Wie man Umfrageergebnisse erfolgreich umsetzt

Was macht man mit den Ergebnissen einer Mitarbeiterbefragung?

Ob bewusst sind oder nicht, das Engagement der Mitarbeitenden wirkt sich auf fast alle Bereiche eines Unternehmens aus. Laut der Gallup-Metaanalyse Q12® 2020 steht das Engagement in direktem Zusammenhang mit der Unternehmensleistung. Der Bericht zeigt starke Korrelationen zwischen Mitarbeiterengagement und Leistungskennzahlen wie Wohlbefinden, Sicherheit, Fehlzeiten, Qualität, Kundentreue und Produktivität auf.

Hinzu kommt, dass hoch engagierte Teams 59 % weniger Teammitglieder verlieren. Eine geringere Fluktuation führt zu einer höheren Effizienz – und Fluktuationskosten können sich schnell summieren, da neue Mitarbeitende geschult werden müssen und nicht sofort mit voller Produktivität arbeiten können. Die Society for Human Resource Management (SHRM) schätzt, dass die Mitarbeiterfluktuation bis zu einem Drittel des Jahresgehalts des ausscheidenden Teammitglieds kosten kann. Andere Studien deuten auf ein noch schlimmeres Szenario hin: Eine Person zu ersetzen, kann bis zum Zweifachen ihres Jahresgehalts kosten.

Wenn man bedenkt, wie sich das Engagement von Mitarbeitenden auf die Fluktuation und Leistung auswirkt, ist es keine Überraschung, dass viele Unternehmen diese Kennzahl mit Hilfe von Umfragen ermitteln wollen. Aber es reicht nicht aus, nur Engagement-Umfragen durchzuführen. Es gilt auch, die gesammelten Informationen zu nutzen!

Die Umsetzung der Umfrageerkenntnisse ist der Schlüssel zu besseren Geschäftsergebnissen und zur Stärkung des Vertrauens der Mitarbeitenden. Beschäftigte wissen es zu schätzen, wenn ihre Anliegen gehört werden. Tatsächlich ist es bei Teammitgliedern, die das Gefühl haben, gehört zu werden, um ein vierfaches wahrscheinlicher, dass sie sich bereit fühlen, ihre beste Arbeit zu leisten. Umgekehrt kann das Gefühl, nicht gehört zu werden, schnell zu einem Problem für das Mitarbeiterengagement führen: 64 % aller Berufstätigen geben an, dass ihr größtes Problem bei der Arbeit darin besteht, dass Führungskräfte Entscheidungen treffen, ohne ihre Meinung einzuholen.

Die Umsetzung der Umfrageergebnisse erhöht auch die Bereitschaft der Mitarbeitenden, an künftigen Umfragen teilzunehmen. Laut McKinsey ist der Hauptgrund für die "Umfragemüdigkeit" der Eindruck, dass Unternehmen nicht auf die Ergebnisse reagieren würden.

"Die Geschäftsleitung ist das größte Hindernis bei der Umsetzung von Umfrageergebnissen in Maßnahmen. Es braucht nicht viel Geld, um Veränderungen umzusetzen, aber es braucht Zeit und Engagement. Die Durchführung der Umfrage ist der einfache Teil, aber die Bereitschaft, das Feedback zu verinnerlichen und in die Tat umzusetzen, ist für einige Organisationen aus irgendeinem Grund fast unmöglich.

Bevor die Umfrage durchgeführt wird, muss sich die Geschäftsleitung untereinander und gegenüber den Mitarbeitenden verpflichten, dass die Umfrage nicht nur ein Haufen Gerede ist, sondern zu tatsächlichen Veränderungen führt."

— Catharine Montgomery, Leiterin der Kommunikationsabteilung für soziale Angelegenheiten, über Umfragen zur Vielfalt

Wie also könnt ihr die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen nutzen, um das Engagement zu steigern? Lies weiter, um zu erfahren, wie ihr das Beste aus euren Engagement-Umfragen herausholen könnt.

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Wie du dieses People Ops Playbook durchführst:

1. Engagement-Umfrage abschicken

Bevor ihr eure Umfrageergebnisse in die Tat umsetzen könnt, müssen ihr zunächst erstmal eine Umfrage durchführen.

Die meisten Personalabteilungen führen regelmäßig Umfragen durch. Die Umfragen können wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich verschickt werden. Um Umfragemüdigkeit zu vermeiden, solltet ihr versuchen, die Länge der Umfragen mit der Häufigkeit, mit sie versendet werden, in Einklang zu bringen. Je seltener eine Umfrage stattfindet, desto mehr Fragen könnt ihr einbeziehen und umgekehrt.

Um eine höhere Antwortquote zu erreichen, solltet ihr sicherstellen, dass Mitarbeitende wissen, wann sie mit einer Umfrage rechnen müssen, und sie daran erinnern, die Umfrage auszufüllen. Denkt daran: Eine Kultur, in der Umfragen transparente Maßnahmen folgen ist der stärkste Motivator. Egal, wie viele Erinnerungen ihr verschickt, niemand möchte Zeit mit dem Ausfüllen einer Umfrage verbringen, wenn die Ergebnisse ignoriert werden.

