1. Legen Sie mit einem definierten Ziel fest, wie oft Sie die Umfrage durchführen wollen
Da Sie nun wissen, worauf Sie sich konzentrieren werden, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um die beste Wiederholung für Ihre Pulsumfrage zu finden. Obwohl es sich auch um eine einmalige Aktion handeln kann, empfehlen wir, die Pulsumfragen regelmäßig durchzuführen und das Engagement und andere Datentrends im Laufe der Zeit zu verfolgen, um noch bessere Erkenntnisse zu gewinnen.
Verschiedene Umfrageziele können unterschiedliche Wiederholungen erforderlich machen. Wenn Sie beispielsweise eine Umfrage zu den DEI-Initiativen (Diversity, Equity, Inclusion) Ihres Unternehmens durchführen, wäre es dann sinnvoll, sie jeden Monat durchzuführen? Oder wäre ein längerer Abstand (z. B. 3-6 Monate) angemessener, wenn man bedenkt, wie viel Zeit Sie benötigen, um die Ergebnisse zu analysieren, einen Aktionsplan zu erstellen und diese DEI-Initiativen in Gang zu setzen?
Wenn Sie jedoch eine Pulsbefragung zu einer neuen Unternehmenspolitik durchführen (z. B. zu einem neuen hybriden Arbeitsmodell), könnte ein Abstand von sechs Monaten zwischen den Umfragen zu lang sein, um ein verringertes Engagement und Probleme zu erkennen, die Sie relativ schnell angehen könnten.
2. Wählen Sie die Fragen für Ihre Pulsbefragung aus
Bestimmen Sie die Anzahl der Fragen für Ihre Umfrage und arbeiten Sie an diesen Fragen. Die Festlegung eines Rhythmus in Schritt 1 ist jetzt hilfreich — wenn Sie alle vier Wochen eine Pulsumfrage versenden, sollten Sie sie so kurz wie möglich halten. Wir empfehlen, Pulsumfragen auf 5 bis 15 Fragen zu beschränken. Bei monatlichen oder zweiwöchentlichen Fragebögen ist es also besser, sie kürzer zu halten. Idealerweise sollten diese Umfragen in nicht mehr als fünf Minuten ausgefüllt werden.
Bei der Auswahl der Fragen kannst du dich auf unsere herunterladbare Umfrage Vorlage mit Best-Practice-Fragebögen zu 22 Kategorien und unsere Liste mit Beispielen für Mitarbeiter Feedback beziehen. Wenn du weitere Fragen erstellst, solltest du darauf achten, dass sie messbar sind. Auch wenn eine Plattform mit fortschrittlichen Personalanalyse eine Stimmung Analyse für qualitative Antworten bieten kann, sorgen quantitative Daten für eine klarere Nachverfolgung. Außerdem kann es passieren, dass die Rücklaufquote sinkt, wenn Puls-Checks gründliche Eingaben erfordert (was bei zu vielen offenen Fragen der Fall sein kann).
Halten Sie die Dinge einfach und umsetzbar. Die Frage "Fühlen Sie sich bei der Arbeit engagiert?" liefert nicht dieselben Erkenntnisse wie die spezifischere Frage "Können die Mitarbeiter im Unternehmen ihre Meinung äußern, ohne Angst vor Vergeltung oder Ablehnung zu haben?".
3. Laden Sie die Teilnehmer ein und stellen Sie ihnen die benötigten Informationen zur Verfügung
Die Durchführung von Pulsumfragen zeigt, dass Ihr Unternehmen Wert auf Kommunikation legt. Übernehmen Sie also die Führung, indem Sie zusammen mit den Fragen bzw. der Einladung zur Umfrage unkomplizierte Informationen übermitteln:
- Der Zweck der Pulsbefragung;
- Wie viel Zeit wird für das Ausfüllen benötigt;
- Eine Frist für die Teilnahme;
- Anonymität. Machen Sie deutlich, dass die Teilnahme anonym ist — und stellen Sie natürlich sicher, dass die Anonymität gewährleistet ist (was Sie leicht mit einer Umfrageplattform wie Leapsome);
- Wie Sie die Ergebnisse zu nutzen gedenken. Die Mitarbeiter wissen, wenn es keinen praktischen Zweck für eine Umfrage gibt; in solchen Fällen steigt die Umfragemüdigkeit und die Antwortquote sinkt. Kommunizieren Sie, dass die Organisation beabsichtigt, die Umfrageergebnisse zu nutzen, um Verbesserungen vorzunehmen.
