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1. Informieren Sie Ihre Leute
In Anbetracht der sensiblen Natur dieser Art von Umfragen (sowohl in Bezug auf den Inhalt als auch auf den Kontext, der sie auslöst), sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht überrumpeln. Und es reicht nicht aus, Ihren baldigen ehemaligen Mitarbeitern mitzuteilen, dass Sie eine Austrittsbefragung verschicken (und möglicherweise ein oder zwei Austrittsgespräche ansetzen). Da die Verbesserung Ihres Unternehmens eines der Hauptziele von Austrittsbefragungen (und der Durchführung von Maßnahmen) ist, sollten Ihre Mitarbeiter von Anfang an über diesen Prozess informiert sein.
Erwägen Sie, die neue Art der Befragung in der Betriebsversammlung oder der Teambesprechung Ihres Unternehmens anzukündigen. Versenden Sie dann eine E-Mail oder eine Nachricht an Slack mit weiteren Einzelheiten über den Zweck von Mitarbeiterbefragungen und die damit verbundenen Verfahren. Noch besser wäre es, dies in das Mitarbeiterhandbuch Ihres Unternehmens oder in andere für alle zugängliche Unterlagen aufzunehmen.
Sobald diese Umfragen Teil Ihrer Unternehmenskultur geworden sind, sollten Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter auch über die Austrittsumfragen informiert sind. Wenn Ihr Unternehmen Wert auf Transparenz legt, sollten alle Schritte beim Ausscheiden aus dem Unternehmen Teil Ihrer onboarding Dokumentation sein. Außerdem zeigen Sie damit, dass Ihnen die Gedanken der Mitarbeiter am Herzen liegen und dass Sie sich als Arbeitgeber kontinuierlich verbessern.
Das Wissen, dass gut durchdachte Austrittsbefragungen und Entwicklungsmaßnahmen Teil der DNA Ihres Unternehmens sind, wird mehr Menschen dazu motivieren, ihre Austrittsbefragungen auszufüllen. Und denken Sie daran: Die Art und Weise, wie Sie jemanden entlassen, ist die einzige Chance, die Sie haben, um aus Ihrem ehemaligen Teammitglied einen Fürsprecher zu machen.
2. Wählen Sie die Fragen für Ihre Pulsbefragung aus
Dies ist wahrscheinlich der schwierigste Teil bei der Erstellung dieser Art von Umfrage. Aber wie immer sind wir für Sie da! Laden Sie unser kostenloses Paket mit Best-Practice-Fragen herunter, die Sie für Mitarbeiterbefragungen auswählen können.
Was ist bei der Auswahl der Fragen zu beachten?
- Standardisieren Sie die Fragen und ändern Sie sie nur, wenn Sie einen guten Grund dazu haben. Andernfalls werden Sie nicht von den Erkenntnissen profitieren, die Sie aus den aggregierten Daten gewinnen.
- Behalten Sie immer Ihre Organisation im Auge. Was ist der Stil Ihrer Organisation? Welche Art von Kommunikation haben Sie mit Ihren Mitarbeitern? Die Fragen, die Sie auswählen, sollten die Stimme Ihres Unternehmens widerspiegeln.
- Welches sind die Grundwerte Ihres Unternehmens, und können Sie Fragen zu diesen Werten formulieren? Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Teamarbeit über alles stellt, sollten Sie Fragen zur Teamarbeit besonders berücksichtigen.
- Die Fragen müssen spezifisch genug sein, um einen Datenvergleich zu ermöglichen. Achten Sie darauf, dass Sie verschiedene Bereiche wie Rolle, Vergütung, Management, Team, Kultur, Lernen und Entwicklung usw. abdecken.
Die wichtigsten Themen, die bei einer Mitarbeiterbefragung angesprochen werden sollten, sind:
- Die Rolle
- Berufliche Entwicklung und Chancen
- Lernen und Entwicklung
- Vergütungspaket
- Verwaltung
- Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration
- Team
- Kultur
3. Definieren Sie einen Zeitplan
Mit einer fortschrittlichen Personalmanagement-Plattform mit Umfrage-Funktionen können Sie Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern automatisieren, die X Tage vor dem letzten Arbeitstag versendet werden.
Um den idealen Zeitplan für Ihr Unternehmen zu erstellen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Werden Sie Austrittsgespräche führen? Im Idealfall sollten die Mitarbeiter zwischen der Beantwortung der Austrittsbefragung und den Austrittsgesprächen genügend Zeit haben, sich zu entspannen. Selbst bei freiwilliger Fluktuation können diese Vorgänge eine gewisse Unruhe verursachen.
- Es ist keine gute Idee, dies jemandem direkt nach seiner Kündigung zu schicken - schließlich kann dies eine emotional aufgeladene Zeit sein.
