1. Machen Sie sich über die Ziele Ihrer Umfrage zur Vielfalt klar
Bevor Sie Ihre Umfrage erstellen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie sich für dieses Projekt engagieren. Die Kenntnis Ihrer Ziele kann Ihnen dabei helfen, die besten Fragen und Verfahren für die Durchführung Ihrer Umfrage zu entwickeln und eine hohe Teilnahmequote zu erreichen.
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie eine Umfrage zur Vielfalt durchführen möchten. Hier sind einige Ziele, die Sie in Betracht ziehen könnten:
- Um ein klares Bild davon zu erhalten, wie die Vielfalt in Ihrem Unternehmen und in bestimmten Abteilungen aussieht;
- Um zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter über Vielfalt und Integration denken;
- Um Verbesserungspotenziale zu erkennen, muss Ihre Organisation verschiedene Gruppen einbeziehen;
- Einsicht in die Zuweisung von Mitteln für Mitarbeiter-Ressourcengruppen oder -initiativen zu erhalten.
Sobald Sie 1-3 Ziele für Ihre Umfrage festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Entwicklungsprozess zu durchlaufen.
2. Denken Sie über die Entwicklung Ihrer Umfrage nach
Bei der Erstellung der Umfrage zur personellen Vielfalt in Ihrem Unternehmen sind einige wichtige Punkte zu beachten:
- Länge: Wie lang soll Ihre Umfrage sein? Im Idealfall sind die Mitarbeiter in der Lage, Ihnen die benötigten Antworten innerhalb von 5-10 Minuten zu geben. Um dies zu erreichen, müssen Sie die Fragen kurz und prägnant halten.
- Anonymität: Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter bei der Teilnahme an Ihrer Umfrage wohl fühlen. Vielfalt kann ein heikles Thema für Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund sein. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu überlegen, wie Sie die Umfrage anonym gestalten können. Mit einem Tool wie Leapsomekönnen Sie problemlos anonyme Umfragen durchführen und Anonymitätsschwellen festlegen, um die Umfrageteilnehmer weiter zu schützen.
- Inklusive Sprache und Anweisungen: Sie sollten sich stets bemühen, eine integrative Sprache/Anweisungen zu verwenden, aber dies ist noch wichtiger, wenn Sie eine Umfrage erstellen, die Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund zur Teilnahme ermutigen soll. Stellen Sie sicher, dass Ihre Sprache offen ist und Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund einschließt.
3. Wählen Sie durchdachte, interessante Fragen, die wiederholt werden können
Sobald Sie sich eine Struktur für Ihre Umfrage überlegt haben, ist es an der Zeit, eine Liste mit durchdachten, interessanten Fragen zu erstellen. Die besten Umfragefragen sind wiederholbar. Sie sollten eine Umfrage zur personellen Vielfalt nicht so spezifisch gestalten, dass Sie denselben Fragebogen nicht jedes Jahr wiederholen können. Verwenden Sie offene Fragen, um detailliertere, zeitnahe Informationen zu sammeln.
Ihre erste Umfrage zur personellen Vielfalt sollte als Basis für Ihr Team dienen. Dann können Sie jedes Jahr, in dem Sie eine Umfrage zur Vielfalt durchführen, damit beginnen, die Daten zu schichten, zu vergleichen und zu kontrastieren, um ein umfassenderes Bild der Vielfalt in Ihrem Unternehmen zu erhalten.
Hier sind einige Fragen, die Sie Ihren Mitarbeitern stellen können:
- Das [Unternehmen] leistet hervorragende Arbeit bei der Förderung eines vielfältigen und integrativen Umfelds.
- Personnen aus unterschiedlicher Herkunft haben die gleichen Chancen, bei [Unternehmen] erfolgreich zu sein.
- Ich habe das Gefühl bei [Unternehmen] dazuzugehören.
- Ich weiß, an wen ich mich wenden kann, wenn ich unangebrachte Witze über Rasse, ethnische Zugehörigkeit, Geschlechtsidentität, sexuelle Orientierung und Behinderungen melden muss, und ich fühle mich wohl dabei.
- Ich würde [Unternehmen] einem Freund oder Kollegen empfehlen, der einer unterrepräsentierten Gruppe angehört.
