PEOPLE OPS PLAYBOOK

Wie man eine Austrittsumfrage durchführt

TL;DR: Eine hohe Personalfluktuation kann Ihr Unternehmen viel Geld kosten und der Unternehmenskultur schaden. Auch wenn Sie in Initiativen zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements investieren, kann es sein, dass Ihre Mitarbeiter trotzdem gehen. Und warum? Mitarbeiterbefragungen sind der beste Weg, um das herauszufinden. Durch die Nutzung dieses leistungsstarken Instruments können Unternehmen die Gründe für die Fluktuation aufdecken und wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um weitere Verluste zu vermeiden.

Was sind Austrittsbefragungen, und warum sollte ich sie durchführen?


Vorausschauende Unternehmen machen sich Gedanken über die freiwillige Fluktuation ihrer Mitarbeiter. Und es ist leicht zu erkennen, warum: Eine hohe Fluktuation ist ein absoluter Kulturkiller. Und sie kostet die Unternehmen eine Menge Geld: Sie geben zwischen der Hälfte und dem Zweifachen des Jahresgehalts eines Mitarbeiters aus, nur um ihn zu ersetzen. 

In dem Maße, in dem die Menschen ihre Prioritäten neu überdenken und mehr Möglichkeiten haben, aus der Ferne zu arbeiten, müssen sich die Unternehmen mit der Tatsache auseinandersetzen, dass die Fluktuation zunehmen wird (auch wenn Sie das in Ihrem Unternehmen noch nicht sehen). Und eine wichtige Strategie zur Verringerung der Fluktuation und zur Verbesserung der Unternehmenskultur wird oft vergessen: Mitarbeiterbefragungen.

Viele Unternehmen führen Austrittsbefragungen und -gespräche mit ihren Mitarbeitern durch, nutzen diese Instrumente aber nicht optimal aus. Wie die Austrittsbefragungen müssen auch sie gut durchdacht sein, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, die zur Senkung der Personalfluktuation beitragen können. Und das Sammeln von Daten um ihrer selbst willen wird Ihnen nicht helfen - es kann sogar dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter noch frustrierter sind. Wenn sie jedoch durchdacht konzipiert und analysiert werden, sind Austrittsbefragungen eine strategische Chance. 

Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern können wertvolle Daten über Ihre Unternehmenskultur, Ihr Management, Ihre Kommunikation, Ihre Strukturen, Ihre Prozesse usw. liefern. Und wenn Ihr Unternehmen ein psychologisches Sicherheitsproblem hat, erhalten Sie mit Umfragen zum Mitarbeiterengagement allein möglicherweise nicht das volle Bild. 

Austrittsbefragungen können Ihnen auch dabei helfen:

  • Aufdeckung systemischer Probleme und negativer Trends (die, wenn sie behoben werden, die zukünftige Fluktuation verringern können);
  • Denken Sie über neue Lösungen und Initiativen zur Verbesserung der Organisation und der Mitarbeiterzufriedenheit nach, einschließlich Schulungsmöglichkeiten für Führungskräfte und einzelne Mitarbeiter;
  • Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern proaktiv, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist und dass sich das Unternehmen weiterentwickeln möchte;
  • Beenden Sie die Beziehung zu Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, auf konstruktive und positive Art und Weise - so werden ehemalige Mitarbeiter möglicherweise zu Befürwortern des Unternehmens (statt zu Kritikern).


Lesen Sie weiter, um genau zu erfahren, wie Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, und greifen Sie auf unsere Liste mit Best-Practice-Fragen zu - oder laden Sie sich gleich die Mitarbeiterbefragung Vorlage herunter. 😉


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Wann Sie dieses Playbook verwenden sollten

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Wenn ein Mitarbeiter beschließt, das Unternehmen zu verlassen, verwenden Sie dieses Handbuch, um Informationen über seine Erfahrungen mit dem Unternehmen zu sammeln.

Dieses Handbuch ist jedoch nicht nur ein grundlegender Prozess bei jedem Ausscheiden eines Mitarbeiters, sondern sollte eine fortlaufende Initiative in Ihrem Unternehmen sein. Der Zweck ist die kontinuierliche Analyse der Daten, die in den Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern auftauchen (und in den Interviews, wenn Sie sich dafür entscheiden, dies zu Ihrem Prozess hinzuzufügen), sowie die Diskussion und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Organisation.


