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Wie man Performance-Review-Kalibrierungen durchführt

TL;DR: Performance Reviews sind ein wichtiges Instrument, um Feedback zu geben und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Sie sind ein regelmäßiger Anhaltspunkt für die Mitarbeiter, um zu verstehen, was sie gut machen und woran sie arbeiten können. Aber es kann schwierig sein, Leistungsbeurteilungen richtig zu machen: 95 % der Manager sind mit der Art und Weise, wie ihr Unternehmen sie durchführt, unzufrieden. Worauf kommt es also an, damit Leistungsbeurteilungen funktionieren?

Ein entscheidendes Element ist Fairness. Eine McKinsey-Umfrage ergab, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeiter, die das Performance Management ihres Unternehmens als fair empfinden, es auch für effektiv halten. Leider kann eine unbewusste Voreingenommenheit von Managern die Fairness von Reviews untergraben. Und Voreingenommenheit ist ein Kulturkiller — Mitarbeiter, die sie wahrnehmen, sind fast dreimal so häufig unzufrieden und planen mehr als dreimal so häufig, ihren Arbeitsplatz innerhalb eines Jahres zu verlassen, wie aus den in Forbes veröffentlichten Daten hervorgeht.

Um sicherzustellen, dass die Reviews einheitlich sind, wenden sich viele Unternehmen an Kalibrierungen. Kalibrierungssitzungen sind zwar zeitaufwändig und mühsam zu koordinieren, aber dieser Prozess ist der Schlüssel zur Beseitigung von Voreingenommenheit in einem Unternehmen.


Was ist ein Performance Review Kalibrierungsprozess? Warum ist es wichtig, und wie wird eine Performance Review Kalibrierung durchgeführt?


"Kalibrieren" bedeutet, etwas zu standardisieren oder es für eine bestimmte Funktion genau einzustellen. Vielleicht haben Sie schon einmal ein Thermometer, ein pH-Meter oder eine Digitaluhr kalibriert. Durch die Kalibrierung eines Instruments können Sie sicherstellen, dass die Messwerte, die es Ihnen liefert, korrekt sind.

Dasselbe Konzept lässt sich auch auf Leistungsbeurteilungen anwenden. "Kalibrierung der Performance Reviews" bedeutet, dass sichergestellt wird, dass die Reviews ordnungsgemäß durchgeführt und bewertet werden. Aber was bedeutet das in der Praxis — wie genau kann man Performance Reviews kalibrieren, und warum ist das notwendig?

Wie datengestützt Ihr Performance Review Prozess auch sein mag, ein gewisses Maß an Subjektivität ist immer vorhanden. Bestimmte Manager werden wahrscheinlich nachsichtiger sein, während andere strenger bewerten werden. Ein Vorgesetzter könnte beispielsweise der Meinung sein, dass die meisten Mitarbeiter eine 5 ("ausgezeichnet") verdienen, es sei denn, es gibt Probleme mit ihrer Leistung. Ein anderer wiederum ist vielleicht der Meinung, dass die meisten Mitarbeiter eine 3 ("entspricht den Erwartungen") verdienen, es sei denn, ihre Leistung ist wirklich außergewöhnlich.

Diese Schwankungen bei der Einstufung sind zwar zu erwarten und natürlich, können aber auch Probleme verursachen. Sie erschweren es, ein klares "Gesamtbild" der Leistung in der gesamten Organisation zu entwickeln. Sie öffnen auch die Tür für Voreingenommenheit: Geben einige Manager ihren persönlichen Lieblingen bessere Noten? Oder geben sie bestimmten Typen von Mitarbeitern schlechtere Bewertungen?

Wir hatten eine Frau, die etwas Feedback bekam, weil "sie sich nicht zu Wort meldete". Und das Kalibrierungsteam konterte und sagte: "Aber schaffen Sie die richtigen Bedingungen für sie, und hören Sie ihr zu? Dies führte zu einer Diskussion über Integration, Voreingenommenheit und Stereotypen.
Und diese Diskussion wurde nicht von People Ops, sondern von den Managern geführt.

Die Tatsache, dass wir potenzielle Faktoren im Zusammenhang mit der Frage, wer dazu neigt, gehört zu werden, und warum, außerhalb eines formellen Klassenzimmers hervorheben können — und dann Feedback auf etwas konkreteres und nützlicheres für den Manager herunterbrechen können — ist sehr wirkungsvoll."

