So funktioniert erfolgreiches Remote-Onboarding

Was ist der Zweck von Onboarding? Wie kann Onboarding im Home-Office durchgeführt werden? Wie können Sie ein außergewöhnliches Remote-Onboarding-Erlebnis schaffen?

Onboarding war schon immer ein entscheidender Teil der Mitarbeiterlaufbahn und des Engagements. Der Wert und die Bedeutung von onboarding werden oft übersehen. Doch die durch die COVID-19-Pandemie beschleunigte Realität von Arbeit im Home-Office hat viele Unternehmen dazu gebracht, diesen Prozessen mehr Aufmerksamkeit zu schenken - in vielen Fällen zum ersten Mal. Ohne die Möglichkeit, zum Schreibtisch eines Kollegen zu gehen oder Gespräche am Wasserspender zu nutzen, um interne Abläufe besser zu verstehen, sind neue Mitarbeiter mehr denn je auf eine strukturierte Remote onboarding angewiesen, um im Unternehmen zu gedeihen - und zu bleiben.

Um ein strategisches, effektives und angenehmes Onboarding-Erlebnis zu entwickeln, lohnt es sich, den Begriff Onboarding selbst zu reflektieren. Der Prozess wird auch als organisatorische Sozialisierung bezeichnet, und der Grund dafür ist leicht zu verstehen: Neben der Unterstützung der Mitarbeiter beim Erwerb von technischem Wissen für ihre Rolle hat das Onboarding auch eine organisatorische und soziale Dimension. Es soll neue Mitarbeiter in die Lage versetzen, zu lernen, was von ihnen erwartet wird und in einem neuen Umfeld effizienter zu arbeiten. Dazu gehören interne Abläufe, spezifische Kenntnisse und Fähigkeiten, subtilere Aspekte der Unternehmenskultur und Erwartungen in Bezug auf Leistung und Verhalten.

Gallup-Untersuchungen haben ergeben, dass "nur 12% der Arbeitnehmer/innen der Meinung sind, dass ihr Unternehmen einen guten onboarding Prozess für neue Mitarbeiter/innen hat. Außerdem fühlen sich nur 29 % der neuen Mitarbeiter/innen voll unterstützt und darauf vorbereitet, in ihrer neuen Rolle hervorragende Leistungen zu erbringen. Allein diese Daten zeigen, dass sich etwas ändern muss. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit, dass die glücklichen Mitarbeiter/innen, die eine hervorragende onboarding Erfahrung gemacht haben, 2,6-mal höher, dass sie mit dem Unternehmen sehr zufrieden sind (1).

Als ob dies nicht schon genug Gründe für Unternehmen wären, ihre Onboardings zu verbessern — insbesondere in entfernten Umgebungen, die für viele von uns neu sind —, wird ein negatives oder unterdurchschnittliches Onboarding-Erlebnis den neuen Kollegen wahrscheinlich dazu bringen, seine Entscheidung für Ihr Unternehmen in Frage zu stellen.

Das Finden, Einstellen und Onboarding eines Ersatzes für eine Position kann die Hälfte bis das Doppelte des Jahresgehalts eines Mitarbeiters kosten (2). Hinzu kommt, dass sich die Work-Life-Balance im ersten Jahr nach einem unzureichenden Onboarding zunehmend verschlechtert — ein Rezept für Mitarbeiter-Burnout und Fluktuation.

Das Onboarding ist Ihre erste und vielleicht wirkungsvollste Chance, den Mitarbeitern zu zeigen, dass Ihr Unternehmen sein Wertversprechen an die Mitarbeiter lebt. Heben Sie auf Ihrer Karriereseite neben Gehalt und Sozialleistungen auch Entwicklungsmöglichkeiten und Flexibilität hervor? Prima! Nutzen Sie also das Onboarding, um Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie es ernst meinen.

Organisationsdesigner verstehen onboarding als einen jahrelangen Teil der Mitarbeiterlaufbahn und deshalb solltest du deine Programme für Fernmitarbeiter/innen onboarding als Reisen und nicht als Aufgaben betrachten.

Aber es ist nicht alles nur negativ. Durch dieses Playbook lernen Sie, wie Sie Remote-Mitarbeiter einbinden können, indem Sie Best Practices befolgen und Onboarding-Erfahrungen entwickeln, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den Rollen, für die Sie einstellen, passen.