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Was Sie für dieses Playbook benötigen

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ein Engagement für die Verbesserung Ihrer Offboarding-Prozesse und Mitarbeitererfahrung

Das haben Sie offensichtlich schon - sonst würden Sie dieses Handbuch nicht lesen!

Ein System zur Durchführung von Umfragen

Erwägen Sie die Einrichtung eines Systems zur besseren Durchführung von Umfragen in Ihrem Unternehmen. Neben der Durchführung von Austrittsbefragungen ist es eine bewährte Praxis, Umfragen zum Engagement, zum Puls und zur Vielfalt durchzuführen, um Ihr Unternehmen zu verbessern und gleichzeitig eine Kultur der Transparenz und des Dialogs zu schaffen. Sie können zwar Papier, PDFs oder dezentrale Umfragetools verwenden, aber eine Plattform wie Leapsome kann Ihnen bei der Analyse helfen und den Datenschutz Ihrer Mitarbeiter gewährleisten, wodurch sich die Vorteile der Durchführung von Umfragen vervielfachen.

HINWEISE & TIPPS
Hinweise & Tipps
  • Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen unter Feedback auf der Website Mitarbeiterlaufbahn können Fluktuation von vornherein verhindern.
  • Wir empfehlen Ihnen, Ihre Umfrage mit quantitativen und qualitativen, offenen Fragen zu gestalten. Beide sind unerlässlich, um die richtige Mischung aus Dateneinblicken (sobald genügend Personen die Ausstiegsumfragen beantworten) und umsetzbaren Ideen für Verbesserungen zu erhalten.
  • Ihre Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern könnten unbequeme Wahrheiten ans Licht bringen. Seien Sie offen und bereit zuzuhören. Vergessen Sie nicht, dass das Ziel darin besteht, Ihr Unternehmen zu verbessern und aktuellen und künftigen Mitarbeitern eine bessere Erfahrung zu bieten - was die Mitarbeiterbindung wahrscheinlich erhöhen wird.
  • Wenn in einem bestimmten Monat nur eine Person das Unternehmen verlässt, können Sie deren Kommentare vielleicht erraten. Seien Sie aber respektvoll und stellen Sie sie nicht bloß.

    Wenn jemand offen über Probleme mit seinem Vorgesetzten oder einem leitenden Angestellten spricht, sollten Sie dies nicht mit ihm teilen. Das würde sich irgendwann herumsprechen, und Sie würden das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter verlieren. Ganz zu schweigen davon, dass dies dem Befragten gegenüber nicht fair wäre.
  • Wir empfehlen, im Rahmen des Offboarding-Prozesses auch ein oder zwei Austrittsgespräche zu führen (z. B. zwischen dem ausscheidenden Mitarbeiter und der Personalabteilung oder zwischen dem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten).

    Aber denken Sie daran, dass diese Gespräche kein Ersatz für Austrittsumfragen sind. Auch wenn sie kurz davor sind, das Unternehmen zu verlassen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter in Umfragen offener antworten als in persönlichen Gesprächen, sehr viel größer.
  • Austrittsgespräche sind Ihre Gelegenheit, tiefer zu gehen und mehr Klarheit über bestimmte Themen zu gewinnen. Stellen Sie also sicher, dass sie stattfinden , nachdem die Person auf die Umfrage geantwortet hat. Auf diese Weise werden die Umfrageergebnisse und Ihre Gesamtdaten nicht durch das Interview beeinflusst.
  • Es ist eine gute Idee, die Gesamtdaten aus Austrittsbefragungen mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung Mitarbeiterbefragung zu vergleichen. Abweichungen können darauf hindeuten, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht wohl genug fühlen, um ehrliche Antworten zu geben, solange sie noch im Unternehmen beschäftigt sind.

