Wie man ein Austrittsgespräch führt

TL;DR: Austrittsgespräche gehören zu den wichtigsten (und am wenigsten genutzten) Entlassungsinstrumenten — vor allem, wenn sie mit Umfragen zum Austritt von Mitarbeitern kombiniert werden. Effektive Austrittsgespräche sind gut strukturiert und ermöglichen es Ihnen, einzigartige Einblicke in die Erfahrungen der Mitarbeiter zu gewinnen und diese Daten zu nutzen, um das Arbeitsumfeld zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

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Was ist ein Mitarbeiteraustrittsgespräch und welchen Zweck erfüllt es?

Eine zu hohe Mitarbeiterfluktuation kann die Kultur Ihres Unternehmens zerstören und Sie viel Geld kosten: Stellen Sie sich darauf ein, dass Sie zwischen der Hälfte und dem Zweifachen des Jahresgehalts eines Mitarbeiters ausgeben müssen, um jede Person zu ersetzen, die das Unternehmen verlässt. Zugegeben, eine gewisse Personalfluktuation gehört zum Betrieb eines Unternehmens einfach dazu, vor allem seit die Pandemie Millionen von Menschen dazu veranlasst hat, ihre Ziele und Prioritäten zu überdenken (manche nennen es "The Great Resignation"). Das heißt aber nicht, dass Sie einfach zusehen sollten.

Möglicherweise gehört Ihr Unternehmen zu den vielen, die die Daten aus Exit-Umfragen und Exit-Interviews nicht nutzen, um Ihr Unternehmen zu verbessern und die Fluktuation zu senken. Oder vielleicht führen Sie überhaupt keine Austrittsgespräche und Umfragen durch. Es ist an der Zeit, dass Sie diese Verfahren in Ihren Entlassungsprozess einbeziehen und ihr Potenzial zur Gewinnung aussagekräftiger Erkenntnisse nutzen.

Ein Austrittsgespräch ist ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, der Ihr Unternehmen verlässt — unabhängig davon, ob es sich um eine freiwillige Entlassung handelt oder nicht. Das Gespräch dient dazu, Daten über die Erfahrungen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und die Erwartungen der Mitarbeiter zu sammeln. Sie sollten diese Daten dann in Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und Ihrer Unternehmenskultur umsetzen. Außerdem sind Austrittsgespräche (insbesondere in Verbindung mit Exit-Umfragen) Ihr bestes Instrument, um ausscheidende Mitarbeiter zu Fürsprechern zu machen. Das bedeutet, dass sie Ihr Unternehmen anderen potenziellen Mitarbeitern empfehlen, sich positiv über Ihre Marke äußern, Ihnen mehr Aufträge erteilen und sogar zu Kunden werden könnten.

Hier ist der Haken: Wenn Sie Personalgespräche nur deshalb führen, weil Sie wissen, dass Sie es tun sollten, werden Sie keine Ergebnisse erzielen, wenn Sie die gewonnenen Erkenntnisse nicht weiterverfolgen. Aber gut strukturierte, zielgerichtete Austrittsgespräche liefern Ihnen die Daten, die Sie brauchen, um Maßnahmen zu ergreifen. Und diese Art von Maßnahmen kann nicht nur ehemalige Angestellte zu Fürsprechern machen, sondern auch die Personalbindung erhöhen sowie die Unternehmenskultur und das Engagement der Beschäftigten verbessern. Es ist eine Win-Win-Situation - und die Zeit, die Sie in diesen Prozess investieren, lohnt sich.

Exit-Interviews können Ihnen dabei helfen:

Aufdeckung systemischer Probleme und negativer Trends (die, wenn sie behoben werden, die zukünftige Fluktuation verringern können);

Erkennen Sie Führungsprobleme — und beheben Sie sie mit geeigneten Schulungen;

Verbessern Sie die Fähigkeit Ihrer Führungskräfte, zuzuhören;

Denken Sie über neue Lösungen und Initiativen zur Verbesserung der Organisation und der Mitarbeiterzufriedenheit nach;

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern proaktiv, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist und dass sich das Unternehmen weiterentwickeln möchte;

Beenden Sie die Beziehung zu Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, auf konstruktive und positive Art und Weise;

Gewinnen Sie wertvolle Informationen über die Benchmarks anderer Organisationen und darüber, was eine Person dazu veranlassen könnte, sich für sie statt für Ihr Unternehmen zu entscheiden.

