Wie man Mitarbeitern konstruktive Feedback gibt

TL;DR: "Feedback" kann ein beängstigendes Wort für Arbeitnehmer sein, die unter den Praktiken der alten Schule des Personalmanagements gelitten haben. Aber in der Arbeitswelt, in der der Mensch im Mittelpunkt steht, sollten wir alle Teil davon sein, Feedback sollte ein Instrument für Wachstum und berufliche Entwicklung in der Kultur jeder Organisation sein. Und dies sollte rechtzeitig und auf konstruktive Weise geschehen.

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Was ist konstruktives Feedback und wie können Sie Ihren Mitarbeitern konstruktives Feedback bieten, um Ihr Team zu fördern?

Millennials stellen die überwiegende Mehrheit der weltweiten Belegschaft, und nur 19 % von ihnen stimmen voll und ganz zu, dass sie bei der Arbeit häufig Feedback erhalten. Erschwerend kommt hinzu, dass nur 17 % dieser Generation das Feedback, das sie bei der Arbeit erhalten, als sinnvoll empfinden. Aber warum ist wirklich konstruktives Feedback so selten? Und warum macht es Manager und Mitarbeiter nervös?

Für viele Menschen haben überholte Managementpraktiken dazu geführt, dass die Idee von Feedback (sowohl das Geben als auch das Nehmen) Albtraum wurden. Und das ist eine echte Schande — denn Feedback sollte immer eine Gelegenheit zur gemeinsamen Ausrichtung und zum Wachstum für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen sein.

Wenn es richtig gemacht wird, ist konstruktives Feedback ein Mittel, um das Wachstum Ihres Teams zu fördern, nicht um schlechte Leistungen zu "korrigieren". Konstruktives Feedback fördert das Vertrauen, die Eigenverantwortung und das Gefühl der Zusammenarbeit im Team. Höhere Leistung und mehr Engagement sind die Folge.

Es ist verständlich, dass diejenigen, die unter überholten Managementpraktiken gelitten haben, immer noch einen Anstoß brauchen, um Feedback eine Chance zu geben. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, die richtige Botschaft zu vermitteln, indem Sie üben, Feedback rechtzeitig, wachstumsorientiert und einfühlsam zu geben (und darum zu bitten), gefolgt von umsetzbaren Vorschlägen. Betrachten Sie sich selbst als Coach; es mag anfangs eine Herausforderung sein, aber die Ergebnisse werden kommen.

"Großartige Manager führen häufige Gespräche — formell und informell — mit ihren Mitarbeitern darüber, wie sie sich schlagen. Kurz gesagt, sie sind Coaches, die sofortiges, konstruktives und motivierendes Feedback geben, um den Mitarbeitern zu helfen, immer bessere Ergebnisse zu erzielen."(Gallup, 2019)

Dies sind einige Beispiele für konstruktives vs. destruktives Feedback:

DESTRUKTIV: "Sie sind in diesem Quartal weit hinter Ihren Zielen zurück. Da sollten Sie besser etwas dagegen tun."

KONSTRUKTIV: "Mir ist aufgefallen, dass dieses Quartal in Bezug auf Ihre Ziele etwas schwieriger zu sein scheint, obwohl ich sehe, dass Sie hart arbeiten. Gibt es etwas, bei dem ich Sie unterstützen kann? Gibt es Hindernisse? Wie wäre es, wenn wir eine informelle Sparringssession zum Gedankenaustausch ansetzen?"

Lesen Sie diesen Leitfaden weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihren Mitarbeitern und Vorgesetzten konstruktives Feedback geben können.

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Mit diesem Handbuch sollen neue und erfahrene Führungskräfte in die Lage versetzt werden, eine Feedback Kultur in ihren Teams zu fördern und zu wissen, wie sie mit konstruktivem Feedback das Wachstum ihrer Mitarbeiter und des Unternehmens fördern können. Es kann für Performance Reviews verwendet werden, aber idealerweise werden Sie diese Art von Feedback viel häufiger einsetzen.

Neben den Führungskräften können auch die Mitarbeiter wertvolle Einblicke gewinnen, wenn es darum geht, Kollegen und Führungskräften konstruktives Feedback zu geben und sich für menschenorientierte Feedback Prozesse einzusetzen.