Wie Sie dieses People Ops Playbook durchführen:

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1. Informieren Sie Ihre Leute

In Anbetracht der sensiblen Natur dieser Art von Umfragen (sowohl in Bezug auf den Inhalt als auch auf den Kontext, der sie auslöst), sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht überrumpeln. Und es reicht nicht aus, Ihren baldigen ehemaligen Mitarbeitern mitzuteilen, dass Sie eine Austrittsbefragung verschicken (und möglicherweise ein oder zwei Austrittsgespräche ansetzen). Da die Verbesserung Ihres Unternehmens eines der Hauptziele von Austrittsbefragungen (und der Durchführung von Maßnahmen) ist, sollten Ihre Mitarbeiter von Anfang an über diesen Prozess informiert sein.

Erwägen Sie, die neue Art der Befragung in der Betriebsversammlung oder der Teambesprechung Ihres Unternehmens anzukündigen. Versenden Sie dann eine E-Mail oder eine Nachricht an Slack mit weiteren Einzelheiten über den Zweck von Mitarbeiterbefragungen und die damit verbundenen Verfahren. Noch besser wäre es, dies in das Mitarbeiterhandbuch Ihres Unternehmens oder in andere für alle zugängliche Unterlagen aufzunehmen.

Sobald diese Umfragen Teil Ihrer Unternehmenskultur geworden sind, sollten Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter auch über die Austrittsumfragen informiert sind. Wenn Ihr Unternehmen Wert auf Transparenz legt, sollten alle Schritte beim Ausscheiden aus dem Unternehmen Teil Ihrer onboarding Dokumentation sein. Außerdem zeigen Sie damit, dass Ihnen die Gedanken der Mitarbeiter am Herzen liegen und dass Sie sich als Arbeitgeber kontinuierlich verbessern.

Das Wissen, dass gut durchdachte Austrittsbefragungen und Entwicklungsmaßnahmen Teil der DNA Ihres Unternehmens sind, wird mehr Menschen dazu motivieren, ihre Austrittsbefragungen auszufüllen. Und denken Sie daran: Die Art und Weise, wie Sie jemanden entlassen, ist die einzige Chance, die Sie haben, um aus Ihrem ehemaligen Teammitglied einen Fürsprecher zu machen.

2. Wählen Sie die Fragen für Ihre Pulsbefragung aus

Dies ist wahrscheinlich der schwierigste Teil bei der Erstellung dieser Art von Umfrage. Aber wie immer sind wir für Sie da! Laden Sie unser kostenloses Paket mit Best-Practice-Fragen herunter, die Sie für Mitarbeiterbefragungen auswählen können.

Was ist bei der Auswahl der Fragen zu beachten? 

  • Standardisieren Sie die Fragen und ändern Sie sie nur, wenn Sie einen guten Grund dazu haben. Andernfalls werden Sie nicht von den Erkenntnissen profitieren, die Sie aus den aggregierten Daten gewinnen.
  • Behalten Sie immer Ihre Organisation im Auge. Was ist der Stil Ihrer Organisation? Welche Art von Kommunikation haben Sie mit Ihren Mitarbeitern? Die Fragen, die Sie auswählen, sollten die Stimme Ihres Unternehmens widerspiegeln.
  • Welches sind die Grundwerte Ihres Unternehmens, und können Sie Fragen zu diesen Werten formulieren? Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Teamarbeit über alles stellt, sollten Sie Fragen zur Teamarbeit besonders berücksichtigen.
  • Die Fragen müssen spezifisch genug sein, um einen Datenvergleich zu ermöglichen. Achten Sie darauf, dass Sie verschiedene Bereiche wie Rolle, Vergütung, Management, Team, Kultur, Lernen und Entwicklung usw. abdecken.

Die wichtigsten Themen, die bei einer Mitarbeiterbefragung angesprochen werden sollten, sind:

  • Die Rolle
  • Berufliche Entwicklung und Chancen
  • Lernen und Entwicklung
  • Vergütungspaket
  • Verwaltung
  • Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration
  • Team
  • Kultur

3. Definieren Sie einen Zeitplan

Mit einer fortschrittlichen Personalmanagement-Plattform mit Umfrage-Funktionen können Sie Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern automatisieren, die X Tage vor dem letzten Arbeitstag versendet werden.

