PEOPLE OPS PLAYBOOK

Wie man Mitarbeiterbefragungen durchführt

TL;DR: In Personalumfragen werden eine Reihe von Fragen verschickt, um Mitarbeiter:innen zu einem beliebigen Thema zu befragen. Anhand der Antworten können Sie Motivation und Frustration Ihrer Belegschaft einschätzen und Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken. Ihr Team hat das Gefühl, gehört zu werden, und Sie erhalten die nötigen Erkenntnisse, um Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit, Leistung und Bindung von Mitarbeiter:innen einzuleiten. Alle gewinnen.

Was sind Personalumfragen? Warum sind sie wichtig und wie wirksam sind sie?

Personalumfragen, auch bekannt als Umfragen zur Personalzufriedenheit, sind Ihr mächtigstes Werkzeug, um die Bereiche zu verstehen, in denen Ihr wertvollstes Kapital liegt: Ihre Arbeitskräfte. Sie mögen die besten Bücher über Management lesen und tonnenweise Kurse besuchen – das ist großartig, aber Top-Arbeitgeber wissen, dass Sie ohne Umfrageerkenntnisse Ihre Bemühungen wahrscheinlich in die falschen Bereiche stecken.

Mit den in Umfragerunden gesammelten Daten (und deren Interpretation) können Sie Maßnahmen entwickeln, um die Leistung und Zufriedenheit zu steigern sowie Fluktuation und Fehlzeiten zu reduzieren. Sie können auch die positiven Aspekte herausstellen und Ihren Employee Net Promoter Score (eNPS) ermitteln sowie Ihre Ergebnisse mit denen anderer Unternehmen vergleichen. Lange Rede kurzer Sinn: Gut konzipierte Personalumfragen sind Ihre beste Chance, Verhalten vorherzusagen und herauszufinden, wie Sie Ihre Unternehmenskultur in eine humane Hochleistungskultur verwandeln können, an der Ihre Angestellten gerne teilhaben. Darüber hinaus kann das organisatorische Feedback die Werte Ihres Unternehmens stärken und jeden in die Pflicht nehmen, ihnen gerecht zu werden.

Da Sie nun wissen, wie nützlich Personalumfragen sind, zeigen wir Ihnen, wie Sie sie einrichten.


Orangefarbenes Häkchensymbol.

Wann Sie dieses Playbook verwenden sollten

Wann Sie
dieses Playbook
verwenden sollten

Sie können Personalumfragen verwenden, um Daten als einmaligen Fragebogen oder als wiederkehrenden People Ops-Prozess zu sammeln. Idealerweise führen Sie häufig Umfragen durch, um zu messen, wie sich die Antworten im Laufe der Zeit verändern.

Die gängigste Frequenz wäre monatlich oder vierteljährlich; dies wird in der Regel durch den Umfang der Umfrage bestimmt, wie unten erläutert.

Orangefarbenes Häkchensymbol.

Was Sie für dieses Playbook benötigen

Was Sie für dieses
Playbook benötigen

Ein definiertes Umfrageziel

Möchten Sie einen breiteren Überblick über das Engagement insgesamt erhalten, oder möchten Sie sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren (z. B. Themen zu Diversität, Gleichberechtigung und Integration)? Gibt es Hypothesen, die Sie gerne testen möchten?

Eine definierte Zielgruppe

Möchten Sie Personalumfragen an alle Mitarbeiter oder nur an eine bestimmte Abteilung verschicken?

