Offboarding von externen Mitarbeitenden

1. Besprechen Sie die Initiative mit der Leitung, dem restlichen People Ops-Team und den Verantwortlichen anderer Abteilungen.

Erläutern Sie, warum der Prozess des Remote Offboarding geändert werden sollte (oder neu geschaffen werden sollte, falls Sie noch nichts haben) und was diese Initiative bringen könnte.

Hören Sie sich die Feedback, die Bedürfnisse und Bedenken von Führungskräften, Kollegen und Abteilungsleitern an, und berücksichtigen Sie diese bei den nächsten Schritten der Prozessgestaltung.

2. Erstellen und Durchlaufen einer Admin-Checkliste

Erstellen Sie eine Checkliste, die Sie durch alle künftigen Entlassungsprozesse führt. Gehen Sie die Liste jedes Mal durch, wenn jemand geht, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wurde. Ihre Liste sollte folgende Themen umfassen:

• Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Ausfüllen der Papiere, die den zuständigen Behörden vorgelegt werden müssen;

• Leistungen wie ausstehende Urlaubstage (die nach den Richtlinien Ihres Unternehmens und den örtlichen Vorschriften zu behandeln sind), 401k und Unternehmensaktien;

• Kündigungsfristen je nach Einzelvertrag und örtlichen Vorschriften;

• Hardware und andere materielle Güter, die der ausscheidende Mitarbeiter derzeit nutzt (z. B. Firmen-Laptop, Auto, USB-Sticks);

• Software-Anmeldeinformationen, die von dem/der ausscheidenden Mitarbeiter/in verwendet wurden, und Datensicherheit Best Practices (mehr dazu weiter unten);

• Software-Abonnements, die von einem Mitarbeiter verwaltet werden. Wenn sie als Manager eines Softwarekontos aufgeführt sind, müssen die Eigentumsverhältnisse geändert werden;

• Lohn- und Gehaltsabrechnung und Einhaltung der Steuervorschriften.
  

3. Vorbereitung einer Standardumfrage zum Ausscheiden von Mitarbeitern, die an alle ausscheidenden Mitarbeiter geschickt wird

Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern können wertvolle Daten über Ihre Unternehmenskultur, Ihr Management, Ihre Kommunikation, Ihre Strukturen und Prozesse liefern. Und wenn Ihr Unternehmen ein psychologisches Sicherheitsproblem hat, erhalten Sie mit Umfragen zum Mitarbeiterengagement allein möglicherweise nicht das volle Bild. 

Austrittsbefragungen können Ihnen auch dabei helfen:

• Aufdeckung systemischer Probleme und negativer Trends;

• Denken Sie über neue Lösungen und Initiativen zur Verbesserung der Organisation und der Mitarbeiterzufriedenheit nach, einschließlich Schulungsmöglichkeiten für Führungskräfte und einzelne Mitarbeiter;

• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern proaktiv, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist und dass sich das Unternehmen weiterentwickeln möchte;

• Beenden Sie die Beziehung zu Mitarbeitern, die ausscheiden, auf konstruktive Weise.

Lesen Sie unser Handbuch zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung und laden Sie unser kostenloses Vorlage mit Best-Practice-Fragen zur Mitarbeiterbefragung herunter.

4. Erstellen Sie ein Interview Vorlage , das für alle Austrittsgespräche verwendet wird.

Die Interviews sollten nach Abschluss der Umfragen geplant werden. Austrittsinterviews ermöglichen es Ihnen, Antworten und Umfragetrends zu vertiefen, indem Sie um mehr Klarheit zu bestimmten Themen bitten und ein paar Folgefragen hinzufügen, wenn Sie mehr Input benötigen.

Entlassungsgespräche sind auch wichtig, um die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf eine menschliche Art und Weise zu beenden.

Wir haben auch ein detailliertes Handbuch geschrieben, wie man eine Austrittsgespräch.

5. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Prozesse

Eine Unternehmenskultur, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt (siehe FAQ), sollte Transparenz schätzen. Und ausscheidende Mitarbeiter sollten nicht überrascht werden. Sie müssen wissen, was sie erwartet, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Schließlich kann ein Arbeitsplatzwechsel ein emotionaler Prozess und mit viel Arbeit verbunden sein, selbst wenn er aus einem spannenden Grund erfolgt (z. B. wegen einer Änderung des Lebensstils oder einer Traumchance). Vor allem, wenn alles aus der Ferne geschieht, ohne die Feinheiten des persönlichen Kontakts.

Indem Sie Ihren Mitarbeitern den neuen Prozess onboarding mitteilen, zeigen Sie auch, dass das Unternehmen bereit ist, seine Praktiken zu überdenken und in eine bessere Arbeitsumgebung zu investieren.

Kündigen Sie Ihr neues oder überarbeitetes Offboarding-Verfahren im Rahmen einer Betriebsversammlung oder einer Teambesprechung an. Versenden Sie dann eine E-Mail oder eine Nachricht an Slack mit weiteren Einzelheiten über den Zweck Ihres Offboarding-Programms und die damit verbundenen Prozesse. Noch besser wäre es, wenn Sie dies in Ihr Mitarbeiterhandbuch oder andere für alle zugängliche Unterlagen aufnehmen würden.

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter auch über Ihre Offboarding-Prozesse informiert sind. Wenn Ihr Unternehmen Wert auf Transparenz legt, sollten alle Offboarding-Schritte Teil Ihrer onboarding Dokumentation sein. Vergessen Sie nicht: Die Art und Weise, wie Sie einen Mitarbeiter entlassen, ist die einzige Chance, die Sie haben, um aus dem ehemaligen Teammitglied einen Fürsprecher zu machen.

6. Wenn jemand kündigt oder entlassen wird, besprechen Sie die nächsten Schritte, Risiken und Bedürfnisse mit dem Vorgesetzten der betreffenden Person.

Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Vorgesetzten der ausscheidenden Person, um: 

• Vergewissern Sie sich, dass die Führungskraft versteht, dass sie einen Plan für die Aufgabenübergabe und den Wissenstransfer entwickeln muss. Idealerweise sollte dies gemeinsam mit dem baldigen ehemaligen Mitarbeiter geschehen. Noch besser ist es, wenn der Wissenstransfer in die täglichen Abläufe integriert ist und die Prozesse konsequent dokumentiert werden.

• Machen Sie sich klar, ob Sie einen Ersatz suchen sollten oder ob dies eine gute Gelegenheit wäre, jemanden aus dem Team zu befördern, um diese Aufgabe zu übernehmen. In diesem Fall müssen Sie die Stelle des beförderten Mitarbeiters eventuell noch besetzen. Stimmen Sie die nächsten Schritte für die Einstellung mit dem Vorgesetzten ab, d. h. wird er Ihnen eine aktualisierte Stellenbeschreibung zusenden? Was wird von einem neuen Mitarbeiter erwartet?

• Bewerten Sie die Situation und mindern Sie die Sicherheitsrisiken. Je nach Situation sind vor der letzten Woche oder dem letzten Tag des Mitarbeiters keine Änderungen am Zugang zu Daten und Passwörtern erforderlich. Es kann aber auch sein, dass der Zugang zu bestimmten Datenbanken, Plattformen und Prozessen sofort widerrufen werden muss. Wenn es Sicherheitsbedenken gibt, sollten diese besprochen werden, und Sie sollten die Passwörter für gemeinsam genutzte Konten und Dienste ändern. 

Befolgen Sie die Sicherheitsprotokolle Ihres Unternehmens und nehmen Sie diese Informationen in Ihre Entlassungsunterlagen auf. Andernfalls könnte sich Ihr Mitarbeiter persönlich angegriffen fühlen.

7. Teilen Sie mit dem ausscheidenden Mitarbeiter einen Offboarding-Plan

Wenn Sie den ersten Schritt befolgt haben, wird dies nicht das erste Mal sein, dass jemand von der Offboarding-Methode des Unternehmens erfährt. Aber Sie sollten nicht erwarten, dass Ihre Mitarbeiter alle Schritte auswendig kennen.

