PlusDental ist ein schnell wachsendes Unternehmen Start-up, das seine Mitarbeiterzahl im Jahr 2019 mehr als verdoppelt hat und von 85 zu Beginn des Jahres auf über 200 Mitarbeiter gewachsen ist.
Die Herausforderung
Aufgrund des schnellen Wachstums litt das Unternehmen unter vielen der üblichen Wachstumsschmerzen, die mit der Vergrößerung eines Unternehmens einhergehen, insbesondere wenn keine strukturierten Prozesse für die Mitarbeiterentwicklung bestehen.
Dadurch, dass PlusDental in kurzer Zeit viele Mitarbeiter:innen einstellte, wurde die Organisation sehr komplex. Die fehlende Struktur bedeutete, dass die Mitarbeiter:innen nicht das Feedback erhielten, das sie für ihre Entwicklung brauchten. In einigen Fällen hatten Mitarbeiter:innen, die schon seit vielen Monaten im Unternehmen waren, überhaupt kein Feedback zu ihrer Leistung erhalten.
Jan Holste, Director of People & Culture bei PlusDental, erkannte das Problem, vor dem das Unternehmen stand.
„Vor Leapsome hatten wir überhaupt keine Feedback-Prozesse, so dass ich aus HR-Sicht nicht sehen konnte — wenn überhaupt — welche Art von Feedback stattfand.”
Ohne die richtigen Prozesse war es für PlusDental fast unmöglich, Mitarbeitergespräche zu betreiben, so dass die Entwicklungswege und Aufstiegsmöglichkeiten für die Mitarbeiter sehr unklar waren.
Die Lösung
Jan und das Führungsteam von PlusDental wussten, dass sie ein robustes System für wertorientiertes Performance Management und Feedback schaffen mussten, das die Mitarbeiterentwicklung vorantreibt, das Engagement der Mitarbeitenden erhöht und die Personalprozesse verbessert.
Um dies zu erreichen, entschied sich Jan für Leapsome als die Plattform, die PlusDental nutzen würde um die Performance Management und Mitarbeiter:innen Engagement Prozesse zu verbessern. PlusDental nutzte bereits Personio als HR-Informationssystem, dies vereinfachte den Roll-out.
„Insgesamt war die Einführung von Leapsome über die API in Personio schnell und einfach — unsere Mitarbeiter:innen konnten problemlos synchronisiert und auf Leapsome hochgeladen werden, und auch der Einstieg in die Module der Plattform war ziemlich unkompliziert.”
Jan führte daraufhin einen 360-Grad-Bewertungszyklus ein, so dass zum ersten Mal alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit hatten, sich durch direktes Feedback über ihre Leistung zu informieren.
In einem vorherigen Projekt hatte Jan bereits die Unternehmenswerte von PlusDental definiert. Die acht definierten Unternehmenswerte bildeten die Grundlage für die Kriterien, an denen die Mitarbeiter:innen in ihren Reviews beurteilt werden.
Neben der 360-Grad-Analyse Reviewprozesse , die mit Leapsome nun automatisch alle zwei Jahre durchgeführt wird, nutzt PlusDental auch das Instant Feedback & Lob Tool von Leapsome, mit dem die Mitarbeiter sich gegenseitig jederzeit direkt Feedback geben können. Die vom Unternehmen festgelegten Werte dienen als Anhaltspunkt für die Art von Feedback und Lob , die sich die Mitarbeiter gegenseitig geben sollten. Ein Mitarbeiter könnte zum Beispiel Lob erhalten, wenn er durch sein Verhalten zeigt, dass er "die Patienten in den Mittelpunkt stellt" - einer der wichtigsten Werte von PlusDental.
Darüber hinaus hat PlusDental halbjährliche Umfragen zum Engagement der Mitarbeiter:innen eingerichtet. Diese geben ein umfassendes Feedback der gesamten Mitarbeiterbasis.
Jan hat die halbjährliche 360-Grad-Befragung Reviewprozess und die halbjährlich wechselnde Mitarbeiterbefragung Engagement-Umfrage für alle Mitarbeiter eingeführt. Im Fall von PlusDental arbeitet ein großer Teil der Beschäftigten in der Produktionsstätte. Damit auch diese Beschäftigten Zugang zu den Prozessen haben und davon profitieren können, wurden in der Produktionsstätte Computerterminals aufgestellt, die Zugang zu Leapsome bieten. Außerdem wurden in jedem Team Feedback-Champions ernannt, die die Aufgabe hatten, alle Beschäftigten durch den Prozess zu begleiten. Diese Initiativen haben dazu beigetragen, die Prozesse zu etablieren, und die Einführung war sowohl bei dieser Gruppe von Beschäftigten als auch in der gesamten Organisation ein Erfolg.
Die Ergebnisse
Bei der Einführung von Leapsome äußerten Führungskräfte und Mitarbeiter:innen zunächst ihre Skepsis, dass der Prozess zu zeitaufwändig sei, aber nachdem sie begannen direktes Feedback zu erhalten, erkannten sie, dass es ihre berufliche Entwicklung fördern würde, und sie sahen den Wert des Prozesses. Jan erhielt Kommentare, die der typischen Change-Management-Kurve folgten. Die Kommentare begannen vielleicht mit „Warum sollte ich mich dafür interessieren?” und „Das klingt nach zu viel Arbeit, dafür habe ich keine Zeit”, wurden aber schließlich zu „Wow, ich habe noch nie so relevante Feedback erhalten. Ich habe Dinge über mich gelernt, die ich vorher nicht wusste, und ich weiß jetzt, wie ich mich in meiner Rolle verbessern kann”. Die Mitarbeiter:innen schätzen nun den neuen Fokus auf ihre berufliche Entwicklung und verstehen, wie der spezifisches Feedback ihnen hilft zu verstehen, was sie gut können und wie sie noch besser werden können.
Neben dem Stimmungswandel hat Jan auch eine positive Verhaltensänderung im Umgang der Mitarbeiter:innen untereinander beobachtet, die sich nun häufig gegenseitig Feedback und Lob aussprechen.
„Die Funktion des öffentlichen Lobs funktioniert wirklich gut — die Mitarbeiter:innen nutzten sie erst, um sich gegenseitig innerhalb von Leapsome zu loben. Mittlerweile geben sie sich auch aktiv außerhalb der App Anerkennung. Ich bin sehr glücklich über diese Entwicklung unserer Kultur.“
Neben dem Fokus auf die Mitarbeiterentwicklung ist PlusDental nun auch in der Lage, Daten aus seinen Mitarbeiterbefragungen zu erfassen. Damit können die Verantwortlichen verstehen, wo sie erfolgreich sind und welche Bereiche noch verbessert werden müssen. Dies hilft PlusDental, ihre Kultur bei gleichzeitigem Wachstum zu erhalten und sogar zu verbessern.
David Khalil, Geschäftsführer und Mitbegründer von PlusDental, sagte:
"Das sind die aussagekräftigsten und hilfreichsten Daten, die ich je von der Personalabteilung erhalten habe."
Durch die Kombination der Plattform von Leapsome und der engen Integration der Unternehmenswerte in die Prozesse ist es PlusDental gelungen, ein einheitliches Arbeitsgefühl für alle Mitarbeiter:innen zu schaffen. Aber nicht nur die Mitarbeiter:innen profitieren von den neuen Prozessen, sondern auch das Unternehmen. PlusDental erhielt 2019 eine Auszeichnung für die SME Employee Development Kategorie bei den HR Excellence Awards.
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