Um den idealen Zeitplan für Ihr Unternehmen zu erstellen, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Werden Sie Austrittsgespräche führen? Im Idealfall sollten die Mitarbeiter zwischen der Beantwortung der Austrittsbefragung und den Austrittsgesprächen genügend Zeit haben, sich zu entspannen. Selbst bei freiwilliger Fluktuation können diese Vorgänge eine gewisse Unruhe verursachen.
  • Es ist keine gute Idee, dies jemandem direkt nach seiner Kündigung zu schicken - schließlich kann dies eine emotional aufgeladene Zeit sein.
  • Schlagen Sie bei der Versendung einer Umfrage eine angemessene Frist vor. Erwarten Sie nicht, dass die Befragten die Umfrage an dem Tag ausfüllen, an dem sie sie erhalten (oder sogar am Tag danach). Wahrscheinlich hat Ihr baldiger ehemaliger Mitarbeiter mit der Übergabe von Aufgaben oder sogar mit der Schulung seines Nachfolgers viel zu tun.

4. Versenden Sie Erinnerungen, um die Beteiligung zu erhöhen

Seien Sie nicht aufdringlich, und denken Sie daran, dass Sie (und nicht der Befragte) am meisten von Exit-Umfragen profitieren können. Seien Sie dankbar für ihren Beitrag und senden Sie ein paar freundliche Erinnerungen per E-Mail, Chat oder über Ihr Umfragetool.

Bewährte Methoden für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung nach dem Ausscheiden


Ausstiegsgespräche ansetzen

Dies ist eine gute Gelegenheit, Themen zu vertiefen, die bereits relevant waren, aber nicht in die Standardfragen der Umfrage passen. 

Legen Sie fest, wer das Gespräch führen soll (z. B. jemand aus der Personalabteilung oder der baldige ehemalige Vorgesetzte), und achten Sie auf die Privatsphäre Ihres Mitarbeiters. Bringen Sie ihn nicht in eine schwierige Situation. Wenn jemand z. B. offenbart, dass der Grund für seinen Weggang eine schlechte Beziehung zu seinem Vorgesetzten war, sollten Sie dies dem Vorgesetzten nicht vor dem Gespräch mitteilen. Es gibt andere Möglichkeiten, wie Sie Feedback mit einer Führungskraft teilen und sie dabei unterstützen können, sich zu verbessern, ohne das Vertrauen der Person zu gefährden.

(Kontinuierlich) in den Daten graben

Je mehr Personen auf die Austrittsumfrage Ihres Unternehmens antworten, desto mehr konsolidierte Daten stehen Ihnen zur Verfügung, die Ihnen helfen können, Trends zu erkennen, die vorher nicht so deutlich waren. Die Arbeit mit Daten aus Austrittsbefragungen zur Verbesserung von Mitarbeitererfahrung und zur Steigerung von Mitarbeiterbindung ist keine einmalige Sache.

Entwickeln Sie eine Aktionsplan

Die Durchführung einer Umfrage, die keine Veränderungen auslöst, ist nur ein Lippenbekenntnis und keine gute Idee für das Employer Branding. Unabhängig davon, ob Sie Umfragen zum Engagement, zum Puls, zur Vielfalt oder zum Ausscheiden aus dem Unternehmen durchführen (hoffentlich machen Sie das alles!), sammeln Sie keine Daten, nur um schöne Diagramme zu erstellen.

Erwäge, wiederkehrende Treffen mit anderen Stakeholdern zu planen - das können Führungskräfte, Gründer, Kollegen aus dem Personalbereich oder andere Personen sein, die an der Unterstützung dieser Initiativen interessiert sind. Besprecht eine klare Agenda, tauscht euch über die positiven und negativen Ergebnisse der Austrittsbefragung aus und macht euch Gedanken über Lösungen und Veränderungen. 

Und versuchen Sie nicht, sich auf mehrere Themen auf einmal zu konzentrieren. Arbeiten Sie jeweils an einigen wenigen Bereichen, die verbessert werden können, und beginnen Sie mit den kritischsten. In der Regel handelt es sich dabei um die Bereiche mit den niedrigsten Punktzahlen oder der negativsten Stimmung Analyse.

