Wie man eine Personalumfrage erstellt

Was ist eine Pulsbefragung und was ist ihr Zweck? Wann sollten sie anstelle von ausführlicheren Mitarbeiterbefragungen verwendet werden?

Engagement-Umfragen sind für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung. Als gründliche Fragebögen sollten diese Umfragen jedoch nicht zu oft verschickt werden – aber Umstände ändern sich schnell. Daher ist es keine gute Idee, bis zur nächsten Umfragerunde zu warten, um herauszufinden, wie sich die Stimmung in Ihrem Team in Bezug auf bestimmte Themen (insbesondere aktuelle Themen wie Remote-Arbeit) entwickelt hat. Was ist also die beste Vorgehensweise? Versenden Sie kurze Pulsumfragen zwischen den einzelnen Personalumfragen.

Indem Sie Ihr Team vorbereiten und einladen, an schnellen Pulsumfragen teilzunehmen, zeigen Sie, dass Ihnen die Meinung Ihrer Mitarbeiter wichtig ist und dass Sie auf ihre Bedürfnisse hören — und das alles, während Sie Probleme im Keim ersticken, bevor sie die Mitarbeiterbindung, das Engagement und das Unternehmenswachstum beeinträchtigen.

Wie bei medizinischen Untersuchungen ist die frühzeitige Diagnose von organisatorischen Problemen, die durch Pulsbefragungen aufgedeckt werden, entscheidend für die Genesung. Wenn Sie z. B. feststellen, dass Ihre Mitarbeiter mehr Flexibilität wünschen, haben Sie die Chance, ihnen dies anzubieten, sofern dies für Ihr Unternehmen möglich ist. Die Alternative wäre, es erst zu erfahren, wenn es zu spät ist und die Mitarbeiter kündigen.

Pulsumfragen können Ihnen auch dabei helfen, die Auswirkungen neuer Richtlinien zu verstehen, Engagementtrends zu verfolgen, eine Feedback Kultur zu fördern, die Auswirkungen aktueller Aktionspläne zu messen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Research von Gallup haben ergeben, dass 8 % der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass ihr Arbeitgeber Maßnahmen aufgrund von Umfragen ergreift, während 38 % keine Ahnung haben, ob das Unternehmen überhaupt etwas unternimmt. Es reicht also nicht aus, Umfragen zum Engagement oder zum Puls zu versenden: Sie müssen die Ergebnisse mit Ihren Mitarbeitern teilen und die gesammelten Daten nutzen, um Maßnahmen zu ergreifen und auf ihre Anliegen einzugehen. Dieser Gedanke mag überwältigend erscheinen, aber ein Umfragetool mit fortschrittlichen Analysemöglichkeiten kann nicht nur den Prozess für Sie und Ihr Team vereinfachen, sondern auch verwertbare Erkenntnisse liefern.

Klingt gut, aber Sie wissen noch nicht, wie Sie vorgehen sollen? Kein Problem: Lesen Sie dieses Handbuch, um herauszufinden, wie Sie eine Pulsbefragung erstellen können, einschließlich der Häufigkeit der Befragung, der Auswahl der Fragen und wichtiger Tipps.

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Wie du dieses People Ops Playbook durchführst:

1. Legen Sie mit einem definierten Ziel fest, wie oft Sie die Umfrage durchführen wollen

Da Sie nun wissen, worauf Sie sich konzentrieren werden, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um die beste Wiederholung für Ihre Pulsumfrage zu finden. Obwohl es sich auch um eine einmalige Aktion handeln kann, empfehlen wir, die Pulsumfragen regelmäßig durchzuführen und das Engagement und andere Datentrends im Laufe der Zeit zu verfolgen, um noch bessere Erkenntnisse zu gewinnen.

Verschiedene Umfrageziele können unterschiedliche Wiederholungen erforderlich machen. Wenn Sie beispielsweise eine Umfrage zu den DEI-Initiativen (Diversity, Equity, Inclusion) Ihres Unternehmens durchführen, wäre es dann sinnvoll, sie jeden Monat durchzuführen? Oder wäre ein längerer Abstand (z. B. 3-6 Monate) angemessener, wenn man bedenkt, wie viel Zeit Sie benötigen, um die Ergebnisse zu analysieren, einen Aktionsplan zu erstellen und diese DEI-Initiativen in Gang zu setzen?

Wenn Sie jedoch eine Pulsbefragung zu einer neuen Unternehmenspolitik durchführen (z. B. zu einem neuen hybriden Arbeitsmodell), könnte ein Abstand von sechs Monaten zwischen den Umfragen zu lang sein, um ein verringertes Engagement und Probleme zu erkennen, die Sie relativ schnell angehen könnten.

