Man könnte sich vorstellen, dass die Kommunikation am Arbeitsplatz durch die steigende Beliebtheit von Arbeit im Home-Office effizienter geworden ist. Tatsächlich haben wir mehr Technologie denn je, die uns bei Meetings, E-Mails und Chats unterstützt. 

Trotzdem ist das Stressniveau am Arbeitsplatz um 7 % höher (1) als in den Vorjahren und Unternehmen verlieren schätzungsweise 21 Milliarden US-Dollar pro Woche (2) aufgrund schlechter Kommunikation. Die Hauptursachen dafür sind isolierte Abteilungen, ein Übermaß an Interaktionskanälen und ein erhöhter Produktivitätsbedarf in einer unsicheren Wirtschaft. All diese Probleme können dazu führen, dass Teams mehr Fokus auf die Erledigung von Aufgaben legen als auf effektive Kommunikation.

Da Kommunikation erfolgsentscheidend ist, müssen Unternehmen dringend dafür sorgen, sie so effektiv wie möglich zu gestalten. Deshalb haben wir diesen Leitfaden erstellt, um dich dabei zu unterstützen:

• Meetings und Gespräche zwischen Teammitgliedern zu optimieren
• Asynchrone Kommunikation zu nutzen
• Von Kollaborativen Tools, wie gemeinsamen Dokumenten und Messenger-Kanälen, Gebrauch zu machen
• Das richtige Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation zu finden

1. Grammarly State of Business Communication, 2023
2. Loom Mind the Communication Gap, 2023
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Die Bedeutung von effizienten Meetings und Kommunikation am modernen Arbeitsplatz

Gute Kommunikation ist für das Wohlergehen und den Erfolg eines jeden Unternehmens entscheidend. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden die Unternehmensziele verstehen und effektiv auf sie hinarbeiten. Noch wichtiger ist, dass eine gesunde Kommunikation für die Mitarbeitererfahrung von grundlegender Bedeutung ist. Sie ermöglicht es den Teammitgliedern, Ideen zu teilen, Feedback auszutauschen und sinnvolle berufliche Beziehungen zueinander aufzubauen.

Andererseits kann schlechte Kommunikation die Produktivität beeinträchtigen und die Mitarbeitererfahrung beeinträchtigen. 85 % der Berufstätigen geben an, jede Woche die gleichen Nachrichten zu verschicken und weitere 31 % sagen, dass sie aufgrund der vielen E-Mails und Meetings ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen können.

Eine aktuelle Studie von Gallagher hat Arbeitnehmende gefragt, was ihrer Meinung nach die wichtigsten Ziele von effektiver Kommunikation sind. Hier sind einige der Kernergebnisse:

1. Gesündere Unternehmenskultur (74 %) — Unternehmen nutzen Kommunikation, um ihre Werte zu betonen und den Beschäftigten eine Stimme zu geben, was ein anregendes, integratives Arbeitsumfeld schafft.

2. Mehr Alignment (67 %) — Wenn Unternehmen ihre Mission, Ziele und Werte klar formulieren, ist es für Teammitglieder einfacher, sich damit zu identifizieren. Das macht es wahrscheinlicher, dass alle eine gemeinsame Vision teilen und sich für ihre Arbeit verantwortlich fühlen.

3. Höheres Engagement (51 %) — Arbeitnehmende fühlen sich mehr mit ihrer Arbeit verbunden, wenn sie den übergreifenden Zweck ihrer Arbeit verstehen, und eine klare Kommunikation ermöglicht es ihnen, ihr Bestes zu geben.

4. Organisatorische Agilität (47 %) — Effiziente Kommunikation ermöglicht es den Teams, Wachstumsbereiche zu identifizieren und neue Praktiken schneller einzuführen.

5. Höhere Mitarbeiterbindung (22 %) — Eine gute Kommunikation verbessert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern ermöglicht es Führungskräften auch, den Beschäftigten durch transparente Beförderungsprozesse und Entwicklungsgespräche ihre Zukunft im Unternehmen aufzuzeigen. Dies kann zu einer geringeren Fluktuation führen.  

