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Wie man ein 1:1-Meeting durchführt

TL;DR: Manchmal gibt es einfach keinen Ersatz für ein persönliches Gespräch. Der Autor von "Conferences That Work", Adrian Segar, hat Konferenzteilnehmer gefragt, wie viele andere Personen bei dem wichtigsten Gespräch ihres Lebens anwesend waren. Die häufigste Antwort? Eine. Wenn weniger Menschen anwesend sind, fällt es oft leichter, sich zu öffnen.

Dieses Prinzip gilt auch am Arbeitsplatz. 1:1 Meetings sind der Grundstein für ein gesundes Arbeitsumfeld. Sie bieten den Führungskräften eine wichtige Gelegenheit, jeden Mitarbeiter individuell zu coachen. Führungskräfte können 1:1 Meetings nutzen, um Lob auszusprechen, Herausforderungen anzusprechen und den Mitarbeitern bei der Lösung von Problemen zu helfen. Diese Treffen sind jedoch am nützlichsten, wenn sie gut organisiert sind, häufig stattfinden und gezielt sinnvolle Themen ansprechen.

Was ist der Zweck von 1:1 Meetings? Und wie kann man 1:1 Meetings effektiv nutzen?


Wussten Sie, dass die meisten Menschen fast 12 Stunden pro Woche damit verbringen, sich auf Meetings vorzubereiten und an ihnen teilzunehmen? Da Meetings einen so großen Teil unserer Arbeitszeit in Anspruch nehmen, ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass sie einen maximalen Nutzen bringen.

Ineffektive Besprechungen sind eine häufige Ursache für Frustration bei Managern und Mitarbeitern gleichermaßen — in einer Umfrage unter 182 Führungskräften gaben 71 % an, dass sie Besprechungen für unproduktiv und ineffizient halten. Das bedeutet aber nicht, dass wir Meetings ganz und gar abschaffen sollten: Produktive Meetings, insbesondere 1:1 Meetings, spielen eine wichtige Rolle für die Kommunikation und das Engagement der Mitarbeiter.

Gallup hat herausgefunden, dass das Engagement bei Mitarbeitern, die sich mindestens einmal pro Woche mit ihren Vorgesetzten treffen, am höchsten ist, und dass Mitarbeiter, deren Vorgesetzte sich regelmäßig mit ihnen treffen, fast dreimal so häufig engagiert sind.

1:1 Meetings ist entscheidend für die Leistung von Mitarbeitern und Teams. Sie bieten Führungskräften die Möglichkeit, die Fortschritte der Mitarbeiter zu überprüfen, Hilfe bei Projekten anzubieten, Herausforderungen anzusprechen, Lob zu verteilen und den Mitarbeitern bei der Lösung von Problemen zu helfen. Rachel Ben Hamou, Mitbegründerin der Arbeitsplatzberatung PeopleStorming, definiert ein 1:1 als "ein Treffen zwischen zwei Personen, bei dem eine von ihnen die Pflicht hat, sich um das Wachstum, das Wohlbefinden und die Leistung der anderen Person zu kümmern."

Um die besten Ergebnisse mit 1:1-Meetings zu erzielen, solltest du zielgerichtet und organisiert vorgehen - lies dieses Handbuch, um herauszufinden, wie du das erreichen kannst, und wirf einen Blick auf unser Einzelgespräch Vorlage für eine Best-Practice-Methode.


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Wann Sie dieses Playbook verwenden sollten

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Sie können dieses Handbuch immer dann verwenden, wenn Sie bereit sind, die organisatorische Ausrichtung und psychologische Sicherheit zu verbessern und Ihren Besprechungsprozess mit effektiveren 1:1 Meetings neu zu gestalten.

Wenn Ihre Manager ihre Berichte nicht auf 1:1 Meetings veröffentlicht haben oder wenn diese nicht konsistent waren (wir empfehlen eine wöchentliche Wiederholung), gibt es keinen besseren Zeitpunkt, um Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.

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Was Sie für dieses Playbook benötigen

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Ein privater Raum (physisch oder digital) 

Ein Teil dessen, was 1:1 Meetings so wirkungsvoll macht, ist ihr sehr persönlicher Charakter. Viele Menschen fühlen sich wohler, wenn sie ihre Gedanken in einem 1:1-Gespräch äußern können, als in einer großen Gruppe. Um eine sichere Umgebung zu schaffen, sollten Sie 1:1 Meetings in einem privaten Raum abhalten (öffentliche Chats in einem Großraumbüro haben nicht den gleichen Effekt). Sie können 1:1s auch in einer entfernten Umgebung über einen privaten Videoanruf führen.

