prozentsatz an Verkäufen abschließen kann. Du solltest in der Lage sein, deine übliche Entwicklungsstrategie zu betrachten und herauszufinden, welche Schulungen Sales-Mitarbeitende normalerweise benötigen, um ein optimales Leistungsniveau zu erreichen.

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5. Erstelle einen erreichbaren Zeitplan

Eine Ressource, die du niemals übersehen solltest, ist Zeit. Die Beschäftigten werden wahrscheinlich neben den Aufgaben im Zusammenhang mit dem PIP auch noch viele ihrer ursprünglichen Aufgaben wahrnehmen müssen. Und egal, wie gut du den Prozess handhabst, die meisten Menschen werden zusätzlichen Stress und Ängste empfinden, wenn sie wissen, dass sie Leistungsprobleme haben und sich verbessern müssen.

Deshalb ist es wichtig, Timing in den PIPs zu berücksichtigen und entweder zusätzlichen Platz im Zeitplan des Arbeitnehmers zu schaffen oder den Plan in überschaubare Abschnitte zu unterteilen. Du solltest genau festlegen, was du Woche für Woche erwartest, und die anderen Verpflichtungen deiner Arbeitnehmenden berücksichtigen.

Außerdem solltest du eine formale Frist für den PIP festlegen, damit das Teammitglied eine Vorstellung davon hat, wie lange der Prozess dauern wird. Es ist motivierter, wenn es ein klares Ziel vor Augen hat. Du musst auch mitteilen, wer über die nächsten Schritte entscheidet, damit es keine Verwirrung gibt, wenn der Leistungsverbesserungsplan zu Ende geht. Wenn du den PIP verlängern oder sogar weitere Disziplinarmaßnahmen einführen musst, darf der/die Arbeitnehmer/in nicht fälschlicherweise glauben, dass er/sie verhandeln kann.

Eine Infografik, die alle Schritte bei der Erstellung eines effektiven Leistungsverbesserungsplans zeigt.

Einführen eines PIP

Sobald du einen PIP mit deinem Teammitglied erstellt hast, musst du dich regelmäßig mit ihm treffen, seine Fortschritte überwachen und kontinuierlich Feedback geben. Es kann auch unvorhergesehene Umstände geben, die eine Anpassung des Plans erfordern. Wenn das Teammitglied zum Beispiel länger als ein paar Tage krank ist, musst du die Fristen für den PIP möglicherweise verlängern.

Eine Führungskraft und ihr Bericht treffen sich während der Umsetzungsphase eines PIPs zu einem Check-in. — *Ein erfolgreicher Plan zur Leistungsverbesserung setzt voraus, dass sich die Führungskräfte regelmäßig bei ihren Mitarbeitenden melden.*

Deshalb ist es am besten, während der Umsetzungsphase eine Reihe von regelmäßigen Treffen zu vereinbaren. Bei diesen Treffen kannst du überprüfen, ob der/die Mitarbeiter/in auf dem richtigen Weg ist und ihm/ihr zusätzliche Hilfestellung geben. Das Feedback muss aber nicht nur in Form von konstruktiver Kritik erfolgen - du solltest auch ihre Erfolge feiern und sie anfeuern.

"[Bei PIPs haben wir] häufige Feedback-Kontrollpunkte. Wöchentlich treffen sich Führungskräfte und ihre Teammitglieder, um Feedback auszutauschen. Bei Bedarf vereinbaren wir auch Support-Check-ins mit Personalverantwortlichen, damit Mitarbeitende wissen, dass sie auch mit jemand anderem als ihrer Führungskraft sprechen können... Manchmal kann es zu kniffligen Konfliktsituationen kommen. Dann ist es hilfreich, eine weitere Ansprechperson zu haben."

— Milica Radojevic, Head of People bei Blinkist

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Nachverfolgung von Plänen zur Leistungsverbesserung

Nachdem die Frist für einen PIP abgelaufen ist, hängen deine nächsten Schritte vom Ergebnis ab:

Erreichen oder Übertreffen der Ziele — Wenn der/die Mitarbeiter/in alle gemeinsam festgelegten Ziele erreicht hat, kann er/sie wahrscheinlich seine/ihre normalen Aufgaben wieder aufnehmen und ihr könnt weitere Entwicklungsmöglichkeiten besprechen. Es kann jedoch sinnvoll sein, die Leistung des Teammitglieds noch eine Zeit lang zu überwachen, um seine Verbesserungen zu erhalten und auszubauen.
Verfehlung der Ziele — Das Teammitglied hat zwar Fortschritte gemacht, aber noch nicht alle Ziele erreicht, die im PIP festgelegt wurden. In diesem Fall kannst du den Verbesserungsplan erweitern und weiterhin Ressourcen und Unterstützung anbieten.
Keine oder nur wenige Anzeichen für Verbesserungen — Wenn der/die Mitarbeiter/in nur minimale Fortschritte gemacht oder die Ziele des PIP nicht erreicht hat, solltest du eine Bewährungsfrist oder sogar eine Kündigung in Betracht ziehen. Vorausgesetzt, du hast persönliche Schwierigkeiten von vornherein ausgeschlossen, ist dies ein Zeichen dafür, dass die Prioritäten dieser Person nicht mehr mit denen deines Unternehmens übereinstimmen und sie woanders vielleicht glücklicher ist.
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Wie man Mitarbeitende unterstützt