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Wie du dieses People Ops Playbook durchführst:

1. Preboarding

Das Onboarding von Mitarbeitern — sowohl im Home-Office als auch im Büro - beginnt, bevor Ihr neues Teammitglied seine neue Geschäfts-E-Mail einrichtet oder der Kommunikationsplattform des Unternehmens beitritt. Das Preboarding ist der Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters.

Das Preboarding ist eine hervorragende Gelegenheit, den neuen Mitarbeitern die Kultur Ihres Unternehmens zu vermitteln und ihnen zu helfen, ihre Erwartungen zu erfüllen. Kommunizieren Sie, dass Sie zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten, die sie haben könnten, und schicken Sie ihnen den Onboarding-Plan. Sie werden sich besser vorbereitet und weniger verunsichert fühlen, wenn sie wissen, was sie in den ersten Tagen und Wochen erwartet — was für einige vielleicht der erste vollständig remote Job sein wird.

2. Bereiten Sie das technische Setup vor

Überlassen Sie die Dinge nicht der letzten Minute. Schicken Sie Ihrem neuen Mitarbeiter seine Arbeitsgeräte rechtzeitig, damit er sie an seinem ersten Arbeitstag hat (z. B. Laptop, Monitor, Tastatur, Maus, Headset usw.). Es liegt in der Verantwortung Ihres Unternehmens, sich um das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter zu kümmern, also stellen Sie sicher, dass sie die Ressourcen haben, die sie für eine komfortable Home-Office-Einrichtung benötigen. Wenn Ihr Unternehmen einen Zuschuss für Home-Office-Geräte anbietet, kommunizieren Sie die Regeln und internen Prozesse zeitig an Ihre Mitarbeiter.

Um einen holprigen Start zu vermeiden, empfehlen wir, alle notwendige Software auf dem Computer Ihres neuen Teammitglieds vorinstallieren zu lassen. Vergewissern Sie sich auch, dass der Zugang zu allen Systemen eingerichtet ist, bevor er anfängt — E-Mail, Chat, Lerntool und jede Software, die er für den Start benötigt. Manchmal dauern diese einfachen Prozesse länger als erwartet, was zu einem frustrierenden ersten Arbeitstag mit unnötigen Wartezeiten führen kann.

3. Vorbereiten und Einrichten des Zugangs zu Dokumentationen und Lernmaterial

Wie bei dem technischen Setup ist es wichtig, dass die Dinge mit dem Zugang zu interner Dokumentation und Lernmaterial reibungslos ablaufen.

Es ist eine gute Idee, Prozesse, Kultur, Compliance, Geschichte, Kommunikationsrichtlinien und allgemeine Anleitungen in einem Mitarbeiterhandbuch zu dokumentieren. Die Erstellung eines Handbuchs kann anfangs viel Arbeit bedeuten, spart aber langfristig Zeit.

Es ist auch wichtig, dass jede Abteilung kontinuierlich Prozesse dokumentiert und dass die Manager in die Erstellung von Onboarding-Materialien eingebunden werden, die für jede Rolle spezifisch sind. Sie können zum Beispiel Informationen zum Datenschutz für alle Neuzugänge bereitstellen, und Manager sollten ihre Berichte durch die Bereitstellung von Lerninhalten ebenfalls auf Erfolgskurs bringen.

„Wenn Manager vom Onboarding abgekoppelt sind, kann dies auch eine Lücke zwischen den Unternehmensrichtlinien und der täglichen Arbeitserfahrung schaffen. Ihre Manager können eine ganz andere Geschichte erzählen, als die Mitarbeiter ursprünglich über Ihre Unternehmenskultur und Erwartungen gehört haben. Dies kann zu Verwirrung bei neuen Mitarbeitern führen, die leicht Missstimmungen und Heuchelei bemerken.

Sie denken vielleicht: Wenn die Führungskräfte sich der Distanz zwischen den Grundwerten ihrer Organisation und ihrem eigenen Verhalten nicht bewusst sind, wie gesund ist diese Organisation dann überhaupt? Am wichtigsten ist, dass die Führungskräfte das Onboarding-Programm auf die Rolle und die Stärken jedes einzelnen Mitarbeiters abstimmen.“ (Gallup)

Sie können alle Lernmaterialien und Dokumentationen über einen Lernpfad einführen, der an jede Rolle angepasst werden kann und gleichzeitig Ihr zentraler Anlaufpunkt für Onboarding-Wissen bleibt. Ziehen Sie in Erwägung, diese Pfade mit Videos und Artikeln zu bestücken, um das Lernen dynamischer zu gestalten.