- Das [Unternehmen] leistet gute Arbeit bei der Planung und Durchführung von Initiativen und Schulungen zum Thema Vielfalt.
- Ich habe das Gefühl, dass meine persönlichen Überzeugungen und Traditionen bei [Unternehmen] respektiert werden.
Denken Sie bei der Formulierung von Umfragefragen an die Antwortmöglichkeiten, die Sie von den Befragten erhalten möchten. Einige dieser Fragen lassen sich am besten auf einer Skala von 0 bis 10 beantworten (mit optionalen Kommentaren für mehr Kontext). Durch das Hinzufügen von gleitenden Skalen können Sie die Meinung der Mitarbeiter besser einschätzen.
Scheuen Sie sich nicht, ein paar demografische Fragen zu stellen, wenn sie die Anonymität nicht verletzen - und damit die Anonymität gewahrt bleibt, müssen Sie genügend Personen in der Gruppe haben, um die Frage zu stellen.
Wir schlagen vor, die demografische Umfrage Ihrer Organisation (in der Sie mehr über die Zusammensetzung Ihrer Organisation erfahren können) von der Umfrage zur personellen Vielfalt zu trennen. Wenn Sie demografische Daten an Ihre Umfrage zur Vielfalt anhängen, können Sie ungewollt eine Situation schaffen, die die Anonymität gefährdet.
Wenn beispielsweise nur wenige Befragte einer bestimmten Rasse angehören und Sie die Mitarbeiter bitten, ihre Rasse zu nennen, kann man leicht herausfinden, wer innerhalb dieser unterrepräsentierten Gruppe was gesagt hat. Werden die Leiter von Personalabteilungen dies versuchen? Wahrscheinlich nicht, aber es könnte die Ausfüllrate der Umfrage senken.
4. Legen Sie eine Frist fest und senden Sie Erinnerungen
Legen Sie beim Versenden der Umfrage eine Frist fest, bis zu der Sie die Antworten erhalten möchten. Im Idealfall sollten Sie den Mitarbeitern genügend Zeit geben, um an der Umfrage teilzunehmen, ohne dass sie die Antworten übereilen oder die Umfrage auf ihrer Aufgabenliste nach unten rutscht. Ein typischer Abgabetermin für Umfragen liegt bei 1-2 Wochen nach der ersten Kontaktaufnahme. Die meisten Beantwortungen werden in den ersten paar Tagen eingehen.
Sie sollten eine Erinnerungs-E-Mail verschicken (die mit einem Umfragetool automatisiert werden kann) und eine Erinnerung in der Unternehmens-Website Slack oder in einer Betriebsversammlung veröffentlichen. Die Mitarbeiter sind beschäftigt und müssen manchmal ein- oder zweimal daran erinnert werden, Ihre Umfrage von ihrer Aufgabenliste zu streichen.
Follow-up Best Practices für die Diversity-Umfrage in Ihrem Unternehmen
Analysieren Sie die Informationen
Sie haben es geschafft! Sie haben Informationen von Ihren Kollegen erhalten, aber das ist nur die halbe Miete. Der nächste Schritt, den Sie tun müssen, ist die Analyse der Informationen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die erhaltenen Daten zu analysieren, und stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Daten oder Themen hervorheben, die weiter untersucht oder geändert werden müssen.
Schauen Sie nicht nur auf die oberflächlichen Informationen. Gehen Sie tiefer und suchen Sie nach Trends, die Sie erkennen können. Wenn Sie beispielsweise eine demografische Frage gestellt haben, führen Sie die gleiche Analyse mit einem Filter für diese Fragen durch. Möglicherweise finden Sie Daten für bestimmte Gruppen, die Sie in den kumulierten Daten nicht sehen.
Und schließlich sollten Sie eine anonyme Konversation führen (was Ihnen eine Umfrageplattform ermöglicht), wenn Ihnen ein Teil der Daten unklar erscheint. Es ist besser, sich ein paar Minuten Zeit für die Klärung zu nehmen, als einen wesentlichen Teil der Ergebnisse zu verpassen.