Da PIPs bei nicht optimaler Leistung ins Spiel kommen, kann es für die Mitarbeiter/innen entmutigend sein, wenn sie erfahren, dass ihre Führungskraft einen PIP vorschläft. Sie könnten die Moral verlieren oder sich Sorgen um eine Kündigung machen. Die folgenden Ratschläge können den Betroffenen jedoch helfen, das Beste aus der Situation zu machen:

Hilf ihnen, eine positive Einstellung zu bewahren — Zeige den Beschäftigten, dass du auf derselben Seite stehst. Wenn du sie auf einen PIP setzt, bedeutet das, dass du in ihnen Potenzial siehst und ihnen helfen willst, sich zu verbessern. Erkläre, dass das gemeinsame Lösen von Problemen ihnen helfen wird, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und sich beruflich weiterzuentwickeln.
Ermutige sie, bei Bedarf Unterstützung zu suchen — Wenn Beschäftigte feststellen, dass sie bei der Arbeit nicht so gut abschneiden, wie sie es sich erhofft haben, kann das zu schlechter Stimmung, Stress und Ängsten führen. Das sind ganz natürliche Reaktionen, also lass sie wissen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wo sie diese finden. Stelle sicher, dass die Teammitglieder wissen, dass sie sich an ihre:n Vorgesetzten oder eine andere Führungskraft wenden können, wenn sie sich durch einen Aspekt des PIP demoralisiert oder überfordert fühlen oder psychosoziale Unterstützung in Anspruch nehmen wollen.
Zeig ihnen, wie sie die Erfahrung nutzen können, um sich weiterzuentwickeln — Es kann für Mitarbeitende hilfreich sein, den PIP als einen Schritt in ihrer Entwicklung hin zu zukünftigen Zielen zu sehen. Auch wenn sie noch nicht da sind, wo sie idealerweise sein möchten, machen sie immer noch Fortschritte auf ihrem Karriereweg.
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Der Vorteil von Performance-Management-Software

Leistungsverbesserungspläne sollten nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wenn du die Einführung eines solchen Plans in deinem Unternehmen in Erwägung ziehst, solltest du sicherstellen, dass du alle Werkzeuge hast, die du für einen klaren, fairen und transparenten Prozess brauchst.

Ganzheitlich Performance Management Software wie Leapsome kann deine Mitarbeiter vor, während und nach einem PIP unterstützen. Mit unseren Modulen " Ziele" und " Bewertungen" kannst du Anzeichen für Probleme deiner Mitarbeiter/innen schnell aufdecken. Mit unserem Modul Meetings kannst du dann gemeinsam mit deinen Mitarbeitern einen Plan ausarbeiten, der für alle funktioniert. Wenn du unser Kompetenzmodell verwendest, hast du eine Grundlage für alle Entwicklungspläne, die du erstellst. Schließlich kannst du die Module Lernen, Beurteilungen und Sofort-Feedback nutzen, um deine Mitarbeiter anzuleiten und sie auf den Weg zum Erfolg zu führen.
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Was du in einen Plan zur Leistungsverbesserung (PIP) aufnehmen solltest, hängt von deinem Unternehmen und dem Teammitglied ab. In der Regel enthalten die PIPs jedoch Folgendes:

Details zu den Leistungsproblemen
Spezifische Verbesserungsziele (und einen Zeitplan für deren Erreichung)
Verfügbare Ressourcen und Unterstützung
Die Konsequenzen, wenn das Teammitglied keine nennenswerten Fortschritte bei seinen PIP-Zielen macht

Wie lange ein Plan zur Leistungsverbesserung genau dauern sollte, hängt von der Schwerwierigkeit der Probleme und den internen Richtlinien deines Unternehmens ab. In der Regel liegt er jedoch zwischen 30 und 90 Tagen, was genug Zeit für sinnvolle Fortschritte lässt, aber nicht so lang ist, dass es für Mitarbeitende entmutigend oder erschöpfend wird.

Ja, ein Leistungsverbesserungsplan kann zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. Obwohl das Ziel eines PIP darin besteht, den Beschäftigten zu helfen, ihre Leistung zu verbessern, können Unternehmen disziplinarische Maßnahmen in Erwägung ziehen, wenn der PIP nicht erfolgreich ist. Der PIP kann auch als Beweis dafür dienen, dass das Unternehmen einen berechtigten Grund für die Kündigung hatte.