HINWEISE & TIPPS
Hinweise & Tipps
  • Umfragen sollten anonym sein, und Ihre Mitarbeiter müssen wissen, dass ihre Privatsphäre geschützt ist (stellen Sie dies also sicher). Andernfalls riskieren Sie unaufrichtige Antworten — oder sie bleiben ganz aus.
  • Einzelne Umfragen können relevant sein, um bestimmte Situationen anzusprechen, aber die Investition in wiederkehrende Umfragen kommuniziert, dass Ihr Interesse an der Mitarbeiterzufriedenheit keine einmalige Angelegenheit ist.
  • Um Umfragemüdigkeit zu vermeiden, empfehlen wir eine niedrigere Frequenz für lange wiederkehrende Umfragen. Um Konsistenz zu zeigen, sollten Sie die Häufigkeit der Umfragen nicht zu oft ändern.
  • Überfordern Sie Ihr Team nicht mit einer zu umfangreichen Umfrage. Wenn Sie eine wiederkehrende Umfrage durchführen, wechseln Sie die Fragen und ziehen Sie ein “intelligentes Sampling” in Betracht — was bedeutet, dass nicht jedem Teilnehmer die gleichen Fragen gestellt werden.
  • Wenn dies Ihre erste Umfrage ist, bitten Sie Kollegen, Ihnen beim Testen dieser zu helfen. Auf diese Weise können Sie beurteilen, ob etwas zu Unklarheiten führen könnte und die Formulierung verbessern.
  • Im Allgemeinen möchten Sie, dass mindestens 40 % der ausgewählten Gruppe von Mitarbeitern antworten, bevor Sie Schlussfolgerungen aus Ihren Daten ziehen.
  • Obwohl Ihre Umfrage anonym sein sollte, möchten Sie vielleicht wissen, welche Abteilungen oder Führungsebenen am meisten antworten. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie alle einbeziehen können und mögliche Probleme aufgreifen.
  • Es ist eine gute Idee, wiederkehrende Umfragen jedes Mal am gleichen Wochentag durchzuführen, je nachdem, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Ist z. B. der Freitag der beste Tag dafür, oder besteht die Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter zu sehr darauf konzentriert sind, Aufgaben abzuschließen und das Wochenende zu beginnen? Oder vielleicht sind Freitage in Ihrem Unternehmen typischerweise ruhig und ein guter Tag für die Beantwortung von Umfragen.
  • Sobald Sie die Ergebnisse analysiert haben, entwickeln Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern einen Aktionsplan, damit auch sie das Steuer in die Hand nehmen und überlegen können, was auf individueller, Team- und Unternehmensebene getan werden kann.

Wie Sie dieses People Ops Playbook durchführen:

Wie Sie dieses People Ops Playbook durchführen:


1. Wählen Sie die Fragen für Ihre Umfrage mit einer definierten Zielgruppe aus

Denken Sie daran, dass der Fragebogen Ihrem Ziel dienen muss, indem er Ihnen Erkenntnisse darüber liefert, wie Sie ein Problem angehen können; seien Sie spezifisch und konzentrieren Sie sich auf Fragen, die sich auf Themen beziehen, nach denen Sie handeln wollen - z.B. eNPS, Werte, Arbeitsumgebung, Prozess- und Produktverbesserungen).

Sammeln Sie keine Daten um der Daten willen. Ihre Mitarbeiter könnten genervt sein (und das ist verständlich), wenn sie zu viele Fragen ausfüllen müssen. Es ist am besten, wenn Sie mit Bedacht und selektiv die Fragen auswählen, die Sie stellen.

Im Zweifelsfall können Sie hier Best-Practice-Fragen finden.

2. Legen Sie fest, wann und wie oft Sie die Umfrage durchführen wollen

Genauso wie Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit zu vielen Fragen auf einmal überwältigen sollten, sollte zwischen den einzelnen Befragungsrunden ein angemessener Zeitraum liegen. Unternehmen führen gründlichere Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit in der Regel jährlich, zweimal im Jahr oder einmal im Quartal durch. Sie müssen nur herausfinden, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert.

Bedenken Sie, dass Sie, wenn Sie wiederkehrende Umfragen in zu großen Abständen durchführen, möglicherweise ein klares Bild von den Schwankungen in Ihrem Unternehmen gewinnen. Sie können sogar eine schnelle Pulsumfrage durchführen, um herauszufinden, ob die aktuelle Häufigkeit für Ihr Team funktioniert..

3. Entscheiden Sie, wie lange die Teilnehmer Zeit haben zu antworten

Setzen Sie keine Frist, die zu weit in der Zukunft liegt — Leute könnten zu lange brauchen, um zu antworten und weniger engagiert sein. Vergessen Sie aber nicht, dass Ihre Mitarbeiter beschäftigt sind und ein Privatleben haben, um das sie sich kümmern müssen. Bemühen Sie sich um Ausgewogenheit (z.B. eine Frist von einer Woche, nicht von einem Monat).

4. Versenden Sie Erinnerungen, um die Beteiligung zu erhöhen

Seien Sie nicht aufdringlich, aber scheuen Sie sich auch nicht, Ihr Team daran zu erinnern, dass Umfragen wichtig sind, damit Sie daran arbeiten können, den Mitarbeitern die bestmögliche Erfahrung zu bieten.