Lernpfade machen das Onboarding viel angenehmer und beschleunigen die Einbindung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Wenn Sie eine Lernplattform (wie (wie z. B. Leapsome) verwenden, erstellen Sie Erinnerungen, verfolgen Sie den Onboarding-Fortschritt und richten Sie Quiz ein, um zu bewerten, ob das von Ihnen bereitgestellte Material die Informationen, die Ihr Mitarbeiter wissen muss, effizient vermittelt hat.

4. Stellen Sie sie dem Team vor

Hurra, es ist der große Tag eines neuen Teammitglieds! Für ein neues Teammitglied macht ein herzliches Willkommen einen Unterschied. Sprechen Sie sie direkt an und stellen Sie sicher, dass die Manager dasselbe tun, wenn ein neuer Mitarbeiter zu ihrem Team stößt. Der erste Tag kann für jede Person eine Herausforderung sein, und sie wird sich positiver fühlen, wenn sie weiß, dass an sie gedacht wird.

Was auch immer der neue Kollege tun wird, Teamarbeit wird wahrscheinlich ein wesentlicher Teil davon sein. Fördern Sie den Teamgeist und den Enthusiasmus, indem Sie den neuen Mitarbeiter dem Rest der Organisation (oder der Abteilung, je nach Größe Ihres Unternehmens) über Ihre Chat-Plattform oder, noch besser, während eines Video-Standups vorstellen.

5. Weisen Sie einen Onboarding-Buddy zu

Weisen Sie dem neuen Kollegen jemanden zu, der ihm den Weg zeigt; er kann Erfahrungen weitergeben und praktische Hilfe und Ratschläge anbieten. Idealerweise ist der Onboarding-Buddy ein Mitglied desselben Teams oder derselben Abteilung (nur nicht der einstellende Manager). Jemanden zum Reden zu haben, der diesen Prozess ebenfalls durchlaufen hat, wird Ihrem neuen Mitarbeiter helfen, ein gutes Verhältnis zu den Kollegen aufzubauen und sich schneller einzuarbeiten.

6. Planen Sie ein Vorstellungsgespräch zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten

Die Zufriedenheit Ihrer neuen Mitarbeiter mit dem Prozess und wie sie Ihr Unternehmen sehen, hängt weitgehend davon ab, wie sehr sie sich von ihren direkten Vorgesetzten unterstützt fühlen. Das bedeutet, dass, obwohl HR und People Ops sich mit Onboarding-Aspekten wie der technischen Einrichtung, der Compliance sowie der Dokumentation und dem Lernen, das für alle Abteilungen gilt, befassen oder diese vermitteln, die Manager aktiv am Onboarding beteiligt sein und sicherstellen müssen, dass ihre Berichte wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie am besten zusammenarbeiten können.

Die Chancen stehen gut, dass Ihr neuer Mitarbeiter mit seinem Vorgesetzten bisher nur in einer Gesprächssituation zu tun hatte — und das kann sich sehr von einem Tag am Arbeitsplatz unterscheiden. Stellen Sie sicher, dass ihr Manager eine Einführungssitzung anberaumt, um die Abteilung und die Rolle besser vorzustellen und damit sie sich gegenseitig besser kennenlernen können. Vergessen Sie nicht, diese und alle anderen Einführungssitzungen in den Onboarding-Plan aufzunehmen

7. Planen Sie Intro-Sessions mit verschiedenen Abteilungen

Ermutigen Sie jede Abteilung in Ihrem Unternehmen, eine kurze (max. 1 Stunde) Präsentation vorzubereiten, in der sie ihre Aktivitäten vorstellt. Diese Sitzungen können regelmäßig stattfinden, mit der Teilnahme von mehreren neuen Mitarbeitern. Diese Praxis wird die Integration Ihrer neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschleunigen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erleichtern.