Geben Sie die Unterlagen per E-Mail an die ausscheidende Person weiter und fordern Sie sie auf, die Leitlinien noch einmal durchzulesen und Ihnen mitzuteilen, wenn sie Fragen hat.

Sie könnten Ihr Offboarding - vor allem aus der Ferne - viel einfacher gestalten, indem Sie einen Offboarding-Lernpfad mit einer Plattform für personalisiertes Lernen einrichten (die alle ausscheidenden Mitarbeiter nutzen können).

8. Entscheiden Sie, wie Sie das Team über das Ausscheiden einer Person informieren.

Es gibt kein Patentrezept für diese Aufgabe. Wie Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, dass jemand geht, hängt von der Größe, den Strukturen und der Kultur Ihres Unternehmens ab. Und vielleicht müssen Sie von Fall zu Fall abwägen, wie Sie am besten vorgehen, vor allem, wenn Sie jemanden entlassen mussten und/oder die Umstände schwierig sind.

Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um ein kleines Start-up mit einer Kultur der Transparenz und Nähe zwischen den Abteilungen, geben Sie dem baldigen ehemaligen Mitarbeiter die Möglichkeit, sein Ausscheiden am Ende einer unternehmensweiten Versammlung bekannt zu geben. Je nach den Umständen fühlt sich die Person vielleicht nicht wohl dabei, dies offen mitzuteilen.

Zumindest sollten ihre Vorgesetzten und Kollegen aus derselben Abteilung so schnell wie möglich informiert werden. Wenn es sich um eine heikle Situation handelt, kann der Abteilungsleiter dies individuell in einem persönlichen Gespräch mit seinen Mitarbeitern mitteilen. Andernfalls kann der Weggang in Teamsitzungen mitgeteilt werden.

Welcher Weg auch immer eingeschlagen wird, und unabhängig davon, was zum Ausscheiden aus dem Unternehmen geführt hat: 

• Behandeln Sie sie mit Respekt;

• Geben Sie nicht dem Klatsch und Tratsch nach;

• Geben Sie keine persönlichen Informationen weiter;

• Behandeln Sie Menschen nicht wie Verräter; und

• Schützen Sie ihre Würde.
  

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihre Kultur nachzudenken und bewährte Verfahren und Leitlinien für die Entscheidungsfindung im Einzelfall zu skizzieren.

Auch hier geht es darum, Transparenz zu schaffen und niemanden im Unklaren zu lassen. Zumal das Ausscheiden eines Mitarbeiters Auswirkungen auf die Arbeit anderer haben kann, die möglicherweise vorübergehend mehr Arbeit übernehmen und bei der Einstellung und Übergabe unterstützen müssen.

10. Durchführung von Austrittsbefragungen und Interviews

Entsprechend der Arbeit, die Sie bereits in Schritt 3 und 4 geleistet haben.

11. Ausrüstung einsammeln und ein Abschiedspaket schicken

Treffen Sie Vorkehrungen für die Abholung von Firmenausstattung, die Remote-Arbeitende gegebenenfalls zu Hause haben. Sie könnten ihnen auch einen Karton für die Geräte und ein Rücksendeetikett mit ausreichendem Versicherungsschutz schicken (für den Fall dass beim Transport Probleme auftreten).

Und warum sollten Sie diese Gelegenheit nicht nutzen, um Ihrem ehemaligen Mitarbeiter ein Abschiedspaket zu schicken? Dies wäre ein weiterer Schritt, um ihn zu einem Fürsprecher zu machen und die Beziehung positiv zu beenden.

Personalisieren Sie es: Legen Sie eine Dankeskarte und andere Dinge bei, von denen Sie erfahren haben, dass sie ihnen während Ihrer gemeinsamen Zeit gefallen haben - wie Blumen, Brettspiele, Sportartikel, was auch immer sie mögen! Firmengeschenke sind vielleicht nicht die beste Wahl (ganz zu schweigen davon, dass sie diese Dinge vielleicht schon haben).