Ein Best-Practice-Tipp ist, mehrere interne Kommunikationskanäle zu nutzen, um diese Erinnerungen zu teilen. Z.B. All-Hands-Meetings, Chat, E-Mail. Sie können auch Manager bitten, ihre Teammitglieder bei 1:1 Meetings und Team-Meetings zu erinnern.

Best Practices zum Follow-Up von Personalumfragen


Gehen Sie auf die Daten ein

Auf diese Weise verstehen Sie, was entscheidend ist, und gewinnen wichtige Erkenntnisse. Ohne die Interpretation der quantitativen und qualitativen Antworten (die einer Stimmungsanalyse unterzogen werden können), haben Sie zwar viele Daten, aber keine Möglichkeit, einen Maßnahmenplan zu erstellen.

Teilen Sie die Ergebnisse

Untersuchungen belegen, dass eine transparente Kommunikation das Engagement steigert. Behalten Sie dies also im Hinterkopf, wenn Sie entscheiden, ob Sie die Ergebnisse teilen oder vertraulich behandeln wollen. Zumindest sollten die Führungskräfte Zugang zu den Ergebnissen haben, um besser zu verstehen, wie sie ihre Teams unterstützen können.

Es gibt keinen Grund, dies übermäßig komplex zu gestalten. Leicht verständliche Statistiken und einfache Diagramme mit Stärken und Schwächen genügen. Lassen Sie sich nur nicht zu viel Zeit - es macht wahrscheinlich keinen Sinn, Ergebnisse einer Umfrage zu präsentieren, die vor fünf Monaten durchgeführt wurde.

Vielleicht möchten Sie auch anonyme Zitate von Mitarbeitern einbeziehen, um zu zeigen, dass Sie ihnen zuhören. Weitere anonyme Rückmeldungen zu Kommentaren, die Sie vielleicht nicht ganz verstanden haben, können ebenfalls sehr hilfreich sein.

Maßnahmen ergreifen

Skizzieren Sie konkrete Maßnahmen, wie das Unternehmen auf die in der Umfrage erhobenen Daten reagieren will. Wenn möglich, machen Sie Ihre Maßnahmen zeitgebunden, damit Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie keine leeren Versprechungen für die ferne Zukunft machen.

💡 Möchten Sie noch mehr über Mitarbeiterbefragungen erfahren? Wir haben das Richtige für Sie: Schauen Sie sich unsere Vorlage von 72 Mitarbeiterfragen Mitarbeiterbefragung an. 😉

Führen Sie Mitarbeiterbefragungen aus und gewinnen Sie verwertbare Erkenntnisse mit Leapsome


Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.

Sehen Sie sich dieses Video an und erfahren Sie, wie Sie mit der Umfrageanalyse von Leapsome das Beste aus Ihren Umfragen herausholen Mitarbeiterbefragungen und Engagement-Trends zu verfolgen.


Illustration von zwei Personen, die eine Kiste über eine Treppe tragen, zwei weiteren, die Blöcke in der Luft stapeln, und zwei weiteren, die an einem Brett mit Kisten und Waagen arbeiten, transparenter Hintergrund

Häufig gestellte Fragen

Sind Pulsumfragen dasselbe wie Personalumfragen?

Puls- und Personalumfragen sind nicht dasselbe. Pulsumfragen sind in der Regel kürzer, werden häufiger durchgeführt und enthalten nicht so viele Fragen wie eine typische Personalumfrage. Wählen Sie diese für schnelle – aber dennoch wertvolle – Erkenntnisse, die Sie in Ihre bereits bestehende Strategie einfließen lassen können (und die Sie hoffentlich mit Hilfe von Engagement-Umfragen entwickelt haben).

Wie viele Fragen sollten in einer Personalumfrage enthalten sein?

Pulsumfragen umfassen in der Regel 5-10 Fragen. Umfragen zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit können bis zu 20-30 Fragen umfassen.

Wie kann ich meine Mitarbeiter motivieren, effektiv zu arbeiten?

Personal- und Pulsumfragen sind großartige Instrumente, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren – vorausgesetzt, Sie analysieren die Ergebnisse und ergreifen Maßnahmen, um Engagement und Zufriedenheit zu steigern. Untersuchungen zeigen, dass zufriedenere, engagierte Arbeitskräfte produktiver sind und seltener das Unternehmen wechseln.