— Krystall Fierens-Lee, Chief People Experience Officer bei Proxyclick


Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter fair bewertet werden, entscheiden sich viele Unternehmen für einen Performance Review Kalibrierungsprozess, um die Bewertungsergebnisse zu standardisieren. Hier erfahren Sie, wie Sie diesen Prozess in Ihrem Unternehmen durchführen können.

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Wann Sie dieses Playbook verwenden sollten

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Sie können dieses Handbuch jederzeit nutzen, um Ihre DEI-Ziele (Diversity, Equity und Inclusion) zu erreichen, indem Sie unbewusste Vorurteile abbauen. Sie können es auch bei der Neugestaltung von Leistungsbeurteilungen verwenden — warum sollten Sie nicht damit beginnen, die Performance Review Kalibrierungen in Ihren Prozess zu integrieren?

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Die richtigen Analysetools

Um Performance Reviews zu kalibrieren, brauchst du eine einfache Möglichkeit, die Bewertungen verschiedener Manager und Teams zu vergleichen. People Enablement Tools machen diese Aufgabe sehr viel einfacher. Mit Leapsome kannst du dir zum Beispiel mit Visualisierungen wie der Heatmap und der 9-Box einen Überblick über das Gesamtbild verschaffen. Außerdem kannst du damit ganz einfach die Performance Review Bewertungen kalibrieren, nachverfolgen, wer welche Bewertung kalibriert hat, und sicherstellen, dass die Beschäftigten nur die endgültigen Bewertungen sehen.

HINWEISE & TIPPS
Hinweise & Tipps
  • Die Kalibrierung von Leistungsbeurteilungen kann zeitaufwändig sein. Möglicherweise müssen Sie mehrere Kalibrierungssitzungen mit Managern, HR-Mitarbeitern und/oder externen Partnern abhalten. Da die Performance Review Kalibrierung für die Genauigkeit der Beurteilung entscheidend ist, sollten Sie genügend Zeit für sinnvolle Diskussionen einplanen. 
  • Die Kalibrierung der Reviews kann dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Schritte mitteilen, die Sie unternehmen, um ein faires Beurteilungsverfahren zu gewährleisten.
  • Für eine Führungskraft kann es frustrierend sein, wenn ihre Bewertung in Frage gestellt wird. Während der Sitzung des Kalibrierungsausschusses hat der Mitarbeiter der Personalabteilung die Aufgabe, als Moderator zu fungieren und dafür zu sorgen, dass die Meinung aller Beteiligten angemessen gehört wird.
  • Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie bei der ersten Durchführung des Kalibrierungsprozesses große Unterschiede in den Bewertungen feststellen — dies sollte sich mit der Zeit bessern. Der Kalibrierungsprozess wird dazu beitragen, gemeinsame Erwartungen in allen Abteilungen zu entwickeln.
  • Achten Sie während der Kalibrierungssitzung auf Ausreißer in den Daten. Diese können ein Indikator für eine Verzerrung durch den Manager sein. 


Wie Sie dieses People Ops Playbook durchführen:

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1. Entscheiden Sie sich für Ihren Ansatz zur Performance Review Kalibrierung

Wenn Sie mit der Gestaltung Ihres Performance Review Kalibrierungsprozesses beginnen, müssen Sie sich überlegen, was Sie erreichen wollen und wie Sie am besten vorgehen, um dieses Ziel zu erreichen.

Erinnert Sie die Kalibrierung von Performance Review an die Bewertung von Mitarbeitern anhand einer Glockenkurve? Einige Unternehmen entscheiden sich für diesen Ansatz, der auch als "erzwungenes Ranking" bezeichnet wird. Die erzwungene Einstufung ist jedoch umstritten, und Sie sollten sich genau überlegen, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Befürworter der Glockenkurve behaupten, dass sie Anreize für die Leistung der Mitarbeiter schafft und von einer "zu weichen" Einstufung durch die Manager abhält. Diese Methode zwingt die Manager dazu, zu überlegen, wie die Mitarbeiter im Vergleich zueinander abschneiden, anstatt der Versuchung zu erliegen, jeden hoch zu bewerten und Konflikte zu vermeiden.

Die Bewertung anhand einer Glockenkurve kann jedoch zu einer Kultur des Verdrängungswettbewerbs führen. Sie riskieren, Mitarbeiter zu frustrieren, die Teamarbeit zu entmutigen und den Vorwurf der Unfairness zu erheben - genau das, was Sie vermeiden wollen. Bei einigen Teams entspricht die Leistung vielleicht nicht genau dem Modell der Glockenkurve. Vielleicht sind wirklich alle Mitarbeiter Fünf-Sterne- oder Ein-Sterne-Performer, und ein erzwungenes Ranking würde ihre Kompetenzen falsch darstellen.