2. Alle Daten an einem Ort sammeln

Wie führt ihr derzeit Engagement-Umfragen durch? Nutzt ihr eine Mischung aus Softwareanwendungen und Dokumenten oder führt ihr die Umfragen sogar auf Papier durch? Wenn die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen an verschiedenen Orten verstreut sind, kann das zu Verwirrung führen und die Analyse der gesammelten Daten erschweren.

Um den Überblick zu behalten, ist es nützlich, eine "einzige Quelle der Wahrheit" für Umfrageergebnisse zu haben. Mit einer Personalentwicklungs-Plattform könnt ihr den Umfrageprozess an einem Ort verwalten — zusammen mit anderen HR-Funktionen wie Performance Management, OKRs und Lernen.

3. Quantitative Daten interpretieren

Es gibt zwei Arten von Daten, die ihr mit euren Umfragen erfassen solltet: quantitative und qualitative. Quantitative Daten können durch Zahlen oder Metriken ausgedrückt werden, während qualitative Daten aus eher subjektiven Antworten in Langform bestehen.

Eine wichtige quantitative Kennzahl ist der Employee Net Promoter Score (eNPS). Der Net Promoter Score ist eine weit verbreitete Kennzahl zur Erfassung der Kundenzufriedenheit, und der eNPS ist eine Anwendung der gleichen Kennzahl für die Mitarbeiterzufriedenheit.

Den eNPS könnt ihr mit nur einer einzigen Umfragefrage herausfinden: "Auf einer Skala von 0-10, wie wahrscheinlich ist es, dass du unser Unternehmen als Arbeitsplatz weiterempfehlen würdest?" Je nach der von ihnen vergebenen Punktzahl werden Mitarbeitende als "Kritiker:innen” (0-6), ”Neutral” (7-8) oder "Befürwortende” (9-10) eingestuft. Um euren eNPS-Wert zu berechnen, subtrahiert den Prozentsatz der Kritiker:innen vom Prozentsatz der Befürwortenden. Mit den Umfrageanalysen von Leapsome könnt ihr den eNPS ganz einfach messen.

Um quantitative Daten besser zu verstehen, könnt ihr sie filtern und segmentieren (z. B. nach Alter, Geschlecht, Team oder Stellenbezeichnung). Leapsome erlaubt euch auch, nach korrelierten Fragen zu suchen, indem ihr Einflussfaktoren festlegt und die Benchmarks anderer Unternehmen überprüft.

4. Qualitative Daten interpretieren

Qualitative Daten sind etwas komplexer zu analysieren als quantitative Daten. Bei Langform-Antworten ist nicht immer eindeutig, was die Person mit ihrem Kommentar meint. Während man sie in einem persönlichen Gespräch einfach darum bitten könnte, dies zu erläutern, ist dies bei anonymen Umfragen schwierig.

Leapsome macht es möglich, mit den Befragten in den Austausch zu gehen und anonyme Gespräche zu führen.

Qualitative Daten können zudem in großem Umfang durch unsere Stimmungsanalyse analysiert werden. Diese Technik zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) kann helfen, Informationen zu verarbeiten und zu visualisieren, indem Kommentare in Kategorien gruppiert und als positiv, negativ oder neutral eingestuft werden.

5. Themen identifizieren und Ideen brainstormen

Der nächste Schritt besteht darin, einen Blick auf das "Gesamtbild" eurer Umfrageergebnisse zu werfen. Die qualitativen und quantitativen Analysen sollten Hinweise auf einige wichtige Punkte gegeben haben, auf die ihr euch konzentrieren solltet. Sobald ihr die Stärken und Schwächen eures Unternehmens ermittelt habt, solltet ihr Ideen sammeln, wie diese in Maßnahmen umgesetzt werden können.

Wenn z. B. die meisten Mitarbeitenden die Aussage "Meine Führungskraft interessiert sich für meine Meinung" schlecht bewertet haben, könnten ihr ein Schulungsprogramm für Führungskräfte in Erwägung ziehen. Oder wenn die Aussage "Ich habe Zugang zu der Ausstattung und den Mitteln, die ich für meine Arbeit brauche" eine niedrige Punktzahl erhielt, ist es vielleicht an der Zeit, eure Technologie und Infrastruktur zu verbessern.

Die Ideen, die ihr bei diesem Brainstorming entwickelt, dienen als Grundlage für euren Aktionsplan.

6. Einen langfristigen Aktionsplan erstellen

An diesem Punkt ist es an der Zeit, eine Aktionsplan zu erstellen und zu entscheiden, wie es weitergehen soll. Hier werden die wichtigsten Punkte ausgewählt, auf die ihr euch konzentrieren wollt, und konkrete Schritte skizziert, die ihr unternehmen werdet, um eure Ziele zu erreichen.