8. Organisieren Sie eine Einführungsveranstaltung über die Vision und die Ziele des Unternehmens

Bereiten Sie Sitzungen vor, in denen neue Mitarbeiter mehr über die Geschichte des Unternehmens, die Kultur, die Vision/allgemeine Mission und die Ziele erfahren können. Dies ist großartig für die Ausrichtung.

9. Ermutigen Sie Mitarbeiter, Kaffeegespräche mit neuen Mitarbeitern zu planen

Ihre neuen Mitarbeiter lernen ihre Kollegen vielleicht nicht persönlich kennen, aber das bedeutet nicht, dass sie keine sinnvollen Arbeitsbeziehungen aufbauen können. Ermutigen Sie Ihr Team, neue Mitarbeiter zu einem (virtuellen )Kaffee (bzw. Tee, Saft oder Lunch) einzuladen.

Anders als beim persönlichen Onboarding werden Interaktionen nicht zufällig stattfinden. Schaffen Sie Raum für virtuelle „Coffee Chats“, die stattfinden können. .

10. Weisen Sie die ersten Projekte und Aufgaben zu

‍Manager sollten frühzeitig erste Projekte und Aufgaben zuweisen, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern und zu erfahren, welchen Beitrag sie zum Unternehmen leisten werden.

11. Senden Sie eine Onboarding-Umfrage

Versende onboarding Umfragen, wenn jemand neu ins Unternehmen kommt. Mit Performance Management und der Employee Engagement Software kannst du mit Hilfe von Best-Practice-Vorlagen und Automatisierung onboarding Umfragen erstellen. Auf diese Weise erhalten alle neuen Kolleginnen und Kollegen nach einer bestimmten Anzahl von Wochen im Unternehmen, die du selbst festlegen kannst (z.B. alle vier Wochen), eine onboarding Umfrage. Du zeigst damit, dass dir deine Mitarbeiter/innen am Herzen liegen und kannst die Erkenntnisse aus den Umfragen nutzen, um die onboarding Erfahrungen deines Unternehmens kontinuierlich zu verbessern.

Gallup hat eine Reihe von Fragen entwickelt, mit deren Hilfe Sie beurteilen können, ob Ihr Onboarding-Prozess alle Grundlagen abdeckt, die erforderlich sind, um Ihre Talente auf den Erfolg vorzubereiten. Diese Fragen sind:

„Woran glauben wir hier?“ (Unternehmenskultur)
„Was sind meine Stärken?“ (Lernen und Entwicklung)
"Was ist meine Rolle?"(Mitarbeiterführung)
„Wer sind meine Partner?“ (Organisationsstruktur)
"Wie sieht meine Zukunft hier aus?" (Karriereentwicklung)

Außerdem haben wir einige Best-Practice-Fragen für dieArbeit im Home-Office Umfrage vorbereitet, mit denen du deine Fernbeschäftigten regelmäßig überprüfen kannst.

12. Starten Sie wöchentliche 1:1s zwischen neuen Mitarbeitern und ihren Managern

Warten Sie nicht mit der Einführung von 1:1 Meetings bis der neue Mitarbeiter schon eine Weile im Unternehmen ist. Es ist wichtig, dass sie sich von ihrem Vorgesetzten unterstützt fühlen und sich wohlfühlen, um alle Bedenken von Anfang an anzusprechen.

13. Richten Sie ihre erste Review ein

Wie bei den Umfragen in deinem Unternehmen kannst du die SoftwarePerformance Review verwenden, um deine Feedback Zyklen zu automatisieren und sie automatisch an deine Mitarbeiter/innen zu senden ( hier findest du ein kostenloses Vorlage mit Best-Practice-Fragen, die du einfügen kannst). Für onboarding empfehlen wir bei einer sechsmonatigen Probezeit eine Überprüfung nach zwei Monaten im Job und eine weitere nach fünf Monaten. So haben deine Mitarbeiter/innen mehr Zeit, sich in ihrer Rolle zu bewähren, und Probleme können frühzeitig auf Mitarbeiterlaufbahn angesprochen werden. Außerdem erhältst du Einblicke in deine Leistung, die dir helfen können, deine onboarding Strategie zu verfeinern (z. B. indem du mehr Lerninhalte zu einem bestimmten Thema einbaust).