4. Versenden Sie Erinnerungen, um die Beteiligung zu erhöhen
Seien Sie nicht zu aufdringlich, denn das könnte dazu führen, dass die Teilnehmer die Umfrage nur überfliegen und die Ergebnisse unzuverlässig sind. Aber scheuen Sie sich nicht, Ihr Team daran zu erinnern, dass Umfragen wichtig sind, um den Mitarbeitern die bestmögliche Erfahrung zu bieten.
Ein Best-Practice-Tipp ist, mehrere interne Kommunikationskanäle zu nutzen, um diese Erinnerungen zu teilen. Z.B. All-Hands-Meetings, Chat, E-Mail. Sie können auch Manager bitten, ihre Teammitglieder bei 1:1 Meetings und Team-Meetings zu erinnern.
Bewährte Verfahren zur Nachbereitung von OKR-Check-ins
Gehen Sie auf die Daten ein
Auf diese Weise können Sie herausfinden, was am wichtigsten ist, und wichtige Erkenntnisse gewinnen. Ohne die Interpretation der quantitativen und qualitativen Antworten haben Sie zwar eine Menge Daten, aber keine Möglichkeit, einen Aktionsplan zu erstellen. Ein Tool mit fortschrittlicher Personenanalyse kann sogar qualitative Antworten analysieren und eine Stimmungsanalyse sowie Vorschläge für einen Aktionsplan anbieten.
Teilen Sie die Ergebnisse
Untersuchungen belegen, dass eine transparente Kommunikation das Engagement erhöht. Außerdem möchten Sie nicht, dass Ihr Team das Gefühl hat, seine Antworten würden nicht ernst genommen — warum sollte sich sonst jemand die Zeit nehmen, sich zu beteiligen?
Es besteht keine Notwendigkeit, dies komplex zu gestalten. Leicht verständliche Statistiken und einfache Diagramme mit Stärken und Schwächen genügen. Aber arbeiten Sie zeitnah. Es ist höchstwahrscheinlich sinnlos, die Ergebnisse einer Umfrage zu präsentieren, die vor fünf Monaten durchgeführt wurde.
Vielleicht möchten Sie auch anonyme Zitate von Mitarbeitern einfügen, um zu zeigen, dass Sie ihnen zuhören. Weitere anonyme Feedback Kommentare, die Sie vielleicht nicht verstanden haben, können ebenfalls sehr hilfreich sein.
Maßnahmen ergreifen
Legen Sie dar, wie das Unternehmen auf die in der Umfrage erhobenen Daten reagieren will. Wenn möglich, sollten Sie diese bei der Präsentation der Ergebnisse mitteilen und Ihre Maßnahmen mit einem Zeitrahmen versehen. Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeiter, dass Sie keine leeren Versprechungen für die ferne Zukunft machen.
Machen Sie außerdem deutlich, warum einige Mitarbeiterwünsche vorerst nicht berücksichtigt werden (können). Wenn sie die Gründe nicht verstehen, warum Sie bestimmte Initiativen zum jetzigen Zeitpunkt nicht weiterverfolgen, können Ihre Mitarbeiter frustriert sein und sich nicht an zukünftigen Umfragen beteiligen.
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Die Auswahl von Fragen für Mitarbeiterumfragen kann eine Herausforderung sein. In diesem Video erfahren Sie mehr über die Fragenbibliothek von Leapsome, in der Sie auf von Experten entwickelte Fragen zugreifen und Umfragen erstellen können.