12. Vereinbaren Sie einen Videoanruf zum Abschied und bieten Sie an, Empfehlungsschreiben und Empfehlungen zu versenden.

Machen Sie Ihre Alumni proaktiv zu Markenbotschaftern. Planen Sie einen freundlichen Videoanruf, um ihnen für ihre Arbeit zu danken und sie daran zu erinnern, dass die Türen für sie offen sind (falls dies der Fall ist).

Bieten Sie ihnen an, LinkedIn-Empfehlungen zu schreiben (und bitten Sie ihren ehemaligen Vorgesetzten, dasselbe zu tun), und schicken Sie ihnen Referenzschreiben, die sie mit zukünftigen Arbeitgebern teilen können, wenn sie das möchten.

Bewährte Methoden für die Durchführung eines Austrittsgesprächs mit einem Mitarbeiter

(Kontinuierliche) Auswertung der beim Offboarding gesammelten Daten

Wenn Sie Umfragen zum Ausstieg und Interviews mit mehr Personen durchführen, werden Sie über mehr konsolidierte Daten verfügen, die Ihnen helfen können, Trends zu erkennen, die vorher nicht so deutlich waren. Die Arbeit mit Daten zur Verbesserung von Mitarbeitererfahrung und zur Steigerung von Mitarbeiterbindung ist keine einmalige Sache.

Entwickeln Sie eine Aktionsplan

Austrittsbefragungen und Interviews, ohne sich zu Veränderungen zu verpflichten, sind nur Lippenbekenntnisse und keine gute Idee für das Employer Branding. Erwäge, wiederkehrende Treffen mit anderen Stakeholdern zu vereinbaren - das können Geschäftsführung Führungskräfte, Gründer, Kollegen aus der Personalabteilung oder andere Personen sein, die an der Unterstützung dieser Initiativen interessiert sind.

Erstelle ein klares Agenda, tausche dich über die positiven und negativen Aspekte der Austrittsgespräche aus und überlege dir Lösungen und Veränderungen. 

Und versuchen Sie nicht, sich auf mehrere Themen auf einmal zu konzentrieren. Arbeiten Sie jeweils an einigen wenigen Bereichen, die verbessert werden können, und beginnen Sie mit den kritischsten. In der Regel handelt es sich dabei um die Bereiche mit den niedrigsten Punktzahlen oder der negativsten Stimmung Analyse.

Sie könnten zum Beispiel herausfinden, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen wegen mangelnder Karrieremöglichkeiten und mangelnder Weiterentwicklung verlassen haben. Konzentrieren Sie sich hier auf die Schaffung von Entwicklungsrahmen für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit transparenten Informationen und durchschnittlichen Zeitplänen, um die nächste Stufe zu erreichen.

Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden

Einetransparente Kommunikation fördert das Engagement, und dazu gehört auch der Austausch über gute und schlechte Ergebnisse. Die Ergebnisse jeder Austrittsbefragung und Interviewanalyse mitzuteilen, wäre für alle ermüdend. Teilen Sie daher eine Zusammenfassung mit Trends und, was am wichtigsten ist, mit Initiativen und Ergebnissen dieser Maßnahmen.

Sie können dies in einer Besprechung mit allen Mitarbeitern tun oder eine einfache Präsentation mit einfachen Diagrammen und Schlüsselpunkten an Ihr Team schicken und deutlich machen, dass Sie gerne Fragen beantworten, die auftauchen könnten.

⭐️ Investieren Sie nicht nur in ein besseres Offboarding, sondern schaffen Sie auch ein unvergessliches onboarding Erlebnis für alle Mitarbeiter (auch für Remote-Mitarbeiter) und maximieren Sie Ihr Mitarbeiterlaufbahn!

Schauen Sie sich unser Schritt-für-Schritt-Handbuch für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern an und vergessen Sie nicht, Ihren Mitarbeitern Anerkennung und Wertschätzung entgegenzubringen, solange sie noch bei Ihnen sind 😉 .

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