Sie müssen nicht nur entscheiden, ob Sie eine erzwungene Rangfolge verwenden wollen, sondern auch, ob Ihr derzeitiges Performance Review System effektiv ist. Fragen Sie sich selbst:

  • Was bedeutet jede Zahl auf der Rangliste? Ist die Formulierung, die wir zur Beschreibung der einzelnen Zahlen verwenden, korrekt (z. B. 1 = "verbesserungsbedürftig")?
  • Wie werden diese Daten während des Kalibrierungsprozesses von Performance Reviews aufrechterhalten?

Sobald Sie sich über diese Fragen Gedanken gemacht haben, sollten Sie ein Treffen mit den relevanten Interessengruppen einberufen und die Ziele festlegen, die Sie mit Ihrem Performance Review Kalibrierungsprozess erreichen möchten. Verwenden Sie diese Ziele dann, um eine Reihe von Standards zu erstellen, von denen Sie erwarten, dass alle Manager sie bei ihrer Einstufung erfüllen.

2. Planen Sie, wie Ihre Kalibrierungssitzungen ablaufen werden

Nachdem Sie sich für den von Ihnen bevorzugten Ansatz zur Kalibrierung entschieden haben, müssen Sie planen, wie Ihre Sitzungen in der Praxis ablaufen werden. Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens können an diesem Prozess Mitarbeiter der Personalabteilung, externe Partner, leitende Angestellte, Manager der mittleren Ebene oder eine Kombination aus diesen beteiligt sein. Alle Beteiligten müssen sich als Gruppe treffen, um die Bewertungen der Mitarbeiter zu kalibrieren.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Kalibrierungssitzungen durchzuführen. Sie könnten individuelle Termine 1:1 Meetings zwischen HR-Mitarbeitern und Managern abhalten. Sie könnten auch einen Kalibrierungsausschuss einrichten, der sich aus mehreren Managern einer Geschäftseinheit zusammensetzt und von einem Mitarbeiter der Personalabteilung geleitet wird. Wie auch immer Sie sich entscheiden, es sollte auf einer realistischen Einschätzung Ihres Zeitplans und Ihrer Ressourcen beruhen. Sobald Sie herausgefunden haben, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sollten Sie diesen Plan schriftlich festhalten.

"Wir führen die Kalibrierung per Live-Diskussion durch und minimieren einen asynchronen Prozess. Das ist für uns vorteilhafter, bedeutet aber auch, dass es ein hohes Maß an Koordination (Zeitplanung) gibt und die Diskussionen langwierig werden können, wenn sie nicht gut moderiert und fokussiert werden.

Wir könnten jeden ausführlich besprechen (und wir lieben es, viel Positives über die Leute zu sagen), aber wir müssen auch effizient sein. Deshalb haben wir im Laufe der Zeit gelernt, uns mehr auf einzelne Personen zu konzentrieren, bei denen sich im Vergleich zum letzten Zyklus eine Veränderung ergeben hat." — Krystall Fierens-Lee


3. Performance Reviews durch die Manager

Verfügt ihr bereits über einen Pool von Leistungsbewertungen, die ihr kalibrieren könnt? Wenn nicht, ist es jetzt an der Zeit, unser Handbuch zur Durchführung von Performance Reviews durchzusehen und die Review-Zyklen einzuleiten. Vergewissert euch, dass die Manager:innen wissen, was von ihnen in Bezug auf die Benotung erwartet wird, insbesondere wenn ihr ein erzwungenes Bewertungssystem verwenden wollt.

Wenn du bereits einen Performance Review Zyklus durchgeführt hast oder wenn die Beschäftigten in deinem Unternehmen asynchron überprüft werden, kannst du diesen Schritt überspringen und direkt zum nächsten übergehen.

4. Treffen für Kalibrierungssitzungen

Es ist nun an der Zeit, sich zu Kalibrierungssitzungen zu treffen. Planen Sie Ihre 1:1 Meetings oder Sitzungen des Kalibrierungsausschusses auf der Grundlage des in Schritt zwei erstellten Plans.

"Im Wesentlichen setze ich mich mit jedem funktionalen Managementteam zusammen, um ihre Kalibrierung auf der ersten oder zweiten Ebene zu hören. Dann fasse ich all diese Diskussionen zusammen und gebe eine Zusammenfassung an unser Führungsteam, einschließlich des CEO, weiter. Und wir besprechen, wo es Überraschungen geben könnte, und wir stellen die Ergebnisse in Frage, zu denen wir Fragen oder Zweifel haben.

