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1. Engagement-Umfrage abschicken
Bevor ihr eure Umfrageergebnisse in die Tat umsetzen könnt, müssen ihr zunächst erstmal eine Umfrage durchführen.
Die meisten Personalabteilungen führen regelmäßig Umfragen durch. Die Umfragen können wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich verschickt werden. Um Umfragemüdigkeit zu vermeiden, solltet ihr versuchen, die Länge der Umfragen mit der Häufigkeit, mit sie versendet werden, in Einklang zu bringen. Je seltener eine Umfrage stattfindet, desto mehr Fragen könnt ihr einbeziehen und umgekehrt.
Um eine höhere Antwortquote zu erreichen, solltet ihr sicherstellen, dass Mitarbeitende wissen, wann sie mit einer Umfrage rechnen müssen, und sie daran erinnern, die Umfrage auszufüllen. Denkt daran: Eine Kultur, in der Umfragen transparente Maßnahmen folgen ist der stärkste Motivator. Egal, wie viele Erinnerungen ihr verschickt, niemand möchte Zeit mit dem Ausfüllen einer Umfrage verbringen, wenn die Ergebnisse ignoriert werden.
2. Alle Daten an einem Ort sammeln
Wie führt ihr derzeit Engagement-Umfragen durch? Nutzt ihr eine Mischung aus Softwareanwendungen und Dokumenten oder führt ihr die Umfragen sogar auf Papier durch? Wenn die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen an verschiedenen Orten verstreut sind, kann das zu Verwirrung führen und die Analyse der gesammelten Daten erschweren.
Um den Überblick zu behalten, ist es nützlich, eine "einzige Quelle der Wahrheit" für Umfrageergebnisse zu haben. Mit einer Personalentwicklungs-Plattform könnt ihr den Umfrageprozess an einem Ort verwalten — zusammen mit anderen HR-Funktionen wie Performance Management, OKRs und Lernen.
3. Quantitative Daten interpretieren
Es gibt zwei Arten von Daten, die ihr mit euren Umfragen erfassen solltet: quantitative und qualitative. Quantitative Daten können durch Zahlen oder Metriken ausgedrückt werden, während qualitative Daten aus eher subjektiven Antworten in Langform bestehen.
Eine wichtige quantitative Kennzahl ist der Employee Net Promoter Score (eNPS). Der Net Promoter Score ist eine weit verbreitete Kennzahl zur Erfassung der Kundenzufriedenheit, und der eNPS ist eine Anwendung der gleichen Kennzahl für die Mitarbeiterzufriedenheit.
Den eNPS könnt ihr mit nur einer einzigen Umfragefrage herausfinden: "Auf einer Skala von 0-10, wie wahrscheinlich ist es, dass du unser Unternehmen als Arbeitsplatz weiterempfehlen würdest?" Je nach der von ihnen vergebenen Punktzahl werden Mitarbeitende als "Kritiker:innen” (0-6), ”Neutral” (7-8) oder "Befürwortende” (9-10) eingestuft. Um euren eNPS-Wert zu berechnen, subtrahiert den Prozentsatz der Kritiker:innen vom Prozentsatz der Befürwortenden. Mit den Umfrageanalysen von Leapsome könnt ihr den eNPS ganz einfach messen.
Um quantitative Daten besser zu verstehen, könnt ihr sie filtern und segmentieren (z. B. nach Alter, Geschlecht, Team oder Stellenbezeichnung). Leapsome erlaubt euch auch, nach korrelierten Fragen zu suchen, indem ihr Einflussfaktoren festlegt und die Benchmarks anderer Unternehmen überprüft.
4. Qualitative Daten interpretieren
Qualitative Daten sind etwas komplexer zu analysieren als quantitative Daten. Bei Langform-Antworten ist nicht immer eindeutig, was die Person mit ihrem Kommentar meint. Während man sie in einem persönlichen Gespräch einfach darum bitten könnte, dies zu erläutern, ist dies bei anonymen Umfragen schwierig.
Leapsome macht es möglich, mit den Befragten in den Austausch zu gehen und anonyme Gespräche zu führen.
Qualitative Daten können zudem in großem Umfang durch unsere Stimmungsanalyse analysiert werden. Diese Technik zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) kann helfen, Informationen zu verarbeiten und zu visualisieren, indem Kommentare in Kategorien gruppiert und als positiv, negativ oder neutral eingestuft werden.
5. Themen identifizieren und Ideen brainstormen
Der nächste Schritt besteht darin, einen Blick auf das "Gesamtbild" eurer Umfrageergebnisse zu werfen. Die qualitativen und quantitativen Analysen sollten Hinweise auf einige wichtige Punkte gegeben haben, auf die ihr euch konzentrieren solltet. Sobald ihr die Stärken und Schwächen eures Unternehmens ermittelt habt, solltet ihr Ideen sammeln, wie diese in Maßnahmen umgesetzt werden können.