Best Practices zur Nachbereitung von Remote-Onboarding

Melden Sie sich bei Ihrem neuen Mitarbeiter

Tun Sie dies von Zeit zu Zeit, um herauszufinden, wie es ihnen geht. Wir empfehlen auch, sich am Ende des ersten Tages und der ersten Woche im Unternehmen bei ihnen zu melden.

Bleiben Sie verfügbar

Machen Sie deutlich, dass Sie gerne Fragen beantworten und auf Bedenken eingehen.

Pflegen Sie eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks und des Lobes

Dies ist ein hervorragendes Instrument zur Teambildung und zum Engagement, das vollständig aus der Ferne durchgeführt werden kann und von dem das Unternehmen und alle Mitarbeiter profitieren werden.

Machen Sie das Mitarbeiterengagement zu einer Priorität über die anfängliche Onboarding-Phase hinaus

Denken Sie daran, dass das Onboarding eine lange Reise ist.

💡S chauen Sie sich diese zusätzlichen Ideen an, um Ihr Remote-Team auf Kurs zu halten 😉 .

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Erstellen Sie Lernpfade für neue Marktteilnehmer mit Leapsome

Leapsome ist die einzige Plattform, die die Lücke zwischen Performance Management, Mitarbeiterengagement und Lernprozessen schließt.

Sehen Sie sich dieses Video zur Erstellung von Lernpfade mit Leapsome an - entscheidend für einen reibungslosen und lehrreichen onboarding.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Unternehmenskultur?

Die Unternehmenskultur oder Organisationskultur ist die Art und Weise, wie die Dinge in Ihrem Unternehmen gehandhabt werden, aber viele Menschen nehmen sich nicht die Zeit, darüber nachzudenken. Das Eintauchen in die Geschichte und Vision Ihres Unternehmens ist eine großartige Übung, um die Kultur und die Prozesse zu verstehen, zu entwickeln und aufeinander abzustimmen und nach außen hin eine kohärentere Vorstellung von Ihrer Marke zu vermitteln.

Ihre Kultur ist ein ganzheitliches Konzept und umfasst die Motivation Ihrer Mitarbeiter, die Vergütung, die Karriereentwicklung, das Büromodell (z. B. "remote-only", "remote-first", "hybrid"), die Teamstruktur, die Entscheidungsprozesse und vieles mehr. Und sie sollte Ihnen als Leitfaden für Ihr Remote-Onboarding dienen. Sind Sie zum Beispiel ein Unternehmen, bei dem der Mensch im Vordergrund steht? Sehr gut! Aber wie werden Sie dies in Ihren Prozessen kommunizieren?

Was sind die größten Herausforderungen beim Remote-Onboarding?

Die grundlegenden Herausforderungen beim Remote-Onboarding — die Sie mit diesem People Ops Playbook vermeiden können — sind:

Mangelnde Kommunikation und Arbeitnehmer, die nicht wissen, was sie erwarten können (oder nicht erfüllte Erwartungen haben);
Mangel an Unterstützung;
Gefühle der Isolation und ein Mangel an Verbindung mit Kollegen;
Mangelndes Engagement für das Unternehmen;
Fehlende Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur.

Die meisten dieser Herausforderungen können auch in Büroumgebungen auftreten, aber ihre Bewältigung in einem entfernten Kontext erfordert einen anderen Ansatz.

‍Wie kann man remote Mitarbeiter während der COVID-19 Pandemie onboarden?

Unbestreitbar hat die Pandemie zusätzliche Herausforderungen und Unsicherheiten mit sich gebracht. Befolgen Sie nicht nur die in diesem People Ops Playbook erläuterten Anweisungen für das Onboarding von Remote-Arbeitskräften, sondern prüfen Sie auch Ihre Notfallbereitschaft und wie Sie Ihr Team noch besser unterstützen können: Wir haben eine Reihe von Erkenntnissen für Sie zusammengetragen. Ziehen Sie außerdem in Erwägung, eine Personalumfrage zum Thema Telearbeit durchzuführen. Wir haben kostenlose Vorlagen mit einer Lang- und einer Kurzversion sowie einer deutschen Übersetzung erstellt . Auf diese Weise verfügen Sie über alle Ressourcen und Best Practices, die Sie für die Einbindung von Remote-Arbeitskräften während einer Pandemie benötigen.