1. Informieren Sie Ihre Leute
Wie bei Austrittsumfragen sollten auch Austrittsgespräche mit Mitarbeitern Ihre Mitarbeiter (insbesondere diejenigen, die das Unternehmen verlassen) nicht überraschen. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie den Prozess einrichten, um das Unternehmen und die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern, vorzugsweise während einer Betriebsversammlung oder eines Standups.
Wir empfehlen außerdem, Austrittsgespräche in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen, zu dem alle Ihre Kollegen — auch die neuen Mitarbeiter — Zugang haben sollten. Der Gedanke, Informationen über das Ausscheiden aus dem Unternehmen an Personen weiterzugeben, die gerade erst eingetreten sind, mag seltsam erscheinen, ist aber ein Zeichen für Transparenz und eine Kultur, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt.
Wenn Ihr Unternehmen Wert auf Transparenz legt, sollten alle Offboarding-Schritte Teil Ihrer Onboarding-Dokumentation sein. Außerdem zeigen Sie damit, dass Sie sich für die Gedanken Ihrer Mitarbeiter interessieren und sich als Arbeitgeber kontinuierlich verbessern.
2. Definieren Sie die Fragen für das Interview
Ein strukturiertes Vorstellungsgespräch ist ein Muss, aber die Auswahl der Fragen für ein Austrittsgespräch kann schwierig sein. Aber keine Angst: Wir haben eine kostenlose Vorlage mit Best-Practice-Fragen für Austrittsgespräche mit Mitarbeitern zusammengestellt.
Und nehmen Sie nicht alle diese Fragen in die Tagesordnung Ihres Gesprächs auf. Das Ausscheiden aus dem Unternehmen ist bereits ein stressiger Moment, und Sie sollten dieses Gespräch kurz und reibungslos für den ausscheidenden Mitarbeiter gestalten.
Was ist bei der Auswahl der Fragen zu beachten?
- Standardisieren Sie die Fragen und ändern Sie sie nur, wenn Sie einen guten Grund dazu haben. Andernfalls werden Sie nicht von den Erkenntnissen profitieren, die Sie aus den aggregierten Daten gewinnen.
- Behalten Sie immer Ihre Organisation im Auge. Was ist der Stil Ihrer Organisation? Welche Art von Kommunikation findet mit Ihren Mitarbeitern statt? Die Fragen, die Sie auswählen, sollten die Stimme Ihres Unternehmens widerspiegeln.
- Welches sind die Grundwerte Ihres Unternehmens, und können Sie Fragen zu diesen Werten entwickeln? Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Teamarbeit über alles stellt, sollten Sie Fragen zur Teamarbeit besonders berücksichtigen.
3. Definieren Sie den/die Interviewer
Es gibt nicht den einen richtigen Weg für alle Unternehmen — die Entscheidung, wer ein Austrittsgespräch führen soll, kann sehr individuell sein.
Eine Umfrage unter 210 Unternehmen in 35 Ländern ergab, dass von den Unternehmen, die über ein Programm für Austrittsgespräche verfügen (75 %), 70,9 % die Gespräche von der Personalabteilung durchführen lassen. 19 % wählten den direkten Vorgesetzten des ehemaligen Mitarbeiters für das Gespräch aus, 8,9 % ließen den Vorgesetzten des unmittelbaren Vorgesetzten ein Austrittsgespräch führen, und 1 % arbeitete mit externen Beratern als Interviewer. Die Forscher fanden heraus, dass "Gespräche, die von Managern der zweiten oder dritten Reihe geführt werden, am ehesten zu Maßnahmen führen". Da es schwierig sein kann, in Gesprächen, die von direkten Vorgesetzten geführt werden, ehrliche Erkenntnisse zu gewinnen, entscheiden sich viele Unternehmen für neutralere Gesprächspartner.
Vielleicht kommen Sie aber auch zu dem Schluss, dass ein Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten der betreffenden Person besser zu Ihrer Unternehmenskultur passen würde. Wie auch immer Ihre Entscheidung ausfällt, achten Sie auf die Privatsphäre Ihres Mitarbeiters und bringen Sie ihn nicht in eine unangenehme Situation.
4. Definieren Sie einen Zeitplan
Um den idealen Zeitplan für Ihr Unternehmen zu erstellen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Werden Sie Austrittsbefragungen durchführen? Im Idealfall sollten die Mitarbeiter zwischen der Beantwortung der Austrittsbefragung und den Austrittsgesprächen genügend Zeit haben, sich zu entspannen. Selbst bei freiwilliger Fluktuation können diese Vorgänge eine gewisse Unruhe verursachen.
- Es ist keine gute Idee, ein Kündigungsgespräch direkt nach der Kündigung eines Mitarbeiters zu führen — schließlich kann dies eine emotional aufgeladene Zeit sein.
Einige Experten sagen, dass "der produktivste Zeitpunkt für das erste EI [Austrittsgespräch] auf halbem Weg zwischen der Ankündigung der Austrittsabsicht und dem tatsächlichen Austritt liegt". Auf diese Weise können sich die Emotionen abkühlen, aber es ist noch nicht so spät, dass der Mitarbeiter völlig desengagiert ist.