2. Wählen Sie die Fragen für Ihre Pulsbefragung aus

Bestimmen Sie die Anzahl der Fragen für Ihre Umfrage und arbeiten Sie an diesen Fragen. Die Festlegung eines Rhythmus in Schritt 1 ist jetzt hilfreich — wenn Sie alle vier Wochen eine Pulsumfrage versenden, sollten Sie sie so kurz wie möglich halten. Wir empfehlen, Pulsumfragen auf 5 bis 15 Fragen zu beschränken. Bei monatlichen oder zweiwöchentlichen Fragebögen ist es also besser, sie kürzer zu halten. Idealerweise sollten diese Umfragen in nicht mehr als fünf Minuten ausgefüllt werden.

Bei der Auswahl der Fragen kannst du dich auf unsere herunterladbare Umfrage Vorlage mit Best-Practice-Fragebögen zu 22 Kategorien und unsere Liste mit Beispielen für Mitarbeiter Feedback beziehen. Wenn du weitere Fragen erstellst, solltest du darauf achten, dass sie messbar sind. Auch wenn eine Plattform mit fortschrittlichen Personalanalyse eine Stimmung Analyse für qualitative Antworten bieten kann, sorgen quantitative Daten für eine klarere Nachverfolgung. Außerdem kann es passieren, dass die Rücklaufquote sinkt, wenn Puls-Checks gründliche Eingaben erfordert (was bei zu vielen offenen Fragen der Fall sein kann).

Halten Sie die Dinge einfach und umsetzbar. Die Frage "Fühlen Sie sich bei der Arbeit engagiert?" liefert nicht dieselben Erkenntnisse wie die spezifischere Frage "Können die Mitarbeiter im Unternehmen ihre Meinung äußern, ohne Angst vor Vergeltung oder Ablehnung zu haben?".

3. Laden Sie die Teilnehmer ein und stellen Sie ihnen die benötigten Informationen zur Verfügung

Die Durchführung von Pulsumfragen zeigt, dass Ihr Unternehmen Wert auf Kommunikation legt. Übernehmen Sie also die Führung, indem Sie zusammen mit den Fragen bzw. der Einladung zur Umfrage unkomplizierte Informationen übermitteln:

Der Zweck der Pulsbefragung;
Wie viel Zeit wird für das Ausfüllen benötigt;
Eine Frist für die Teilnahme;
Anonymität. Machen Sie deutlich, dass die Teilnahme anonym ist — und stellen Sie natürlich sicher, dass die Anonymität gewährleistet ist (was Sie leicht mit einer Umfrageplattform wie Leapsome);
Wie Sie die Ergebnisse zu nutzen gedenken. Die Mitarbeiter wissen, wenn es keinen praktischen Zweck für eine Umfrage gibt; in solchen Fällen steigt die Umfragemüdigkeit und die Antwortquote sinkt. Kommunizieren Sie, dass die Organisation beabsichtigt, die Umfrageergebnisse zu nutzen, um Verbesserungen vorzunehmen.

4. Versenden Sie Erinnerungen, um die Beteiligung zu erhöhen

Seien Sie nicht zu aufdringlich, denn das könnte dazu führen, dass die Teilnehmer die Umfrage nur überfliegen und die Ergebnisse unzuverlässig sind. Aber scheuen Sie sich nicht, Ihr Team daran zu erinnern, dass Umfragen wichtig sind, um den Mitarbeitern die bestmögliche Erfahrung zu bieten.

Ein Best-Practice-Tipp ist, mehrere interne Kommunikationskanäle zu nutzen, um diese Erinnerungen zu teilen. Z.B. All-Hands-Meetings, Chat, E-Mail. Sie können auch Manager bitten, ihre Teammitglieder bei 1:1 Meetings und Team-Meetings zu erinnern.

Bewährte Verfahren zur Nachbereitung von OKR-Check-ins

Gehen Sie auf die Daten ein

Auf diese Weise können Sie herausfinden, was am wichtigsten ist, und wichtige Erkenntnisse gewinnen. Ohne die Interpretation der quantitativen und qualitativen Antworten haben Sie zwar eine Menge Daten, aber keine Möglichkeit, einen Aktionsplan zu erstellen. Ein Tool mit fortschrittlicher Personenanalyse kann sogar qualitative Antworten analysieren und eine Stimmungsanalyse sowie Vorschläge für einen Aktionsplan anbieten.