Wie kann ich die Ergebnisse der Personalumfrage analysieren?

Umfragedaten können einschüchternd wirken, aber denken Sie daran: Sie sind das wertvollste Kapital, das Ihnen hilft, Maßnahmen zur Steigerung des Mitarbeiterengagements zu ergreifen. Ohne diese Erkenntnisse ist die Gefahr zu groß, wertvolle Zeit mit Initiativen zu verschwenden, die keine Ergebnisse bringen.

Der einfachste und zeitsparendste Weg, Umfragedaten in Erkenntnisse umzuwandeln, besteht darin, eine Plattform wie Leapsome zu nutzen, die die harte Arbeit für Sie erledigt und die Ergebnisse in einer einfach zu visualisierenden Weise präsentiert. Selbst qualitative Daten können durch eine Stimmungsanalyse besser verstanden werden!

Aber selbst wenn Sie dies manuell tun, sollten Sie zusätzlich zur Überprüfung eines Ergebnisses oder einer Reihe von Kommentaren als Ganzes auch einzelne Abschnitte genau untersuchen. Zum Beispiel ist es lohnend zu wissen, ob Ihr Team Ihr Unternehmen als einen großartigen Arbeitsplatz beschreiben würde - daran besteht kein Zweifel. Dennoch brauchen Sie eine genauere Diagnose, um Maßnahmen zu ergreifen.

Das Wissen, dass Ihre Junior-Mitarbeiter unglücklicher sind als die Senior-Mitarbeiter, kann Ihnen einen Weg zum Handeln aufzeigen; andere Umfragedaten können Ihnen zum Beispiel zeigen, dass diese Demographie (Junior-Mitarbeiter) sich überarbeitet oder nicht angemessen entlohnt fühlt. Und Sie können sogar noch mehr Präzision erhalten, indem Sie weitere Schichten zu diesen Daten hinzufügen. Mit weiteren Filtern können Sie sich fragen: Haben Junior-Mitarbeiter aller Geschlechtsidentitäten und Ethnien negative Gefühle gegenüber dem Unternehmen? Wenn nicht, haben Sie eine klare Vorstellung von strukturellen Problemen, die Sie angehen müssen.

Sie sollten auch wissen, was Sie anstreben sollten, anstatt eine zufällige Zahl zu wählen. Natürlich würde jeder gerne bei jeder Frage die beste Punktzahl erreichen, aber das ist nicht realistisch. Es ist eine gute Idee, Ihre Daten mit denen anderer Unternehmen ähnlicher Größe und in ähnlichen Branchen zu vergleichen — wofür Sie eine Software benötigen.

Was macht man mit den Ergebnissen der Personalumfrage?

Sobald Sie die Ergebnisse analysiert haben, ist es an der Zeit, einen Aktionsplan für die Umfrage zu erstellen. Vergewissern Sie sich, dass die anderen Führungskräfte mit an Bord sind, da sie zusätzliche Erkenntnisse über ihre jeweiligen Abteilungen liefern können.

Eine gute Vorgehensweise ist, sich nur auf wenige Initiativen auf einmal zu konzentrieren — Sie werden nicht alles, was Sie wollen, auf einmal umsetzen können. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise das Lernen fördert und Umfragedaten zeigen, dass die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass sie während der Arbeitszeit genug Zeit zum Lernen haben, könnten Sie die Lernzeit zum Bestandteil Ihres Mitarbeiterhandbuchs machen. Auf diese Weise wird sich niemand schuldig fühlen, wenn er ein paar Stunden pro Woche blockiert (Sie können das auch mit anderen Führungskräften Ihres Unternehmens festlegen), um sich auf das Lernen zu konzentrieren.

Denken Sie daran, dass Feedback ein Geschenk ist — und das gilt auch für die Feedback, die Sie als Unternehmen erhalten. Rechtfertigen Sie sich also nicht: Nehmen Sie es an und konzentrieren Sie sich auf das Handeln.

Weitere Playbooks erkunden

Erkunden Sie weitere Playbooks

Reibungslose Abläufe mit unseren leicht verständlichen Anleitungen und Best Practices für alle Bereiche des People Ops

Mit unseren leicht verständlichen Anleitungen und Best Practices für People Ops sorgt ihr für reibungslose Prozesse.

Keine Artikel gefunden.