Und wenn Sie sich fragen: "Muss ich wirklich Exit-Interviews und -Umfragen in Kombination durchführen?": Das ist eine sehr berechtigte Frage. Und unsere Antwort lautet: Das Ausmaß an Einblicken, das Menschen in Umfragen und im Gespräch mit einer anderen Person preisgeben, ist von Person zu Person unterschiedlich. Einigen Mitarbeitern fällt es leichter, sich einem anderen Menschen zu öffnen, während andere in der Umfrage mehr preisgeben.

In jedem Fall bieten Interviews die Möglichkeit, Antworten und Umfragetrends zu vertiefen, indem Sie um mehr Klarheit zu bestimmten Themen bitten und ein paar Folgefragen stellen, wenn Sie mehr Input benötigen (übertreiben Sie es aber nicht). Schließlich sind Austrittsinterviews auch wichtig, um die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf eine positive, menschliche Weise zu beenden.

Die Durchführung von Austrittsgesprächen mit Mitarbeitern und die Nutzung dieser Daten ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Lesen Sie dieses Handbuch weiter, um Schritt für Schritt zu erfahren, was Sie tun müssen.

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Wenn ein Mitarbeiter beschließt, das Unternehmen zu verlassen, verwenden Sie dieses Handbuch, um Informationen über seine Erfahrungen mit dem Unternehmen zu sammeln.

Wie bei den Umfragen zum Austritt von Mitarbeitern, die wir vor dem Austrittsgespräch empfehlen, sollte dieses Handbuch eine fortlaufende Initiative in Ihrem Unternehmen sein.

Der Zweck ist die kontinuierliche Analyse der Daten, die in den Austrittsgesprächen (und Umfragen, falls Sie diese in Ihren Prozess aufnehmen) auftauchen, sowie die Diskussion und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Organisation.

ein Engagement für die Verbesserung Ihrer Offboarding-Prozesse und Mitarbeitererfahrung

Das haben Sie offensichtlich schon - sonst würden Sie dieses Handbuch nicht lesen!

Ein System zur Durchführung strukturierter Interviews

Ziehen Sie in Erwägung, ein System für die Durchführung von Vorstellungsgesprächen in Ihrem Unternehmen einzurichten und gut strukturierte Austrittsgespräche zu führen. Sie können zwar Papier oder ein Google Doc verwenden, aber eine Plattform wie Leapsome kann Ihnen dabei helfen, Besprechungen zu planen, Tagesordnungen zu verfolgen, Notizen (privat oder gemeinsam) zu machen und Aktionspunkte festzulegen — alles synchronisiert mit den Kalendern aller Beteiligten und integriert mit Slack.

P.S. Es ist eine bewährte Praxis, auch klare Tagesordnungen für Besprechungen wie 1:1 Meetings, Teambesprechungen und OKR-Check-ins festzulegen.

Entscheiden Sie sich für die Methode, die am besten zu Ihrem Arbeitsmodell passt und mit der sich die befragte Person am wohlsten fühlt. Manche Menschen bevorzugen persönliche Gespräche, während andere sich mit virtuellen Interaktionen wohler fühlen.

Die Durchführung regelmäßiger Puls-Checks und Engagement-Umfragen, um die Mitarbeiter/innen Feedback während des gesamten Beschäftigungszyklus zu erfassen, können Fluktuation von vornherein verhindern.

Geben Sie Besprechungsnotizen nicht an andere Personen weiter. Sie sollten mit aggregierten Daten gespeichert werden und keinen Mitarbeiter identifizieren.

Ihre Personalgespräche könnten unbequeme Wahrheiten ans Licht bringen. Seien Sie offen und bereit, zuzuhören. Vergessen Sie nicht, dass das Ziel darin besteht, Ihr Unternehmen zu verbessern und aktuellen und künftigen Angestellten eine bessere Erfahrung zu bieten – was wahrscheinlich die Personalbindung erhöhen wird.

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, Austrittsgespräche nur für bestimmte Funktionen durchzuführen. Die Entscheidung liegt bei Ihnen und kann je nach Größe des Unternehmens, seiner Struktur und der Kapazität des People Ops-Teams variieren. Aber bedenken Sie, dass Sie umso weniger Erkenntnisse gewinnen, je weniger Personen Sie befragen.