Interessanterweise nannten mehr Studienteilnehmende den Einfluss effektiver Kommunikation auf die Mitarbeitererfahrung als auf die Unternehmensleistung. Das zeigt, wie wichtig die Kommunikation für eine angenehme, nachhaltige Unternehmenskultur ist.  

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Wie man Meetings effizienter gestaltet

Meetings sind eine der beliebtesten Kommunikationsmethoden am Arbeitsplatz. Viele Berufstätige ziehen jedoch nicht genug Nutzen aus ihnen. Tatsächlich halten sie die Hälfte der Zeit, die sie in Meetings verbringen, für unproduktiv. Das bedeutet, dass im Durchschnitt jedes Teammitglied pro Monat 31 Stunden in Meetings vergeudet. 

Deshalb erfährst du in diesem Abschnitt, wie du Meetings optimieren und sicherstellen kannst, dass sie für dein gesamtes Team von Nutzen sind.
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1. Klare Ziele setzen

Wenn du die Teilnehmenden zu einem Treffen einlädst, solltest du ihnen sagen, was du erreichen willst, egal ob es darum geht, einen Zeitplan für ein Projekt zu erstellen oder Anregungen für eine neue Initiative einzuholen. Auf diese Weise können sich alle auf ein gemeinsames Ziel konzentrieren und die Chancen auf eine gute Zusammenarbeit und das Erreichen eurer Ziele steigen. So können sich alle auf das Wesentliche konzentrieren und die Zeit, die dein Team in den Sitzungen verbringt, wird effektiv genutzt.

Wenn du deinen Mitarbeitenden den Zweck eines Meetings erklärst, kannst du sie auch darin bestärken, dass sie ihre Zeit produktiv nutzen. Das kann die Effizienz indirekt steigern, indem es ihr Engagement erhöht und sie motiviert, sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen.
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2. Effektive Agenden erstellen und verteilen

In der Agenda sind alle Punkte aufgeführt, die du während einer Sitzung behandeln willst. Sie stellen sicher, dass du jedem Thema die richtige Zeit zuordnest und verhindern so, dass du die Diskussionen überziehst oder abkürzt. Teammitglieder können zudem Fragen und Antworten vorbereiten, wenn du die Agenda im Voraus über eine Plattform mit Meeting-Funktionen wie die von Leapsome verteilst. Alles in allem ermöglichen Agenden den Teams, alles zu erledigen und dabei die Zeit aller zu respektieren.

Auch wenn du gut geplant hast, kann es dir schwerfallen, alle Themen in der geplanten Zeit zu behandeln. Deshalb ist es eine gute Methode, deine Agenda-Punkte in der Reihenfolge ihrer Priorität abzuhandeln. Wenn du dann nicht alles besprechen kannst, hast du die wichtigsten Themen bereits behandelt und kannst die anderen Punkte für eine spätere Sitzung beiseite legen.

Das gilt auch für die Art und Weise, wie du Einzelgespräche führst. Auch wenn Gespräche zwischen zwei Personen lockerer wirken als Gruppendiskussionen, brauchen sie dennoch Struktur und Ziele. Du kannst Vorlagen für Einzelgespräche verwenden, um deine Agenda zu erstellen und den Gesprächsfluss zu steuern.
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💡 Damit Besprechungen nicht aus dem Ruder laufen, solltest du zusätzlich zu einer Person, die Protokoll führt, jemanden bestimmen, der die Zeit nimmt. So stellst du sicher, dass du nicht zu viel Zeit mit einzelnen Agenda-Punkten verbringst.

