Seit der Gründung 2015 erlebt der in Amsterdam ansässige Online-Supermarkt Picnic starkes Wachstum. Das Unternehmen hat Finanzierungsrunden von insgesamt 350 Mio. € eingesammelt und wurde im Jahr 2019 zum am schnellsten wachsenden Unternehmen in den Niederlanden ernannt.
Die Herausforderung
Als das Unternehmen das Team um Hunderte von neuen Mitarbeiter:innen erweiterte, wurde klar, dass sie einige der bestehenden Performance Management Prozesse entwachsen würden. Diese veralteten Prozesse belasteten die Personalabteilung und wirkten sich auch negativ auf die Erfahrung der Mitarbeiter:innen aus.
Elise Baeriswyl, People Partner bei Picnic, und Amber Rozenberg, People Analyst, spürten die Belastungen dieser Prozesse.
„Wir benutzten Excel-Dateien, um das Feedback der Mitarbeiter:innen in ihren Leistungsbeurteilungen zu sammeln. Am Anfang war das in Ordnung, aber als wachsendes Unternehmen war es für uns einfach nicht mehr skalierbar und die Arbeitslast, die der Prozess verursachte, wurde zu viel, um damit umzugehen. Es war auch kein sehr professioneller Prozess. Als Mitarbeiter:in ist es keine tolle Erfahrung, sein Feedback in einer Excel-Datei zu erhalten.”
Da sie wussten, dass ein Prozess, der durch Excel-Dateien und viel manuelle Arbeit zusammengehalten wurde, langfristig nicht tragfähig war, machten sich Elise und Amber auf die Suche nach einer Plattform, die das Problem der Skalierbarkeit lösen konnte.
Zu ihren Anforderungen an die Plattform gehörte eine ganzheitliche Performance Review Software, damit sie einen vollständigen Überblick über die Leistung jeder Person erhalten und aufschlussreiche 360° Feedback liefern können. Sie wussten auch, dass sie eine Plattform suchten, die den Aufwand für die Durchführung des Prozesses reduziert. Sie wussten zum Beispiel, dass die Plattform die Möglichkeit bieten sollte, dass die Beschäftigten ihre Kollegen auswählen können, von denen sie Feedback erhalten möchten. Und am wichtigsten ist, dass die Plattform unvollständige Aufgaben automatisch nachverfolgen sollte. Das allein wäre schon eine enorme Zeitersparnis für das People Operations Team bei Picnic.
Schließlich wollten sie eine Plattform finden, die die von ihnen definierten Prozesse unterstützt, anstatt ihre internen Prozesse an die Plattform anpassen zu müssen.
Mit diesen Anforderungen im Hinterkopf begannen Amber und Elise, Plattformen zu testen.
Die Lösung
Bald merkten Amber und Elise, dass sie ein Problem mit den Plattformen hatten, die sie testeten.
„Bei der Evaluierung der Tools haben wir festgestellt, dass viele Plattformen sehr unflexibel sind. Wir wollten unsere Prozesse nicht an eine Plattform anpassen. Wir wollten in der Lage sein, unseren eigenen idealen Prozess zu erstellen (und zu ändern) und brauchten eine Plattform, die flexibel genug ist, um dies zu unterstützen.”
Glücklicherweise entdeckten Amber und Elise Leapsome und waren hocherfreut, dass die Plattform genau die Funktionen bot, die sie suchten.
Mit dem neuen Prozess in Leapsome ausgerüstet, rollten sie ihren überarbeiteten Performance Review-Prozess für die Mitarbeiter:innen in ihrer Zentrale in Amsterdam sowie in ihrer Düsseldorfer Niederlassung aus.
Das Ergebnis
Die verbesserte Struktur der Reviews machte den Prozess der Abgabe einer Bewertung für alle Beteiligten viel einfacher. Die überarbeitete Struktur führte auch zu produktiveren Gesprächen zwischen den Teamleiter:innen und ihren Mitarbeiter:innen.
„Die Qualität der Feedbackgespräche hat sich verbessert. Die Befragten finden es schwierig Feedback zu geben, aber durch die Art und Weise, wie die Reviews jetzt innerhalb von Leapsome strukturiert sind, ist es einfacher ein sinnvolles Gespräch zu führen.”
Außerdem hat sich die Review Erfahrung für die Mitarbeiter:innen durch den Review-Prozess in Leapsome verbessert.
„Für unsere Mitarbeiter:innen bei Picnic ist es viel angenehmer, innerhalb von Leapsome ein Feedback zu erhalten. Es ist viel strukturierter und der Bericht sieht professioneller aus.”
Als Teil der Umstellung auf die Verwaltung des Prozesses innerhalb von Leapsome mussten Amber und Elise auch ihre eigene Arbeitsbelastung verringern und sicherstellen, dass der Prozess in Zukunft vollständig skalierbar ist. Um dies zu erreichen, nutzten sie die Leapsome Funktion für wiederverwendbare Review Vorlagen. Das Starten eines Review Prozesses ist nun so einfach wie das Aktivieren der Vorlage. Es hat zusätzlich den Vorteil, dass der Stress durch mögliche Fehler in der Einrichtungsphase entfällt.
Amber und Elise müssen ihre Mitarbeitenden nun nicht mehr während des gesamten Review-Zyklus beaufsichtigen. Die Plattform kümmert sich darum, alle Teilnehmer zu benachrichtigen und bei Bedarf per E-Mail und Slack-Integration nachzuhaken. Da diese administrativen Aufgaben von der Plattform erledigt werden, hat Elise seit der Einführung viel Zeit gespart. Elise schätzt, dass der neue Review-Zyklus bis zu 50 % effizienter sein könnte als der vorherige Prozess mit Excel. Diese Zeit kann Elise nun für strategische Initiativen nutzen, für die sie vorher keine Zeit hatte.
Neben 360°-Performance-Reviews hat Picnic auch begonnen, andere Teile der Leapsome Plattform zu nutzen. In Anbetracht der Herausforderungen, die das Coronavirus verursacht hat, nutzte Picnic die Software Leapsome'Employee Mitarbeiterbefragung , um seine erste unternehmensweite Umfrage durchzuführen. Sie nutzten den in der Plattform enthaltenen Best-Practice-Fragebogen, um ihre Mitarbeiter zu befragen, während sie aus der Ferne arbeiten. Auf diese Weise konnten sie ein tieferes Verständnis dafür gewinnen, wie das Unternehmen mit dem Virus umgeht, und anonym Feedback sammeln, wie sie ihre Mitarbeiter in dieser Zeit besser unterstützen können.
Als nächstes wollen Amber und Elise die Lern- und Onboarding-Funktionen von Leapsome erkunden, um interne Kurse zu verteilen und möglicherweise einen strukturierten Prozess für 1:1 Meetings im gesamten Unternehmen einzuführen.
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