Lösungen, die für Ordnung sorgen

Die Planung eines guten Treffens beginnt immer mit einer Agenda. Du könntest jede Woche ein separates Agenda in einem Dokument erstellen, aber das könnte leicht unübersichtlich und schwer zu verfolgen werden. Warum versuchst du es stattdessen nicht mit einer People Enablement Software wie Leapsome? Mit Leapsome kannst du eine organisierte digitale Agenda erstellen, die zu deinem Besprechungsformat passt, und sie ganz einfach mit deinem Team teilen.

HINWEISE & TIPPS
Hinweise & Tipps
  • Die Mitarbeiter sollten sich im Idealfall wohl fühlen, wenn sie sich unter 1:1 Meetings öffnen können, aber das wird nur funktionieren, wenn sie ein vertrauensvolles Verhältnis zu ihrem Vorgesetzten haben. Die Mitarbeiter sollten das Gefühl haben, dass sie ihre wahren Gefühle und Bedenken äußern können, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.
  • Als Führungskraft besteht ein großer Teil Ihrer Aufgabe im aktiven Zuhören. Versuchen Sie, während Ihres 1:1s 90 % der Gesprächszeit der Mitarbeiter und nur 10 % der Gesprächszeit des Managers zu erreichen.
  • Besprechungen müssen nicht unbedingt in einem Konferenzraum stattfinden, sondern nur in einer ruhigen und privaten Umgebung. Wenn Sie und Ihr direkter Vorgesetzter zu Stress neigen, versuchen Sie, während Ihres 1:1 Meetings einen Spaziergang zu machen.
  • Ihre Besprechungen müssen nicht jede Woche genau die gleiche Zeit in Anspruch nehmen. Vermeiden Sie die Versuchung, zusätzliche Besprechungszeit mit "Fluff" oder Smalltalk zu füllen — wenn es nichts wirklich Relevantes zu besprechen gibt und Sie sich nur gegenseitig anstarren, sollten Sie die Besprechung besser abkürzen.
  • Gleichzeitig kann es vorkommen, dass Sie bei der Bearbeitung eines besonders schwierigen Themas die Besprechungszeit überschreiten.

    Wenn dies passiert und Sie Ihre Diskussion nicht beenden können, planen Sie etwas mehr Zeit ein, damit Ihr direkter Mitarbeiter Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit hat und Ihnen bei der Lösung des Problems helfen kann.

Wie Sie dieses People Ops Playbook durchführen:

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1. Planen Sie Ihre Sitzungen

Der erste Schritt besteht darin, mit jedem Ihrer direkten Mitarbeiter ein Treffen zu vereinbaren. Aus Gründen der Konsistenz kann es sinnvoll sein, sich jede Woche zur gleichen Zeit zu treffen.

Wir empfehlen, für jedes 1:1 Meeting 30 Minuten bis eine Stunde einzuplanen. Wenn es in dieser Woche nicht viele Punkte zu besprechen gibt und Ihr Mitarbeiter viel zu tun hat, können Sie die Besprechungszeit möglicherweise verkürzen. Es ist jedoch besser, die Besprechung zu verkürzen, als sie ausfallen zu lassen. Versuchen Sie nicht, sie abzusagen oder zu verschieben, wenn es nicht absolut notwendig ist.

2. Erstellen Sie eine Tagesordnung für die Sitzung

Erstellen Sie vor der Besprechung eine organisierte Tagesordnung, damit Sie Ihre Zeit besser planen können. Die Tagesordnung ist ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass die Sitzung beim Thema bleibt und alle wichtigen Punkte angesprochen werden.

Ihre Tagesordnung sollte Punkte enthalten, die Sie während des Gesprächs besprechen können. Vielleicht möchten Sie sich auch privat einige nützliche Fragen notieren, die Sie Ihrem Mitarbeiter stellen können. Sie könnten zum Beispiel fragen: "Wie fühlen Sie sich, wenn Sie jeden Tag zur Arbeit kommen?" oder "Gibt es etwas, was ich tun kann, um Ihre Arbeit einfacher oder effizienter zu machen?"

Sowohl die Führungskraft als auch der Mitarbeiter sollten an der Erstellung der Tagesordnung beteiligt sein. Mit Leapsome können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre eigenen Punkte direkt zur Tagesordnung hinzuzufügen oder sie privat zu notieren.

Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer Agenda benötigen, nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für 1:1 Meetings. Sie enthält eine Reihe von Best-Practice-Fragen und Denkanstößen, die Ihnen und Ihrem Mitarbeiter helfen, ein produktives Gespräch zu führen.

3. Kommen Sie vorbereitet und gesprächsbereit zu dem Treffen

Kurz vor der Besprechung sollten Sie und Ihr Mitarbeiter sich idealerweise ein paar Minuten Zeit nehmen, um die Tagesordnung durchzusehen. Dies dient als kurze Erinnerung an das, was auf Sie zukommt, und gibt Ihnen etwas Zeit, darüber nachzudenken, was besprochen werden muss.