Es ist eine gute Idee, die Gesamtdaten der Austrittsgespräche mit den Ergebnissen der Personalumfragen zu vergleichen. Abweichungen können darauf hindeuten, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht wohl genug fühlen, um ehrliche Antworten zu geben, solange sie noch im Unternehmen beschäftigt sind.

Einige Unternehmen nutzen Austrittsgespräche auch, um Branchenvergleiche anzustellen, insbesondere wenn ein Mitarbeiter zu einem Konkurrenten wechselt. Sie können ein paar Fragen stellen, aber seien Sie nicht aufdringlich oder invasiv. Denken Sie daran: Es handelt sich nicht um ein Verhör, und wenn Sie ein ehrliches Feedback wollen, muss sich die andere Person wohl und sicher fühlen.

Auch wenn einige Leute mit zwischenmenschlichen Problemen zu kämpfen hatten, sollten Sie nicht den Büroklatsch zum Thema machen. Sie können sogar mit einer Meinung über das Verhalten einer anderen Person übereinstimmen, aber versuchen Sie, neutral zu bleiben. Ein Kündigungsgespräch soll ein konstruktives Gespräch sein.

1. Informieren Sie Ihre Leute

Wie bei Austrittsumfragen sollten auch Austrittsgespräche mit Mitarbeitern Ihre Mitarbeiter (insbesondere diejenigen, die das Unternehmen verlassen) nicht überraschen. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie den Prozess einrichten, um das Unternehmen und die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern, vorzugsweise während einer Betriebsversammlung oder eines Standups.

Wir empfehlen außerdem, Austrittsgespräche in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen, zu dem alle Ihre Kollegen — auch die neuen Mitarbeiter — Zugang haben sollten. Der Gedanke, Informationen über das Ausscheiden aus dem Unternehmen an Personen weiterzugeben, die gerade erst eingetreten sind, mag seltsam erscheinen, ist aber ein Zeichen für Transparenz und eine Kultur, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt.

Wenn Ihr Unternehmen Wert auf Transparenz legt, sollten alle Offboarding-Schritte Teil Ihrer Onboarding-Dokumentation sein. Außerdem zeigen Sie damit, dass Sie sich für die Gedanken Ihrer Mitarbeiter interessieren und sich als Arbeitgeber kontinuierlich verbessern.

2. Definieren Sie die Fragen für das Interview

Ein strukturiertes Vorstellungsgespräch ist ein Muss, aber die Auswahl der Fragen für ein Austrittsgespräch kann schwierig sein. Aber keine Angst: Wir haben eine kostenlose Vorlage mit Best-Practice-Fragen für Austrittsgespräche mit Mitarbeitern zusammengestellt.

Und nehmen Sie nicht alle diese Fragen in die Tagesordnung Ihres Gesprächs auf. Das Ausscheiden aus dem Unternehmen ist bereits ein stressiger Moment, und Sie sollten dieses Gespräch kurz und reibungslos für den ausscheidenden Mitarbeiter gestalten.

Was ist bei der Auswahl der Fragen zu beachten?

Standardisieren Sie die Fragen und ändern Sie sie nur, wenn Sie einen guten Grund dazu haben. Andernfalls werden Sie nicht von den Erkenntnissen profitieren, die Sie aus den aggregierten Daten gewinnen.

Behalten Sie immer Ihre Organisation im Auge. Was ist der Stil Ihrer Organisation? Welche Art von Kommunikation findet mit Ihren Mitarbeitern statt? Die Fragen, die Sie auswählen, sollten die Stimme Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Welches sind die Grundwerte Ihres Unternehmens, und können Sie Fragen zu diesen Werten entwickeln? Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Teamarbeit über alles stellt, sollten Sie Fragen zur Teamarbeit besonders berücksichtigen.

3. Definieren Sie den/die Interviewer

Es gibt nicht den einen richtigen Weg für alle Unternehmen — die Entscheidung, wer ein Austrittsgespräch führen soll, kann sehr individuell sein.