Sie könnten zum Beispiel herausfinden, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen wegen mangelnder Karrieremöglichkeiten und mangelnder Weiterentwicklung verlassen haben. Konzentrieren Sie sich hier auf die Schaffung von Entwicklungsrahmen für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit transparenten Informationen und durchschnittlichen Zeitplänen, um die nächste Stufe zu erreichen.

Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden

Transparente Kommunikation fördert das Engagement, und dazu gehört auch der Austausch von guten und schlechten Ergebnissen. Auch wenn es wahrscheinlich für alle ermüdend wäre, die Ergebnisse jeder Sitzung und jeder Diskussion über die Analyse der Austrittsbefragung mitzuteilen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht eine Übersicht über die Trends und vor allem die Initiativen und Ergebnisse dieser Maßnahmen erstellen. Sie können dies in einem All-Hands-Meeting tun, oder Sie können eine einfache Präsentation mit einfachen Diagrammen und Schlüsselpunkten mit Ihren Mitarbeitern teilen und deutlich machen, dass Sie gerne Fragen beantworten, die sich ergeben könnten.

⭐️ Möchten Sie das volle Potenzial von Umfragen ausschöpfen? Schauen Sie sich auch unsere anderen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Erstellung und Durchführung verschiedener Arten von Personalumfragen an (und wie man sie in die Tat umsetzt). Und vergessen Sie nicht, Ihr kostenloses Paket mit Fragen für Personalumfragen herunterzuladen. 💡

Automatisieren Sie Ihre Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern und gewinnen Sie verwertbare Erkenntnisse mit Leapsome


Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt. 

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit Leapsome reibungslose und aussagekräftige Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern durchführen können.


Illustration von zwei Personen, die eine Kiste über eine Treppe tragen, zwei weiteren, die Blöcke in der Luft stapeln, und zwei weiteren, die an einem Brett mit Kisten und Waagen arbeiten, transparenter Hintergrund

Häufig gestellte Fragen

Haben die Vorgesetzten Zugang zu den Austrittsbefragungen der Mitarbeiter?

Sie sollten den Vorgesetzten nach der Auswertung der Gesamtergebnisse der Umfrage eine konstruktive Feedback mitteilen, aber Sie müssen dies mit Bedacht tun - vor allem, wenn nur wenige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, seit Sie die Austrittsumfrage durchgeführt haben. Geben Sie keine vollständigen Antworten weiter, die die Identität einer Person oder sensible Informationen preisgeben könnten, von denen ein ausscheidender Mitarbeiter nicht möchte, dass sein ehemaliger Vorgesetzter sie erfährt.

Sind Austrittsbefragungen anonym?

Solange Sie jedoch nicht über einen größeren Pool von Befragten verfügen, sollten Sie besonders vorsichtig mit der Weitergabe von Informationen an Führungskräfte und andere Mitarbeiter sein - insbesondere bei qualitativen Daten. 

Denken Sie daran, dass es möglich ist, die Herkunft der Antworten zu erraten, bis mehrere Personen die Umfragen ausgefüllt haben. Die beste Vorgehensweise in diesem Fall? Behandeln Sie ehemalige Kollegen so, wie Sie selbst behandelt werden möchten; versuchen Sie nicht, die Befragten zu identifizieren, und gefährden Sie nicht die Anonymität (und das Vertrauen, das Ihre Mitarbeiter in den Prozess setzen).

Wie kann man das Personal ermutigen, Umfragen zum Ausscheiden aus dem Unternehmen durchzuführen?

Umfragen zum Austritt von Mitarbeitern sollten ein fester Bestandteil Ihres Entlassungsprozesses und der DNA Ihres Unternehmens werden. Und dies sollte dokumentiert und allen Mitarbeitern und Neueinsteigern präsentiert werden. Darüber hinaus ist die Durchführung anderer Arten von Umfragen sehr wichtig für Ihr Unternehmen, für die Mitarbeiterbindung und für den Aufbau einer Feedback Kultur, die es für Ihre Mitarbeiter selbstverständlich macht, sich an Umfragen zu beteiligen.

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