Eine Kultur des Vertrauens — und es ist in Ordnung, wenn Sie noch nicht so weit sind

Ehrliches, konstruktives Feedback kann nur in einem Umfeld des Vertrauens und der psychologischen Sicherheit stattfinden. Unabhängig davon, ob Sie diese Voraussetzungen bereits erfüllen oder einen Kulturwandel einleiten, müssen Sie Ihrem Team kontinuierlich zeigen, dass das Ziel von Feedback Wachstum und Unterstützung — und nicht Bestrafung — ist. Auch das Unternehmen sollte sich darauf einstellen und bereit sein, Vertrauen zum Bestandteil seiner Kultur zu machen.

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie Ihre Mitarbeiter immer wieder nach Feedback zu bestimmten Projekten und zu Ihren Leistungen als Führungskraft fragen. Fragen Sie, ob es etwas gibt, was Sie tun können, um sie besser zu unterstützen, und scheuen Sie sich nicht, Verletzlichkeit zu zeigen und die Leute daran zu erinnern, dass auch Sie ein Mensch sind. Geben Sie zu, wenn Sie einen Fehler gemacht haben, und teilen Sie ihn gegebenenfalls mit Ihrem Team.

Seien Sie freundlich und einfühlsam.

Konstruktives Feedback muss respektvoll sein. Vergewissern Sie sich, dass Sie sie in einem angemessenen Rahmen teilen — das kann auch ein privater sein. Bei positivem Feedback sollten Sie sich nicht scheuen, dies in der Öffentlichkeit zu teilen. Anerkennung ist der Schlüssel zu Engagement, Entwicklung und Bindung der Mitarbeiter.

Zeigen Sie niemals mit dem Finger auf andere — Anschuldigungen bringen Sie nicht weiter. Zeigen Sie, dass das Feedback von einer guten Seite kommt, und konzentrieren Sie sich auf das Verhalten. Es darf nicht um die Person gehen.

Handeln Sie zeitnah. Lassen Sie nicht zu viel Zeit vergehen, nachdem eine Situation oder ein Projekt, über das Sie Feedback teilen möchten, abgeschlossen ist. So stellen Sie sicher, dass das Thema noch frisch in Ihren Köpfen ist und Ihre Vorschläge umsetzbar sind.

Sprechen Sie nicht mehrere Themen auf einmal an. Das würde die andere Person nur überfordern. Wenn Sie rechtzeitig agieren, können Sie diese Art von Feedback-Überlastung vermeiden.

Kontinuierliches Feedback ist wichtig, aber sie sollte nicht so häufig stattfinden, dass sie zu einem Instrument des Mikromanagements wird.

Teilen Sie eine ausgewogene Perspektive zwischen dem Austausch konstruktivem und entwicklungsorientiertem Feedback und dem Hervorheben positiver Verhaltensweisen und Ergebnisse.

Legen Sie gegebenenfalls dokumentierte Verfahren vor. Dies wird Ihnen helfen, sich darauf zu konzentrieren, wie etwas getan werden sollte, anstatt auf einen bereits gemachten Fehler.

Wenn Sie einem Mitarbeiter vorschlagen, verschiedene Fähigkeiten zu verbessern, sollten Sie die aktuellen OKRs und Entwicklungsziele berücksichtigen, um zu entscheiden, worauf der Schwerpunkt gelegt werden soll. Könnte eine dieser Fähigkeiten ein aktuelles Ziel unterstützen? Gehen Sie nicht mehrere Bereiche gleichzeitig an.

Ziehe in Erwägung, in 360-Grad-Feedback-Instrumente zu investieren, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten regelmäßig eine ausführliche Bewertung ihrer Leistung erhalten.

Einige Manager führen in ihren wöchentlichen Teammeetings einen Abschnitt "Fails der Woche" ein, um auf lockere Art und Weise Erkenntnisse auszutauschen und das Vertrauen zu stärken. Es versteht sich von selbst, dass Sie der Erste sein sollten, der seine "Fails" mitteilt, wenn Sie dies tun.

1. Blick in die Vergangenheit

Wenn Sie ein Thema gefunden haben, zu welchem Feedback teilen möchten, prüfen Sie, ob Sie dieses Thema bereits besprochen haben. Sehen Sie sich relevante Informationen an, z. B. früheres Feedback, Performance Reviews und Notizen aus 1:1 Meetings.