Eine Umfrage unter 210 Unternehmen in 35 Ländern ergab, dass von den Unternehmen, die über ein Programm für Austrittsgespräche verfügen (75 %), 70,9 % die Gespräche von der Personalabteilung durchführen lassen. 19 % wählten den direkten Vorgesetzten des ehemaligen Mitarbeiters für das Gespräch aus, 8,9 % ließen den Vorgesetzten des unmittelbaren Vorgesetzten ein Austrittsgespräch führen, und 1 % arbeitete mit externen Beratern als Interviewer. Die Forscher fanden heraus, dass "Gespräche, die von Managern der zweiten oder dritten Reihe geführt werden, am ehesten zu Maßnahmen führen". Da es schwierig sein kann, in Gesprächen, die von direkten Vorgesetzten geführt werden, ehrliche Erkenntnisse zu gewinnen, entscheiden sich viele Unternehmen für neutralere Gesprächspartner.

Vielleicht kommen Sie aber auch zu dem Schluss, dass ein Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten der betreffenden Person besser zu Ihrer Unternehmenskultur passen würde. Wie auch immer Ihre Entscheidung ausfällt, achten Sie auf die Privatsphäre Ihres Mitarbeiters und bringen Sie ihn nicht in eine unangenehme Situation.

4. Definieren Sie einen Zeitplan

Um den idealen Zeitplan für Ihr Unternehmen zu erstellen, sollten Sie Folgendes beachten:

Werden Sie Austrittsbefragungen durchführen? Im Idealfall sollten die Mitarbeiter zwischen der Beantwortung der Austrittsbefragung und den Austrittsgesprächen genügend Zeit haben, sich zu entspannen. Selbst bei freiwilliger Fluktuation können diese Vorgänge eine gewisse Unruhe verursachen.

Es ist keine gute Idee, ein Kündigungsgespräch direkt nach der Kündigung eines Mitarbeiters zu führen — schließlich kann dies eine emotional aufgeladene Zeit sein.

Einige Experten sagen, dass "der produktivste Zeitpunkt für das erste EI [Austrittsgespräch] auf halbem Weg zwischen der Ankündigung der Austrittsabsicht und dem tatsächlichen Austritt liegt". Auf diese Weise können sich die Emotionen abkühlen, aber es ist noch nicht so spät, dass der Mitarbeiter völlig desengagiert ist.

Andere plädieren für Austrittsgespräche , nachdem die Person das Unternehmen bereits verlassen hat (z. B. einen Monat später). Die Argumente sind, dass die Person entspannter und offener sein könnte, insbesondere wenn sie bereits Referenzschreiben von Ihrem Unternehmen angefordert und erhalten hat.

5. Planen und führen Sie das Austrittsgespräch

Wie bei Exit-Umfragen ist die Wahrung der Privatsphäre der Teilnehmer von grundlegender Bedeutung. Lassen Sie sie wissen, dass ihre Ergebnisse nur als anonymisierte, aggregierte Daten an das Unternehmen weitergegeben werden — und halten Sie sich natürlich daran.

Wenn du eine Personalentwicklungsplattform wie Leapsome verwendest, kannst du das Gespräch ganz einfach planen und die Agenda und die Notizen am gleichen Ort aufbewahren.

Die Gesprächspartner sollten vor allem bereit sein, zuzuhören. Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, um jemanden zum Bleiben zu überreden oder Argumente gegen seine Meinung vorzubringen.

Es ist hilfreich, zusätzliche Fragen zur Klärung zu stellen. Sie sollten versuchen, zum Kern der Themen vorzudringen, aber machen Sie kein Verhör daraus, entwerten Sie nicht die Erfahrungen des baldigen ehemaligen Mitarbeiters und die Gründe für seine Entscheidung zu gehen.

Bewährte Methoden für die Durchführung eines Austrittsgesprächs mit einem Mitarbeiter

(Kontinuierlich) in den Daten graben

Wenn Sie Austrittsumfragen mit mehr Personen durchführen, erhalten Sie mehr konsolidierte Daten, die Ihnen helfen können, Trends zu erkennen, die vorher nicht so deutlich waren. Die Arbeit mit Daten aus Austrittsgesprächen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und zur Erhöhung der Mitarbeiterbindung ist keine einmalige Sache.