Sofortige Maßnahmen bei eklatanten Diversitätsproblemenergreifen
Bei der Analyse der Umfrageergebnisse sind Ihnen vielleicht ein oder zwei Probleme aufgefallen, die sofortige Aufmerksamkeit oder Maßnahmen erfordern. Scheuen Sie sich nicht, sich etwas Zeit zu nehmen, um diese Ergebnisse zu verstehen und dort, wo es nötig ist, Maßnahmen zu ergreifen. Eine Sofortmaßnahme, die Sie ergreifen können, um den Wert dieses Umfrageprozesses zu demonstrieren, ist die Kontaktaufnahme mit anderen Führungskräften der Organisation, um wichtige Probleme anzugehen.
Catharine Montgomery ist führend in der strategischen Umsetzung von Kommunikationsdienstleistungen, die die unterschiedlichen Erfahrungen und Perspektiven in der Welt zusammenführen, um Gleichheit zu erreichen. Sie erzählte von ihren eigenen Erfahrungen und Erkenntnissen aus der Durchführung von DEI-Umfragen:
"Nach der Auswertung der Daten hatte ich konkrete, umsetzbare Vorschläge und Lösungen parat. Ich war mir nicht sicher, welche Erkenntnisse wir aus der Umfrage gewinnen würden, aber ich wusste, dass ich zuhören und Lösungen für diese Erkenntnisse finden musste.
Wir haben insbesondere gelernt, wie wichtig es ist, eine offene, ehrliche Kommunikation in beide Richtungen aufzubauen, in die Entscheidungsfindung einbezogen zu werden und Fairness bei Beförderungen, Gehaltserhöhungen und Lohngleichheit zu wahren."
Geben Sie die gesammelten Informationen an Ihre Mitarbeiter weiter
Mitarbeiter und Führungskräfte sehen gerne die Ergebnisse der von ihnen durchgeführten Umfragen. Fassen Sie alle wichtigen Punkte in einem kurzen Bericht oder einer Präsentation zusammen. Wenn Sie nach demografischen Daten gefragt haben, stellen Sie sicher, dass Führungskräfte und Mitarbeiter Zugang zu den spezifischen Daten haben, die sie am meisten betreffen. Die Herausforderungen können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein, und ein detaillierterer Überblick könnte hilfreich sein.
Wenn Sie die Schleife Feedback schließen und die Ergebnisse mit den Mitarbeitern teilen, werden diese viel eher bereit sein, die nächste Umfrage auszufüllen.
Empfehlungen für notwendige Veränderungen im Bereich der Vielfalt abgeben
Die letzte bewährte Praxis zur Nachbereitung von Umfragen zur personellen Vielfalt besteht darin, dass Sie abschließende Empfehlungen für das weitere Vorgehen abgeben. Legen Sie diese Ziele fest und stellen Sie sicher, dass sie mit dem übereinstimmen, was Ihre Organisation in Zukunft erreichen möchte.
Im Folgenden finden Sie einige Empfehlungen, die Sie auf der Grundlage der Ergebnisse der Umfrage aussprechen könnten:
- Investieren Sie X US-Dollar in Mitarbeiter-Ressourcengruppen, um unterrepräsentierte Gruppen zu unterstützen;
- Verbessern Sie den Einstellungsprozess, um Vielfalt und Integration zu berücksichtigen, indem Sie geführte Rubriken verwenden oder Details (einschließlich Fotos) aus den Bewerbungen entfernen;
- Feiern Sie X verschiedene Feiertage pro Jahr;
- Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, an Tagen Urlaub zu nehmen, die ihnen wichtig sind, und nicht etwa an religiösen Feiertagen, die nicht mit ihren Überzeugungen übereinstimmen;
- Setzen Sie einen bezahlten, gemischten Ausschuss aus Mitarbeitern ein, der beratend tätig wird und mit der Unternehmensleitung zusammenarbeitet, um die Vielfalt am Arbeitsplatz zu verbessern;
- Diversifizierung der Unternehmensführung um X % in den nächsten X Jahren;
- Erstellen Sie einen Plan für eine regelmäßige Umfrage zur Vielfalt, um Trends zu erkennen, Initiativen zu verfolgen und einen integrativeren Arbeitsplatz zu schaffen.
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