Wenn z. B. die meisten Mitarbeitenden die Aussage "Meine Führungskraft interessiert sich für meine Meinung" schlecht bewertet haben, könnten ihr ein Schulungsprogramm für Führungskräfte in Erwägung ziehen. Oder wenn die Aussage "Ich habe Zugang zu der Ausstattung und den Mitteln, die ich für meine Arbeit brauche" eine niedrige Punktzahl erhielt, ist es vielleicht an der Zeit, eure Technologie und Infrastruktur zu verbessern.
Die Ideen, die ihr bei diesem Brainstorming entwickelt, dienen als Grundlage für euren Aktionsplan.
6. Einen langfristigen Aktionsplan erstellen
An diesem Punkt ist es an der Zeit, eine Aktionsplan zu erstellen und zu entscheiden, wie es weitergehen soll. Hier werden die wichtigsten Punkte ausgewählt, auf die ihr euch konzentrieren wollt, und konkrete Schritte skizziert, die ihr unternehmen werdet, um eure Ziele zu erreichen.
Um effektiv zu sein, sollte der Aktionsplan in schriftlicher Form vorliegen sowie regelmäßige Kontrollpunkte und klare Fristen enthalten. Leapsome ermöglicht es euch, diese Art von Aktionsplan digital zu erstellen und die Verantwortung für bestimmte Projekte zuzuweisen, damit Zielfortschritte leicht verfolgbar sind.
Um Mitarbeitende auf allen Unternehmensebenen einzubinden, solltet ihr es vermeiden, einfach Dekrete von oben zu erlassen. Überlegt auch, ob ihr den Mitarbeitenden Möglichkeiten bietet, den Wandel von unten nach oben zu gestalten. Viele Unternehmen haben zum Beispiel Arbeitsgruppen eingerichtet, in denen die Mitarbeiter DEI-Themen diskutieren, ihre Bedenken äußern und künftige Maßnahmen planen können.
7. Aktionsplan mit Stakeholdern teilen
Sobald die Daten analysiert und der Aktionsplan erstellt sind, ist es an der Zeit, die Umfrageergebnisse mit den Mitarbeitenden des Unternehmens zu teilen.
Entscheidet, wer die Umfrageergebnisse, Datenvisualisierungen und den Aktionsplan sehen muss und wie diese präsentiert werden sollen. Umfrageergebnisse müssen mit den Führungskräften besprochen werden und wir empfehlen, sie auch mit den Mitarbeitenden zu teilen – vor allem, wenn größere Veränderungen geplant sind.
Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können bei einem All-Hands-Meeting vorgestellt und per E-Mail zusammengefasst werden. Dazu gehören auch Informationen darüber, was in früheren Umfragerunden versprochen und was erfolgreich umgesetzt wurde.
"Mach ein AMA [Ask Me Anything] in deinem All-Hands-Meeting und lass den Gründer dort über strukturelle Veränderungen sprechen. Bringt die Leute dazu, ihnen im Voraus Fragen zu stellen.
Ihr solltet in der Lage sein, offen darüber zu sprechen, was ihr tut, woran ihr arbeitet, was diese Veränderungen in der Praxis bedeuten werden und warum ihr sie für wichtig haltet. Zeig, dass du dich wirklich kümmerst."
- Matt Bradburn, Mitbegründer von The People Collective, teilt im „People Over Perks“-Podcast seine Erkenntnisse darüber, wie man auf die Ergebnisse von Engagement-Umfragen reagiert.
Follow-up Best Practices für Umfrageergebnisse
Mittel- und langfristige Ziele verfolgen
Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen sollten langfristig die Entwicklung der Unternehmenskultur bestimmen.
Bei der Umsetzung von Umfrageergebnissen können Maßnahmen zur Rede kommen, die nicht sofort umgesetzt werden können oder verschoben werden müssen. Solche langfristigen Ziele können in die allgemeine OKR- und Zielplanung des Unternehmens integriert werden. Auf diese Weise geraten sie nicht in Vergessenheit und die relevanten Interessengruppen können sich gegenseitig für die Umsetzung der Ziele verantwortlich machen.
⭐️ Du weißt nicht, wo du mit Engagement-Umfragen anfangen sollst? Schau dir diese kostenlose Liste mit 72 Best-Practice-Fragen in 22 Kategorien an (mit einer Infografik und einer Ressource zum Herunterladen, um die Sache noch einfacher zu machen) 😉 .
Umfrageergebnisse optimal nutzen – mit Leapsome
Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.
Unsere Plattform für Personalentwicklung liefert detaillierte Umfrageanalysen und wertvolle Erkenntnisse darüber, wie sich Mitarbeitende fühlen und was sie brauchen. In diesem Video erfährst du, wie man solche Umfrageanalysen interpretiert.