Entwickeln Sie eine Aktionsplan

Austrittsgespräche zu führen, ohne sich zu Veränderungen zu verpflichten, ist nur ein Lippenbekenntnis und keine gute Idee für das Employer Branding. Erwägen Sie, wiederkehrende Treffen mit anderen Stakeholdern zu vereinbaren — dies können Führungskräfte auf C-Level, Gründer, Kollegen aus der Personalabteilung oder andere Personen sein, die an der Unterstützung dieser Initiativen interessiert sind. Legen Sie eine klare Tagesordnung fest, tauschen Sie sich über die positiven und negativen Aspekte der Daten aus den Austrittsgesprächen aus und überlegen Sie sich Lösungen und Veränderungen.

Und versuchen Sie nicht, sich auf mehrere Themen auf einmal zu konzentrieren. Arbeiten Sie jeweils an einigen wenigen Bereichen, die verbessert werden können, und beginnen Sie mit den kritischsten. In der Regel handelt es sich dabei um die Bereiche mit den niedrigsten Punktzahlen oder der negativsten Stimmung Analyse.

Sie könnten zum Beispiel herausfinden, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen wegen mangelnder Karrieremöglichkeiten und mangelnder Weiterentwicklung verlassen haben. Konzentrieren Sie sich hier auf die Schaffung von Entwicklungs-Frameworks für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit transparenten Informationen und durchschnittlichen Zeitplänen, um die nächste Stufe zu erreichen.

Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden

Einetransparente Kommunikation fördert das Engagement, und dazu gehört auch der Austausch über gute und schlechte Ergebnisse. Auch wenn es wahrscheinlich für alle ermüdend wäre, die Ergebnisse jeder Sitzung und jeder Diskussion über die Analyse von Austrittsgesprächen mitzuteilen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht eine Übersicht über die Trends und vor allem die Initiativen und Ergebnisse dieser Maßnahmen erstellen. Sie können dies in einem All-Hands-Meeting tun, oder Sie können eine einfache Präsentation mit einfachen Diagrammen und Schlüsselpunkten mit Ihren Mitarbeitern teilen und deutlich machen, dass Sie gerne Fragen beantworten, die sich ergeben könnten.

⭐️ Kündigungsgespräche sollten nicht deine einzigen strukturierten Treffen sein. Ganz gleich, ob du im Büro arbeitest oder in einem hybriden System, gezielte Besprechungen können dir helfen, das Alignment und Engagement in deinem Unternehmen zu verbessern. OKR-Check-in-Meetings sind ein gutes Beispiel dafür - lies unbedingt unser Schritt-für-Schritt-Handbuch zu diesem Thema.

Und vergiss nicht, dein kostenloses Vorlage für Austrittsgespräche herunterzuladen . 😉

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Einrichtung eines reibungslosen Prozesses für Austrittsgespräche mit Leapsome

Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.

Bei der Durchführung von Austrittsgesprächen mit Mitarbeitern ist eine klare Struktur entscheidend. Auf diese Weise können Sie kontinuierlich die Informationen sammeln, die Sie benötigen, um Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung zu ergreifen. In diesem Video erfahren Sie, wie das Einrichten eines Gesprächs Vorlage mit Leapsome leicht gemacht wird.

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Viele Unternehmen führen keine Exit-Interviews durch oder interviewen, ohne die gesammelten Daten zu nutzen. Obwohl kein Unternehmen diese Gespräche durchführen muss, empfehlen wir Ihnen dringend, diese Best Practice in Ihren Entlassungsprozess einzubauen.

Was die Mitarbeiter betrifft, so ist es verständlich, dass sich eine Person je nach den Umständen (vor allem, wenn sie entlassen wurde) bei einem Entlassungsgespräch nicht wohl fühlt. Zeigen Sie in diesem Fall Verständnis. Sofern die Umstände nicht außergewöhnlich sind und dieses Gespräch in einem bestimmten Fall unerlässlich ist, gibt es keinen Grund, jemandem, der nicht an einem Gespräch teilnehmen möchte, den Ausstiegsprozess noch schwerer zu machen.

Sobald Austrittsgespräche ein wesentlicher Bestandteil Ihres Entlassungsprozesses sind (und Ihre Mitarbeiter über diese Informationen verfügen), können Sie einfach eine Einladung zu einem Treffen über ein Meeting-Tool mit Kalenderintegration oder eine andere von Ihnen bevorzugte Methode (z. B. E-Mail) versenden.