3. Zur aktiven Teilnahme ermutigen

Wenn du deinen Mitarbeitenden hilfst, sich stärker in Meetings einzubringen, können Diskussionen zu positiven, kooperativen Erfahrungen werden. Hier sind einige Tipps, um Offenheit und Teamarbeit zu fördern:

• Respektiere die Vorlieben deines Teams — Wenn deine Mitarbeitenden sich mit der Art und Weise, wie du Meetings durchführst, wohlfühlen, sind sie eher bereit, sich zu beteiligen. Zum Beispiel bevorzugen 67 % der Fachkräfte, bei Videoanrufen vor der Kamera zu stehen, weil sie glauben, dass dies die Kommunikation erleichtert.

• Beziehe die Mitarbeitenden mit ein — Mitarbeitende fühlen sich stärker in die Sitzungen eingebunden, wenn sie für die Ausrichtung der Sitzungen verantwortlich sind oder über einen bestimmten Agenda-Punkt sprechen. Das sorgt auch für Abwechslung zwischen den Sitzungen und hält die Diskussionen frisch.
  
  
• Schaffe eine „Politik der offenen Tür“ — Stelle sicher, dass du die Art von Meetings anbietest, die sich deine Mitarbeitenden wünschen. Zum Beispiel sagen 92 % aller Befragten, dass sie gern die Möglichkeit hätten, ihren Vorgesetzten ohne Termin zu sprechen, aber nur 37 % der Unternehmen bieten diese Art von Gesprächen regelmäßig an.
  
  
• Plane wiederkehrende Meetings — Besprechungen, die jede Woche oder jeden Monat zur gleichen Zeit stattfinden, helfen deinem Team, eine Routine aufzubauen. So können sie sich angewöhnen, Fragen und Ideen für jede Sitzung vorzubereiten, und fühlen sich besser vorbereitet. Wenn du feststellst, dass ein Meeting keinen Nutzen mehr bringt oder regelmäßig übersprungen wird, solltest du es abschaffen.

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4. Weniger Leute einladen

Die richtige Anzahl von Teilnehmenden in einer Besprechung kann dir helfen, schneller Entscheidungen zu treffen und weniger Zeit zu verlieren. 

Es ist zwar wichtig, Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven und relevantem Fachwissen in die Gespräche einzubeziehen, aber jede zusätzliche Person bedeutet mehr Diskussionszeit. Daher kann es länger dauern, alle Punkte auf Agenda zu besprechen und sicherzustellen, dass alle die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu sagen. Deshalb lohnt es sich, wählerisch zu sein und keine Mitarbeitenden einzuladen, die nicht direkt mit dem Thema der Sitzung zu tun haben.

Diese Strategie strafft nicht nur den Entscheidungsprozess, sondern verschafft den Teams auch mehr Zeit für andere Aufgaben. Das gilt sowohl für die Zeit, die in der Sitzung verbracht wird, als auch für die 23 Minuten, die Teilnehmende brauchen, um sich danach wieder auf ihre Arbeit zu konzentrieren.
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5. Weiterverfolgung und Überwachung der Fortschritte

Auch nach dem Treffen kannst du die Wirkung maximieren, indem du dich bei den Teilnehmenden meldest und den Fortschritt der besprochenen Maßnahmen verfolgst. 

Die Nachbereitung einer Sitzung kann viele Formen annehmen. Von einfachen Danksagungen bis hin zu einer umfassenden Schritt-für-Schritt-Anleitung Aktionsplan sind Nachfassaktionen wichtig, um die Ergebnisse eines Treffens zusammenzufassen und die Teams wissen zu lassen, dass ihre Zeit sinnvoll genutzt wurde.

Um die Nachbereitung zu maximieren, solltest du jedoch sicherstellen, dass alle wissen, wer für die einzelnen Aktionspunkte verantwortlich ist und über die nötigen Ressourcen verfügen, um sie zu erfüllen. Achte darauf, dass alle Aktionspunkte des Treffens sehr spezifisch sind und einen Zeitplan enthalten, wann die erwartete Aktion abgeschlossen sein sollte, damit es einfacher ist, den Fortschritt zu überwachen und die Verantwortung zu übernehmen. 