Teilen Sie die Ergebnisse

Untersuchungen belegen, dass eine transparente Kommunikation das Engagement erhöht. Außerdem möchten Sie nicht, dass Ihr Team das Gefühl hat, seine Antworten würden nicht ernst genommen — warum sollte sich sonst jemand die Zeit nehmen, sich zu beteiligen?

Es besteht keine Notwendigkeit, dies komplex zu gestalten. Leicht verständliche Statistiken und einfache Diagramme mit Stärken und Schwächen genügen. Aber arbeiten Sie zeitnah. Es ist höchstwahrscheinlich sinnlos, die Ergebnisse einer Umfrage zu präsentieren, die vor fünf Monaten durchgeführt wurde.

Vielleicht möchten Sie auch anonyme Zitate von Mitarbeitern einfügen, um zu zeigen, dass Sie ihnen zuhören. Weitere anonyme Feedback Kommentare, die Sie vielleicht nicht verstanden haben, können ebenfalls sehr hilfreich sein.

Maßnahmen ergreifen

Legen Sie dar, wie das Unternehmen auf die in der Umfrage erhobenen Daten reagieren will. Wenn möglich, sollten Sie diese bei der Präsentation der Ergebnisse mitteilen und Ihre Maßnahmen mit einem Zeitrahmen versehen. Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeiter, dass Sie keine leeren Versprechungen für die ferne Zukunft machen.

Machen Sie außerdem deutlich, warum einige Mitarbeiterwünsche vorerst nicht berücksichtigt werden (können). Wenn sie die Gründe nicht verstehen, warum Sie bestimmte Initiativen zum jetzigen Zeitpunkt nicht weiterverfolgen, können Ihre Mitarbeiter frustriert sein und sich nicht an zukünftigen Umfragen beteiligen.

💡 Möchten Sie noch mehr über Personalumfragen erfahren?

Greifen Sie auf unser People Ops Playbook über die Durchführung von Personalumfragen und unsere kostenlose Vorlage mit 72 Fragen aus 22 Kategorien zu. 😉

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Erstellen Sie Mitarbeiterbefragungen mit der Best-Practice-Umfragebibliothek von Leapsome

Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.

Die Auswahl von Fragen für Mitarbeiterumfragen kann eine Herausforderung sein. In diesem Video erfahren Sie mehr über die Fragenbibliothek von Leapsome, in der Sie auf von Experten entwickelte Fragen zugreifen und Umfragen erstellen können.

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Häufig gestellte Fragen

Was sind die Vorteile von Pulsbefragungen?

Die Durchführung von Pulsumfragen bringt Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

Erhöhte Teilnahmequote;
Pflege einer Feedback Kultur;
Geben Ihren Mitarbeitern das Gefühl, gehört zu werden;
Einholung von Beiträgen zu bestimmten Themen;
Tracking-Initiativen, die nach Mitarbeiterbefragungen gestartet wurden;
Erkennen von Problemen, bevor sie zu einem größeren Problem werden.

Sind Pulsbefragungen und Personalumfragen das Gleiche?

Nein. Pulsumfragen sollten viel kürzer sein und sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren. Sie sollten auch häufiger durchgeführt werden und ergänzen die Personalumfragen (Sie können Pulsumfragen auch verwenden, um die Reaktion auf Initiativen zu messen, die nach einer Personalumfrage eingeführt wurden).

Wie viele Fragen sollte eine Pulsumfrage enthalten? Wie lang sollte eine sie sein?

Wir empfehlen, die Anzahl der Fragen bei Pulsumfragen zwischen 5 und 15 zu halten. Die für Sie richtige Anzahl von Fragen hängt vom Zweck, dem Umfang und der Häufigkeit der Umfrage ab. Auch die Wiederholung sollte im Vordergrund stehen: Je kürzer die Abstände dazwischen sind, desto kürzer sollten sie sein.

⭐️ Profi-Tipp: Wenn Sie eine wiederkehrende Umfrage durchführen, wechseln Sie die Fragen und ziehen Sie ein "intelligentes Sampling" in Betracht — das bedeutet, dass nicht jedem Teilnehmer die gleichen Fragen gestellt werden.

Was soll man mit den Ergebnissen der Pulsbefragung tun?

Analysieren Sie die Daten, idealerweise mit Hilfe einer GDPR-konformen Plattform mit fortschrittlicher Personenanalyse, arbeiten Sie an einem Aktionsplan und teilen Sie die Ergebnisse mit den Teilnehmern.