Andere plädieren für Austrittsgespräche , nachdem die Person das Unternehmen bereits verlassen hat (z. B. einen Monat später). Die Argumente sind, dass die Person entspannter und offener sein könnte, insbesondere wenn sie bereits Referenzschreiben von Ihrem Unternehmen angefordert und erhalten hat.
5. Planen und führen Sie das Austrittsgespräch
Wie bei Exit-Umfragen ist die Wahrung der Privatsphäre der Teilnehmer von grundlegender Bedeutung. Lassen Sie sie wissen, dass ihre Ergebnisse nur als anonymisierte, aggregierte Daten an das Unternehmen weitergegeben werden — und halten Sie sich natürlich daran.
Wenn du eine Personalentwicklungsplattform wie Leapsome verwendest, kannst du das Gespräch ganz einfach planen und die Agenda und die Notizen am gleichen Ort aufbewahren.
Die Gesprächspartner sollten vor allem bereit sein, zuzuhören. Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, um jemanden zum Bleiben zu überreden oder Argumente gegen seine Meinung vorzubringen.
Es ist hilfreich, zusätzliche Fragen zur Klärung zu stellen. Sie sollten versuchen, zum Kern der Themen vorzudringen, aber machen Sie kein Verhör daraus, entwerten Sie nicht die Erfahrungen des baldigen ehemaligen Mitarbeiters und die Gründe für seine Entscheidung zu gehen.
Bewährte Methoden für die Durchführung eines Austrittsgesprächs mit einem Mitarbeiter
(Kontinuierlich) in den Daten graben
Wenn Sie Austrittsumfragen mit mehr Personen durchführen, erhalten Sie mehr konsolidierte Daten, die Ihnen helfen können, Trends zu erkennen, die vorher nicht so deutlich waren. Die Arbeit mit Daten aus Austrittsgesprächen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und zur Erhöhung der Mitarbeiterbindung ist keine einmalige Sache.
Entwickeln Sie eine Aktionsplan
Austrittsgespräche zu führen, ohne sich zu Veränderungen zu verpflichten, ist nur ein Lippenbekenntnis und keine gute Idee für das Employer Branding. Erwägen Sie, wiederkehrende Treffen mit anderen Stakeholdern zu vereinbaren — dies können Führungskräfte auf C-Level, Gründer, Kollegen aus der Personalabteilung oder andere Personen sein, die an der Unterstützung dieser Initiativen interessiert sind. Legen Sie eine klare Tagesordnung fest, tauschen Sie sich über die positiven und negativen Aspekte der Daten aus den Austrittsgesprächen aus und überlegen Sie sich Lösungen und Veränderungen.
Und versuchen Sie nicht, sich auf mehrere Themen auf einmal zu konzentrieren. Arbeiten Sie jeweils an einigen wenigen Bereichen, die verbessert werden können, und beginnen Sie mit den kritischsten. In der Regel handelt es sich dabei um die Bereiche mit den niedrigsten Punktzahlen oder der negativsten Stimmung Analyse.
Sie könnten zum Beispiel herausfinden, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen wegen mangelnder Karrieremöglichkeiten und mangelnder Weiterentwicklung verlassen haben. Konzentrieren Sie sich hier auf die Schaffung von Entwicklungs-Frameworks für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit transparenten Informationen und durchschnittlichen Zeitplänen, um die nächste Stufe zu erreichen.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden
Einetransparente Kommunikation fördert das Engagement, und dazu gehört auch der Austausch über gute und schlechte Ergebnisse. Auch wenn es wahrscheinlich für alle ermüdend wäre, die Ergebnisse jeder Sitzung und jeder Diskussion über die Analyse von Austrittsgesprächen mitzuteilen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht eine Übersicht über die Trends und vor allem die Initiativen und Ergebnisse dieser Maßnahmen erstellen. Sie können dies in einem All-Hands-Meeting tun, oder Sie können eine einfache Präsentation mit einfachen Diagrammen und Schlüsselpunkten mit Ihren Mitarbeitern teilen und deutlich machen, dass Sie gerne Fragen beantworten, die sich ergeben könnten.
⭐️ Kündigungsgespräche sollten nicht deine einzigen strukturierten Treffen sein. Ganz gleich, ob du im Büro arbeitest oder in einem hybriden System, gezielte Besprechungen können dir helfen, das Alignment und Engagement in deinem Unternehmen zu verbessern. OKR-Check-in-Meetings sind ein gutes Beispiel dafür - lies unbedingt unser Schritt-für-Schritt-Handbuch zu diesem Thema.
Und vergiss nicht, dein kostenloses Vorlage für Austrittsgespräche herunterzuladen . 😉
Einrichtung eines reibungslosen Prozesses für Austrittsgespräche mit Leapsome
Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.
Bei der Durchführung von Austrittsgesprächen mit Mitarbeitern ist eine klare Struktur entscheidend. Auf diese Weise können Sie kontinuierlich die Informationen sammeln, die Sie benötigen, um Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung zu ergreifen. In diesem Video erfahren Sie, wie das Einrichten eines Gesprächs Vorlage mit Leapsome leicht gemacht wird.