Wenn es sich um ein wiederkehrendes Treffen handelt, kannst du im Rahmen der regulären Agenda über den Fortschritt berichten oder Updates auch asynchron teilen. Das zeigt Mitarbeitenden, dass die in den Meetings getroffenen Entscheidungen einen bedeutenden Einfluss auf das Gesamtbild des Unternehmens haben.
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Warum asynchrone Kommunikation effizienter sein kann

Es mag zwar kontraintuitiv erscheinen, aber Unternehmen können die Kommunikation tatsächlich verbessern, indem sie die Kontaktzeiten reduzieren. Eine Studie des MIT Sloan hat herausgefunden, dass Unternehmen ihre Produktivität und ihr Engagement steigern und Stress abbauen können, wenn sie besprechungsfreie Tage einführen. Stattdessen nutzten die Beschäftigten asynchrone Tools, um zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen.

Abgesehen von der Verbesserung des Engagements und der Produktivität hat die asynchrone Kommunikation auch die folgenden geschäftlichen Vorteile:

• Erhöhte Flexibilität — Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass die Beschäftigten selbst entscheiden können, wann sie Informationen aufnehmen, ihre Gedanken teilen und zu Diskussionen beitragen. Wenn sie zum Beispiel normalerweise morgens ihre besten Ideen haben, können sie sich zu dieser Tageszeit an der asynchronen Kommunikation beteiligen.
  
  
• Zeitersparnis — Alle Meetings erfordern ein gewisses Maß an Vorbereitung, was Zeitaufwand bedeutet. Das kann das Einrichten des Besprechungsraums oder das Erstellen einer Präsentation sein. Asynchrone Kommunikation spart Zeit, da diese Aufgaben entfallen oder minimiert werden.
  
  
• Verbesserte Konzentration und Produktivität — Durch weniger Unterbrechungen aufgrund von Besprechungen müssen die Beschäftigten ihre Konzentration während des Arbeitstages nicht so oft unterbrechen.
  
  
• Mehr Unterstützung für eine globale Belegschaft — Wenn deine Mitarbeitenden über viele Länder und Zeitzonen verteilt sind, bedeutet asynchrone Kommunikation, dass du dir keine Gedanken darüber machen musst, wann ein Treffen für alle am besten passt.
  
  
• Mehr Inklusion — Für Menschen mit Behinderungen kann es schwierig sein, an Terminen teilzunehmen, und neurodivergente Personen haben vielleicht Schwierigkeiten mit dem Tonfall und der Wortwahl in Diskussionen. Wenn du Besprechungen durch asynchrone Kommunikation ersetzt, gibst du den Beschäftigten die Flexibilität, ihre eigenen Zeitpläne zu wählen und das, was sie zu sagen haben, so gut vorzubereiten, wie sie es brauchen. Auf diese Weise räumst du einige Hindernisse für unterrepräsentierte Gruppen aus dem Weg und ermöglichst ihnen, sich zu entfalten.
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Asynchronische Kommunikationsmethoden

Obwohl es neu klingt, ist die asynchrone Kommunikation schon Jahrhunderte alt. Technisch gesehen umfasst der Begriff E-Mails und Briefe, denn er bezieht sich auf jede Form der Kommunikation, bei der es zu einer Verzögerung zwischen den Antworten kommen kann.

Hier ist eine Liste mit den Kommunikationsarten, die sich am besten für asynchrones Arbeiten eignen:

• Nachrichtenkanäle 
• Digitale Whiteboards 
• Online-Foren
• E-Mails
• Instant-Messenger
• Projektmanagement-Tools
• Sprach- und Audionotizen
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Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation

Es wird empfohlen, mindestens einen besprechungsfreien Tag pro Woche zu haben. Je mehr Tage mit Meetings vollgepackt sind, desto mehr sinken die Zusammenarbeit und die Produktivität deines Teams. Und nicht nur das: 79% der Beschäftigten würden eine Mischung aus synchroner und asynchroner Kommunikation bevorzugen.