Um effektiv zu sein, sollte der Aktionsplan in schriftlicher Form vorliegen sowie regelmäßige Kontrollpunkte und klare Fristen enthalten. Leapsome ermöglicht es euch, diese Art von Aktionsplan digital zu erstellen und die Verantwortung für bestimmte Projekte zuzuweisen, damit Zielfortschritte leicht verfolgbar sind.

Um Mitarbeitende auf allen Unternehmensebenen einzubinden, solltet ihr es vermeiden, einfach Dekrete von oben zu erlassen. Überlegt auch, ob ihr den Mitarbeitenden Möglichkeiten bietet, den Wandel von unten nach oben zu gestalten. Viele Unternehmen haben zum Beispiel Arbeitsgruppen eingerichtet, in denen die Mitarbeiter DEI-Themen diskutieren, ihre Bedenken äußern und künftige Maßnahmen planen können.

7. Aktionsplan mit Stakeholdern teilen

Sobald die Daten analysiert und der Aktionsplan erstellt sind, ist es an der Zeit, die Umfrageergebnisse mit den Mitarbeitenden des Unternehmens zu teilen.

Entscheidet, wer die Umfrageergebnisse, Datenvisualisierungen und den Aktionsplan sehen muss und wie diese präsentiert werden sollen. Umfrageergebnisse müssen mit den Führungskräften besprochen werden und wir empfehlen, sie auch mit den Mitarbeitenden zu teilen – vor allem, wenn größere Veränderungen geplant sind.

Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können bei einem All-Hands-Meeting vorgestellt und per E-Mail zusammengefasst werden. Dazu gehören auch Informationen darüber, was in früheren Umfragerunden versprochen und was erfolgreich umgesetzt wurde.

"Mach ein AMA [Ask Me Anything] in deinem All-Hands-Meeting und lass den Gründer dort über strukturelle Veränderungen sprechen. Bringt die Leute dazu, ihnen im Voraus Fragen zu stellen.

Ihr solltet in der Lage sein, offen darüber zu sprechen, was ihr tut, woran ihr arbeitet, was diese Veränderungen in der Praxis bedeuten werden und warum ihr sie für wichtig haltet. Zeig, dass du dich wirklich kümmerst."

- Matt Bradburn, Mitbegründer von The People Collective, teilt im „People Over Perks“-Podcast seine Erkenntnisse darüber, wie man auf die Ergebnisse von Engagement-Umfragen reagiert.

Follow-up Best Practices für Umfrageergebnisse

Mittel- und langfristige Ziele verfolgen

Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen sollten langfristig die Entwicklung der Unternehmenskultur bestimmen.

Bei der Umsetzung von Umfrageergebnissen können Maßnahmen zur Rede kommen, die nicht sofort umgesetzt werden können oder verschoben werden müssen. Solche langfristigen Ziele können in die allgemeine OKR- und Zielplanung des Unternehmens integriert werden. Auf diese Weise geraten sie nicht in Vergessenheit und die relevanten Interessengruppen können sich gegenseitig für die Umsetzung der Ziele verantwortlich machen.

⭐️ Du weißt nicht, wo du mit Engagement-Umfragen anfangen sollst? Schau dir diese kostenlose Liste mit 72 Best-Practice-Fragen in 22 Kategorien an (mit einer Infografik und einer Ressource zum Herunterladen, um die Sache noch einfacher zu machen) 😉 .

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Umfrageergebnisse optimal nutzen – mit Leapsome

Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.

Unsere Plattform für Personalentwicklung liefert detaillierte Umfrageanalysen und wertvolle Erkenntnisse darüber, wie sich Mitarbeitende fühlen und was sie brauchen. In diesem Video erfährst du, wie man solche Umfrageanalysen interpretiert.

Häufig gestellte Fragen

Wie kommuniziert man die Ergebnisse einer Engagement-Umfrage?

Beim Teilen von Umfrageergebnissen ist es wichtig, daran zu denken, dass Mitarbeitende Transparenz schätzen. 70 % aller Mitarbeitenden geben an, dass ihr Engagement steigt, wenn die Führungsebene offen mit ihnen kommuniziert. Wenn größere Änderungen geplant sind, ist es vielleicht besser, diese in einem Meeting zu besprechen als per E-Mail. Auf diese Weise können Mitarbeitende Fragen stellen, sich über Feedback austauschen und etwaige Zweifel ausräumen.

Dabei sollten Anonymität und Privatsphäre stets gewahrt bleiben. Das bedeutet, keine detaillierten Kommentare zu teilen, die auf eine bestimmte Person zurückgeführt werden könnten – insbesondere bei sensiblen Themen.

Wie führt man eine Engagement-Umfrage durch?

Um eine Engagement-Umfrage durchzuführen, muss zunächst das Ziel der Umfrage definiert und entschieden werden, wer an der Umfrage teilnehmen soll. Danach werden die Fragen erstellt und zum Schluss wird die Umfrage in regelmäßigen Abständen (je nach individuellem Zeitplan) versendet. Nicht vergessen: Erinnerungen helfen, die Antwortquote zu steigern!