- Schlagen Sie bei der Versendung einer Umfrage eine angemessene Frist vor. Erwarten Sie nicht, dass die Befragten die Umfrage an dem Tag ausfüllen, an dem sie sie erhalten (oder sogar am Tag danach). Wahrscheinlich hat Ihr baldiger ehemaliger Mitarbeiter mit der Übergabe von Aufgaben oder sogar mit der Schulung seines Nachfolgers viel zu tun.
4. Versenden Sie Erinnerungen, um die Beteiligung zu erhöhen
Seien Sie nicht aufdringlich, und denken Sie daran, dass Sie (und nicht der Befragte) am meisten von Exit-Umfragen profitieren können. Seien Sie dankbar für ihren Beitrag und senden Sie ein paar freundliche Erinnerungen per E-Mail, Chat oder über Ihr Umfragetool.
Bewährte Methoden für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung nach dem Ausscheiden
Ausstiegsgespräche ansetzen
Dies ist eine gute Gelegenheit, Themen zu vertiefen, die bereits relevant waren, aber nicht in die Standardfragen der Umfrage passen.
Legen Sie fest, wer das Gespräch führen soll (z. B. jemand aus der Personalabteilung oder der baldige ehemalige Vorgesetzte), und achten Sie auf die Privatsphäre Ihres Mitarbeiters. Bringen Sie ihn nicht in eine schwierige Situation. Wenn jemand z. B. offenbart, dass der Grund für seinen Weggang eine schlechte Beziehung zu seinem Vorgesetzten war, sollten Sie dies dem Vorgesetzten nicht vor dem Gespräch mitteilen. Es gibt andere Möglichkeiten, wie Sie Feedback mit einer Führungskraft teilen und sie dabei unterstützen können, sich zu verbessern, ohne das Vertrauen der Person zu gefährden.
(Kontinuierlich) in den Daten graben
Je mehr Personen auf die Austrittsumfrage Ihres Unternehmens antworten, desto mehr konsolidierte Daten stehen Ihnen zur Verfügung, die Ihnen helfen können, Trends zu erkennen, die vorher nicht so deutlich waren. Die Arbeit mit Daten aus Austrittsbefragungen zur Verbesserung von Mitarbeitererfahrung und zur Steigerung von Mitarbeiterbindung ist keine einmalige Sache.
Entwickeln Sie eine Aktionsplan
Wenn du eine Umfrage durchführst, die keine Veränderungen auslöst, ist das nur ein Lippenbekenntnis und keine gute Idee für dein Employer Branding. Egal, ob du Umfragen zum Engagement, Puls-Checks, zur Vielfalt oder zum Ausscheiden aus dem Unternehmen durchführst (hoffentlich machst du das alles!), du erhebst die Daten nicht nur, um schicke Diagramme zu erstellen.
Erwäge, wiederkehrende Treffen mit anderen Stakeholdern zu planen - das können Geschäftsführung Führungskräfte, Gründer, Kollegen aus dem Personalbereich oder andere Personen sein, die diese Initiativen unterstützen möchten. Besprecht eine klare Agenda, tauscht euch über die positiven und negativen Ergebnisse der Austrittsbefragung aus und macht euch Gedanken über Lösungen und Veränderungen.
Und versuchen Sie nicht, sich auf mehrere Themen auf einmal zu konzentrieren. Arbeiten Sie jeweils an einigen wenigen Bereichen, die verbessert werden können, und beginnen Sie mit den kritischsten. In der Regel handelt es sich dabei um die Bereiche mit den niedrigsten Punktzahlen oder der negativsten Stimmung Analyse.
Sie könnten zum Beispiel herausfinden, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen wegen mangelnder Karrieremöglichkeiten und mangelnder Weiterentwicklung verlassen haben. Konzentrieren Sie sich hier auf die Schaffung von Entwicklungsrahmen für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit transparenten Informationen und durchschnittlichen Zeitplänen, um die nächste Stufe zu erreichen.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden
Transparente Kommunikation fördert das Engagement, und dazu gehört auch der Austausch von guten und schlechten Ergebnissen. Auch wenn es wahrscheinlich für alle ermüdend wäre, die Ergebnisse jeder Sitzung und jeder Diskussion über die Analyse der Austrittsbefragung mitzuteilen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht eine Übersicht über die Trends und vor allem die Initiativen und Ergebnisse dieser Maßnahmen erstellen. Sie können dies in einem All-Hands-Meeting tun, oder Sie können eine einfache Präsentation mit einfachen Diagrammen und Schlüsselpunkten mit Ihren Mitarbeitern teilen und deutlich machen, dass Sie gerne Fragen beantworten, die sich ergeben könnten.
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