Das bedeutet, dass der beste Weg, dein Unternehmen effizienter zu machen, nicht darin besteht, Meetings ganz abzuschaffen, sondern ein Gleichgewicht zwischen diesen beiden Kommunikationsarten zu finden. Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse. Es gibt jedoch einige Schritte, die du unternehmen kannst, um einen idealen Mittelweg zu finden:

• Bestimme die richtige Kommunikationsmethode für jede Situation — Überlege dir, unter welchen Umständen die Teammitglieder interagieren müssen, und entscheide, ob die jeweilige Situation besser für synchrone oder asynchrone Kommunikation geeignet ist. Zum Beispiel erfordert die OKR-Planung eine ausführliche Diskussion, die am effektivsten mit einer synchronen Methode wie einer Vorstandssitzung umsetzbar wäre. Andererseits könntest du Beförderungsankündigungen in der Messaging-App deiner Wahl veröffentlichen, damit alle Mitarbeitenden sie sehen und ihre Glückwünsche hinterlassen können.

• Lege spezielle Kommunikationsrichtlinien fest — Der nächste Schritt besteht darin, die Mitarbeitenden darin zu schulen, welche Kommunikationsmittel sie für verschiedene Szenarien verwenden sollten. Andernfalls könnten sie sich verpflichtet fühlen, an Meetings teilzunehmen, die sie nicht brauchen, oder eine Chat-App für Gespräche nutzen, die von der Klarheit eines persönlichen Treffens profitieren würden.

• Berücksichtige die Vorlieben deiner Teams — 88 % der Beschäftigten haben eine bevorzugte Kommunikationsart, und 74 % wünschen sich, dass ihr Arbeitgeber diese respektiert. Egal, welche Kommunikationsmethoden dein Unternehmen bevorzugt, du wirst mehr Erfolg haben, wenn deine Teams mit deinem Ansatz zufrieden sind.

• Lege Leistungsindikatoren (KPIs) fest und verfolge den Fortschritt — Es kann sein, dass du die Balance zwischen synchronen und asynchronen Methoden anfangs nicht hinbekommst oder dass sich dein Kommunikationsbedarf ändert. In diesem Fall solltest du Leistungskennzahlen (KPIs) festlegen, um herauszufinden, wie effektiv Mitarbeitende die verschiedenen verfügbaren Kommunikationsarten nutzen. Mögliche KPIs, die du verfolgen kannst, sind die Anwesenheitsquote bei Besprechungen, die Akzeptanz von Kommunikationssoftware und die Bewertungen in Mitarbeiterumfragen. Wenn diese Werte niedrig sind, deutet das darauf hin, dass Mitarbeitende die gewählten Kommunikationsmethoden entweder nicht für effektiv halten oder noch nicht vollständig darin geschult sind.
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Leapsome kann deiner Organisation helfen, besser zu kommunizieren

Obwohl moderne Unternehmen mehr Möglichkeiten zur Kommunikation haben als je zuvor und sich nach der Pandemie viele zusätzliche Optionen für die Fernarbeit eröffnet haben, profitieren Beschäftigte nicht unbedingt davon. Stattdessen empfinden viele Meetings als unproduktiv und uninteressant, vor allem, wenn diese Meetings in überfüllten, unnötigen Zoom-Anrufen abgehalten werden.

Deshalb bietet Leapsome eine Reihe von Funktionen, die die Kommunikation verbessern und bereichern. Du kannst Reviews und Meetings in automatische Zyklen einteilen, damit deine Mitarbeitenden wissen, wann sie stattfinden und was sie zur Vorbereitung tun können. Außerdem kannst du über unsere Plattform Agenden teilen, Notizen machen und Aktionspunkte zuweisen.

Für eine optimale asynchrone Kommunikation bietet Leapsome auch Umfragen und Feedback-Funktionen, mit denen Teams konstruktive Kritik üben, ihre Meinungen austauschen und sich gegenseitig unterstützen können, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

Leapsome kann dir dabei helfen, sicherzustellen, dass die Kommunikation an jeder Stelle deines Unternehmens effizient, effektiv und ansprechend ist.
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