Meine Rolle ist die Koordination, die Konsistenz und natürlich die Beteiligung an dieser Kalibrierung in Richtung Fairness und Meritokratie." — Krystall Fierens-Lee


5. Performance Reviews anpassen

Kalibrierungssitzungen zur Leistungsbeurteilung bieten Ihnen die Gelegenheit, die Bewertungen aller Mitarbeiter durchzugehen und sie gemeinsam anzupassen.

Während dieses Prozesses können Sie Ihre People-Enablement-Software nutzen, um einen Überblick darüber zu erhalten, wie die Manager ihre Mitarbeiter bewerten. Arbeiten Sie zusammen, um einen Konsens darüber zu erzielen, wie die Mitarbeiter bewertet werden sollten, und passen Sie dann Ihre Bewertungen an, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder nach denselben Standards beurteilt werden.

6. Kommunikation und Austausch von Feedback mit den Mitarbeitern

Der letzte Schritt ist die Weitergabe der endgültigen, kalibrierten Ergebnisse an die Mitarbeiter. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie die Bewertungen erst dann weitergeben, wenn die Performance Review Kalibrierung vollständig abgeschlossen ist. Die Vorgesetzten sollten darauf vorbereitet sein, ihre Bewertungen und Kommentare zu erläutern und jedem Mitarbeiter Handlungsempfehlungen und nächste Schritte anzubieten. Am Ende des Prozesses sollten die Mitarbeiter klar verstehen, warum sie ihre Bewertung erhalten haben, was sie gut machen und wie sie sich verbessern können.

Bewährte Methoden für die Nachbereitung von Performance Review Kalibrierungen


Die Leistung der Mitarbeiter im Laufe der Zeit weiter verfolgen

Um sicherzustellen, dass die Überprüfungen fair und unvoreingenommen bleiben, solltet ihr weiterhin Performance-Review-Kalibrierungsmeetings nach jedem Review-Zyklus durchführen. Dieser Prozess sollte mit der Zeit einfacher werden, da die Managenden mit den Überprüfungsstandards vertrauter werden.

Die kalibrierten Werte von Performance Review sollten einen guten Indikator für die Fortschritte eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen darstellen. Die Beurteilungsergebnisse können für künftige Entscheidungen über Vergütungen und Beförderungen herangezogen werden. Es empfiehlt sich jedoch, Vergütungsgespräche von Performance Review Gesprächen zu trennen, damit sich die Mitarbeiter während des Beurteilungsprozesses voll und ganz auf ihre berufliche Entwicklung konzentrieren können.

Manager über die Erwartungen auf dem Laufenden halten

Erinnern Sie sich an die Performance ReviewLeitlinien, die Sie in Schritt eins entwickelt haben? Vielleicht haben Sie diese bereits an Ihre Manager weitergegeben; wenn nicht, sollten Sie dies jetzt tun. Die Führungskräfte sollten in der Lage sein, leicht auf diese Leitlinien zuzugreifen und sich darauf zu beziehen. Ihre Führungskräfte können auch von kontinuierlichem Lernen und DEI-Schulungen zur Bekämpfung unbewusster Vorurteile profitieren.

🚀 Performance Reviews sind entscheidend für den Erfolg der Mitarbeiter!

Schau dir unsere Playbooks an,
wie du ein Performance Review schreibst und wie du eine Führung durchführst Performance Review. 😉

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Sehen Sie sich dieses Video über die Analyse von Bewertungen an, um zu erfahren, wie Sie das Beste aus Ihren Daten machen können. Performance Reviews mit Leapsome's People-Enablement-Plattform.


Illustration von zwei Personen, die eine Kiste über eine Treppe tragen, zwei weiteren, die Blöcke in der Luft stapeln, und zwei weiteren, die an einem Brett mit Kisten und Waagen arbeiten, transparenter Hintergrund

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte ich die Performance Reviews kalibrieren?

Wir empfehlen Ihnen, nach jedem Review-Zyklus Performance-Review-Kalibrierungsmeetings abzuhalten. Je nachdem, wie euer Unternehmen strukturiert ist, können diese Review-Zyklen jährlich, halbjährlich oder in kürzeren Abständen stattfinden. Die Mitarbeitenden können alle auf einmal oder zu verschiedenen Zeiten überprüft werden. Das Wichtigste ist, dass ihr euren Performance-Review-Kalibrierungsprozess einheitlich gestaltet.

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