Dabei geht es nicht darum, frustriert zu sein, wenn sich ein Verhalten oder eine Leistung nicht verbessert hat, sondern zu verstehen, wie Sie in der Vergangenheit an das Thema herangegangen sind, zu bewerten, ob Sie zusätzliche Unterstützung bieten können (z. B. Lernressourcen, Sitzungen mit einem Coach), und Verbesserungen hervorzuheben, wenn Sie Feedback geben.

Die Erstellung von Lerninhalten für Ihre Mitarbeiter ist eine lohnende Investition und zeigt, dass Sie sich für sie interessieren.

2. Seien Sie konkret und überlegen Sie, wie Sie Unterstützung leisten können

Kaum etwas ist frustrierender als Feedback ohne verwertbare Erkenntnisse. Jemandem nur zu sagen, dass ein Bericht, den er vorgelegt hat, nicht gut genug ist, ist weder konstruktiv noch hilfreich. Nennen Sie also konkrete Verbesserungsmöglichkeiten, und überlegen Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen können, bevor Sie Ihr Feedback geben.

Einige Beispiele für Mitarbeiter Feedback:

Haben Sie schon einmal daran gedacht, die Daten in Ihrem Bericht zu segmentieren? Das würde die Visualisierung und den Datenvergleich erleichtern.

Ihr Hauptargument ist interessant, und ich würde vorschlagen, es weiter auszubauen und das Thema zu vertiefen.

Ich finde, dass die Einleitung für Leser, die mit dem Thema nicht vertraut sind, nicht anschaulich genug war. Es wäre toll, wenn Sie sie etwas ausführlicher gestalten und mehr Kontext liefern könnten.

Ich habe kürzlich ein hervorragendes Video zu diesem Thema gesehen. Ich werde es mit Ihnen teilen — ich denke, es wird Ihnen interessante Einblicke geben und Ihnen diese Aufgabe in Zukunft erleichtern.

Hinweis: Spezifisch zu sein ist ebenso für positives Feedback entscheidend. Jemandem zu sagen, was genau seine Leistung "großartig" macht, kann ihn dazu ermutigen, sich weiterhin auf diesen Bereich der Exzellenz zu konzentrieren. Bleiben Sie also nicht jedes Mal bei "tolle Leistung" stehen.

3. Entscheiden Sie, wie Sie Feedback teilen wollen

Regelmäßige 1:1 Meetings zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sind eine bewährte Praxis, und diese Treffen sind eine gute Gelegenheit, konstruktive Feedback auszutauschen (natürlich abgesehen von dem Feedback, den Sie bei Performance Reviews geben sollten).

Aber Feedback muss zeitnah erfolgen, und das Warten auf ein 1:1-Gespräch ist nicht immer eine Option. Manchmal ist es besser, Feedback schriftlich mitzuteilen (z. B. auf Slack, per E-Mail oder über die People Enablement Platform von Leapsome, die eine Sofortfunktion Feedback bietet).

4. Klären Sie Ihre Absicht

Wenn Sie die oben genannten Schritte durchgeführt haben, sollten Sie mit der Übermittlung Ihrer Feedback beginnen. Ihre Absicht zu verdeutlichen bedeutet, das "Warum" zu erklären, warum Sie Ihre Meinung zu einem Thema mitteilen. Lassen Sie Ihre Gesprächspartner in ein oder zwei Sätzen wissen, warum dies wichtig ist.

5. Geben Sie den Kontext an und beschreiben Sie die Situation

Dies gilt sowohl für das Ansprechen einer heiklen Situation (z. B. eines Konflikts mit einem anderen Teammitglied) als auch für eine umfassendere Feedback, z. B. wenn man jemandem vorschlägt, die Priorisierung seiner Aufgaben zu ändern. Zu sagen: "Ich habe das Gefühl, dass du manchmal weniger wichtige Themen priorisierst", ist für eine effektive Feedback nicht deutlich genug. Geben Sie die Fälle an, in denen dies geschehen ist.

Wenn Sie Beispiele anführen, verringert sich die Gefahr, dass Ihr Feedback als persönlicher Angriff aufgefasst wird.