4. Erörterung von Schlüsselbereichen während des Treffens

Kommen Sie zu dem 1:1-Gespräch vorbereitet, um die von Ihnen ausgewählten Themen zu besprechen. Das Gespräch sollte sich auf die Bereiche konzentrieren, die Ihrem direkten Mitarbeiter am Herzen liegen.

Sie wissen nicht, worüber Sie sprechen sollen? Hier sind einige Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren könnten:

  • Ermutigen Sie Ihren Bericht, über sein Wohlbefinden zu sprechen;
  • Hervorhebung der Leistungen der Mitarbeiter;
  • Identifizierung von Hindernissen und Brainstorming von Lösungen;
  • Bidirektional Feedback (von der Führungskraft zum Mitarbeiter und umgekehrt);
  • Nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter fragen;
  • Den Mitarbeitern Raum geben, um ihre Ziele mitzuteilen (für die Karriereplanung oder zukünftige Projekte im Unternehmen);
  • Betonung der Prioritäten des Teams;
  • Überprüfung der während der Woche gemachten Erfahrungen;
  • Planung von Urlaub oder Freistellung, falls erforderlich.

Es besteht immer die Möglichkeit, dass während des Gesprächs unerwartete Themen zur Sprache kommen. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie sich nicht genau an die Tagesordnung halten, obwohl Sie Ihr Bestes tun sollten, um das Gespräch konzentriert zu führen.

1:1 Meetings sollte nicht nur für den Austausch von Status-Updates genutzt werden — versuchen Sie, Ihre wertvolle Besprechungszeit für Themen aufzusparen, die wirklich eine eingehende Diskussion erfordern. Dies könnte bedeuten, dass Sie ein heikles Problem lösen, über heikle zwischenmenschliche Fragen innerhalb des Teams sprechen oder Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, seine Probleme zu schildern, um Hilfe zu bitten oder um zusätzliche Zeit zu bitten.

Wir empfehlen Ihnen, sich während der Besprechung Notizen zu machen, damit Sie den Überblick über das Besprochene behalten. Sie können dies innerhalb von Leapsome tun, und Sie können die Notizen automatisch in die nächste Besprechung übertragen, wenn Sie das möchten.

5. Versenden Sie nach der Sitzung eine Zusammenfassung mit Aktionspunkten und nächsten Schritten

Vergewissern Sie sich, dass Ihr direkter Mitarbeiter am Ende des Gesprächs eine Reihe von Zielen und Maßnahmen für die Woche mitnimmt. Er sollte nun eine klare Vorstellung von Ihren Erwartungen haben und wissen, wie Probleme, die er während des Gesprächs angesprochen hat, angegangen werden sollen. Zusätzlich zu den Aktionspunkten sollten Sie auch sicherstellen, dass beide Parteien Zugang zu den Gesprächsnotizen haben.

Bewährte Methoden für die Nachbereitung von 1:1 Meetings


Konsistent bleiben

1:1 Meetings sind am nützlichsten, wenn sie regelmäßig stattfinden. Nehmen Sie sich jede Woche Zeit für ein Treffen, auch wenn Sie viel zu tun haben oder das Gefühl haben, dass es in dieser Woche nicht viel zu besprechen gibt. Vielleicht haben Ihre Mitarbeiter Bedenken, von denen sie Ihnen noch nichts erzählt haben.

Vergessen Sie zu Beginn jedes Treffens nicht, die in der Vorwoche besprochenen Punkte weiterzuverfolgen.

💡 Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie Ihre 1:1-Meetings effektiver gestalten können? Schauen Sie sich unser kostenloses 1:1-Meeting an Vorlage - es ist vollgepackt mit wertvollen Informationen, einschließlich Best-Practice-Meeting-Fragen und nützlichen Hinweisen. 😉

Besseres Verhalten 1:1-Meetings mit Leapsome


Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie 1:1-Meetings mit Leapsome's all-in-one People-Enablement-Plattform einrichten und effizienter durchführen können.


Illustration von zwei Personen, die eine Kiste über eine Treppe tragen, zwei weiteren, die Blöcke in der Luft stapeln, und zwei weiteren, die an einem Brett mit Kisten und Waagen arbeiten, transparenter Hintergrund

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte man 1:1 Meetings besuchen?

1:1 Meetings sind am effektivsten, wenn sie häufig und in regelmäßigen Abständen stattfinden. Wir empfehlen, einmal pro Woche ein 1:1 zwischen jeder Führungskraft und ihren direkten Mitarbeitern zu vereinbaren.

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