6. Teilen Sie Ihre Meinung

Für viele Menschen ist es unangenehm, Feedback zu geben oder zu empfangen, weil es auf ihrer Meinung beruhen könnte. Wenn es um eine Konfliktsituation innerhalb des Teams geht, macht der gesunde Menschenverstand natürlich klar, welche Verhaltensweisen angemessen und welche unangemessen sind. Aber bei der Bewertung eines Projekts führt kein Weg daran vorbei, dass man seine Sichtweise mitteilt.

Seien Sie also ehrlich und verwenden Sie Sätze wie "Ich fühle, dass..." und "Ich denke, dass...". Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter, was Sie von einer Sache halten, was Sie darüber denken oder fühlen, und teilen Sie Ihre Interpretation/Wahrnehmung mit.

Und es ist eine gute Idee, mit dem anzufangen, was funktioniert, und zu zeigen, dass man für ihre Beiträge dankbar ist, anstatt sich gleich auf ein Problem zu stürzen.

7. Zuhören, was sie zu sagen haben

Arbeiten Sie an Ihren Kommunikationsfähigkeiten, um Transparenz zu fördern, und seien Sie bereit, aktiv zuzuhören, was die andere Person zu sagen hat. Vielleicht entdecken Sie Dinge, die Sie vorher nicht bedacht haben, und gewinnen hilfreiche Erkenntnisse über die Situation/das Thema.

8. Unterstützung anbieten

Wie in Schritt 2 erläutert, sollten Sie sich überlegen, wie Sie den Mitarbeiter unterstützen können, bevor Sie ihm konstruktive Feedback bzw. Vorschläge machen, und diese im Hinterkopf behalten. Um die Verantwortlichkeit zu fördern und Vertrauen aufzubauen, sollten Sie idealerweise warten, bis Ihr Mitarbeiter Ihnen mitteilt, dass er Unterstützung benötigt (erwarten Sie aber nicht, dass dies immer geschieht, und scheuen Sie sich nicht, hilfreiche Vorschläge zu machen).

9. Legen Sie die nächsten Schritte fest

Das gilt nicht für jede Situation, ist aber in manchen Fällen sehr hilfreich. Vereinbaren Sie zum Beispiel die nächsten Schritte, damit Ihr Mitarbeiter ein Projekt überarbeiten kann, oder einen Zeitplan für den Abschluss eines Kurses.

Best Practices zur Nachbereitung für die Bereitstellung von konstruktivem Feedback

Melden Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter

Sprechen Sie sie nicht zu lange nach dem Austausch von Feedback an und fragen Sie sie, ob sie Fragen haben, wie sie über das Besprochene denken und ob sie Unterstützung brauchen.

Machen Sie Feedback zu einer ständigen Praxis — und zwar in beide Richtungen.

Seien Sie konsequent mit Ihrem Feedback. Wenn Sie es nur ab und zu tun, wird es viel schwieriger sein, eine Feedback Kultur zu etablieren. Gehen Sie dabei mit gutem Beispiel voran und fragen Sie auch andere nach Feedback.

💡 Möchtest du mehr darüber erfahren, wie man eine Feedback Kultur pflegt? Hier findest du 21 Beispiele, wie du Feedback an deine Mitarbeiter/innen weitergeben kannst.

Oh, und wir empfehlen dir auch unseren kostenlosen Vorlage mit Best-Practice-Fragen für Performance Reviews. 😉 .

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Machen Sie Feedback zu einem Teil der täglichen Arbeit mit Leapsome

Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.

Die Erfassung des gegebenen und erhaltenen Feedbacks innerhalb Ihres Teams kann dazu beitragen, eine positive Feedback-Kultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr über die Verwendung von kontinuierlichen Feedback-Analysen in Leapsome zu erfahren.

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Feedback sollte kontinuierlich und zeitnah erfolgen. Neben den Performance Reviews können Sie sie auch in Ihren wöchentlichen 1:1 Meetings Feedback teilen — sowie auch in anderen Situationen.

Aber wenn es nichts gibt, was Sie ansprechen können, denken Sie sich nicht einfach irgendetwas aus, nur weil Sie Feedback geben wollen. Es gibt keine feste Reihenfolge, nach der Sie vorgehen sollten. Und denken Sie daran, dass Sie dies nicht so oft tun sollten, dass sich die Mitarbeiter überwacht fühlen.