Wie Leapsome nTech geholfen hat, einheitliche Ziele festzulegen, die Qualität der Meetings zu verbessern und Teil der Unternehmeskultur wurde.
“Ihr werdet es auf keinen Fall bereuen, mit Leapsome zu arbeiten. Man bekommt eine unglaubliche Qualität und viel zu nutzen für sein Geld.
Hätte Leapsome nur ihre Meeting-Funktion, würden Firmen bereits den Mehrwert erkennen. Aber wenn man plant mit OKRs zu starten, dan ist Leapsome ein no-brainer. Man kann ein solches Level an intuitivem Engagement einfach nicht in Spreadsheets replizieren.”
2021 wurde nTech, wie viele andere Unternehmen auch, mit der Herausforderung konfrontiert das erste Mal remote zu arbeiten. Es ist nicht einfach, ein Unternehmen auf Kurs zu halten und neue Initiativen zu entwickeln, wenn das Team nicht zusammenkommen kann, um am Wasserspender neue Ideen auszutauschen.
Jimmy Ianuzzi, Vice President & General Manager bei nTech, erinnert sich an zwei zentrale Probleme, die das Team dazu veranlassten nach einer Software-Lösung zu suchen.
nTech stand vor der Aufgabe zum ersten Mal OKRs einzuführen und suchte nach einem Tool das sie dabei unterstützen könnte. Zuvor verfolgten Mitarbeiter*innen die Entwicklung ihrer Ziele ad-hoc in einfachen Spreadsheets. Jimmy war sich ebenfalls bewusst, dass das adoptieren von OKRs in vielen Teams eine große Herausforderung darstellt und im Endeffekt der Grund ist warum viele Firmen sich mit dem Framework schwertun. Da Mitarbeitende bereits eigenständig innerhalb ihrer Teams Ziele setzten, würde es keine einfache Aufgabe werden ein einheitliches Ziel-management system einzuführen.
"Unsere Zielsetzung war fragmentiert. Manche Bereiche machten es sehr gut andere Bereiche eher weniger. Wir wussten das ein OKR tool uns dabei helfen würde best-practices innerhalb der gesamten Organisation zu etablieren. Das war einer der wichtigsten Gründe warum wir uns entschieden hatten auf OKRs umzusteigen.
Ein weiterer wichtiger Grund stellte sich aus der Covid-Pandemie-Problematik heraus, nämlich das crossfunktionale Kollaborieren zu übergeordneten Firmenzielen. Früher waren wir noch alle zusammen im Büro, da kamm eine natürliche Zusammenarbeit zustande. Als wir dann zu remote wechseln mussten, mehr Leute, auch von anderswo, einstellten, so viel wir uns auch bemühten, diese Kollaboration war einfach nicht mehr wie damals.”
Abgesehen davon, dass sie ein OKR tool benötigten, dachten Jimmy und das Team auch darüber hinaus und hofften ein Tool zu finden, dass sie dabei unterstützen würde eine solide Performance Management Strategie zu entwickeln. Schlussendlich sollte das Tool die folgenden Aspekte abbilden:
Außerdem sollte das Tool sowohl für Administratoren als auch für Nutzer intuitiv sein und eine Integration mit dem Google-Kalender bieten, um Erinnerungen zu verschicken.
Jimmy und sein Team untersuchten verschiedene Lösungen, von Tools, die sich hauptsächlich auf OKR und Projektmanagement konzentrierten, wie Asana, Koan, Betterworks, Ally.io, bis hin zu Tools mit breiteren Möglichkeiten, einschließlich Funktionen zur Steigerung von Leistung und Engagement. Sie wählten Leapsome, 15Five und Lattice als ihre bevorzugte People Enablement Software aus und entschieden sich letzendlich für Leapsome.
“Leapsome war am besten ausgearbeitet. Alles funktionierte. Wenn man sich die Website von Lattice anschaut, dann könne man den Eindruck bekommen, dass sie mehr Funktionen haben. Das kommt natürlich beeindruckend rüber. Aber als wir uns dann tatsächlich eine Demo anschauten merkten wir, dass Lattice für uns überhaupt nicht geeignet war.
Das Gesamtdesign für Nutzer war verwirrend gestaltet — selbst für technisch affine Menschen wie mich. Leapsome hingegen war sehr einfach zu navigieren. Die Adminseite war einfach gestaltet und man hatte viele Möglichkeiten Dinge individuell zu gestalten.
Die Agenden für Team-Meetings und Action Items waren ein riesiger Pluspunkt. Leapsome ist eines der wenigen Tools, das Team-Meetings anbietet, was mich sehr beeindruckt hat. Außerdem war der Preis für die Größe unseres Unternehmens sehr angemessen. Alles in allem hat es gut gepasst."
Leapsome konnte nTech eine Komplettlösung für OKR Management, Performance Evaluierungen, Meeting-Agenden bieten. Ausserdem bestand nun die Möglichkeit zukünftig weitere Module für Umfragen, Gehaltsmanagement, und Lernen dazu zu schalten
Abgesehen von der Möglichkeit Team Meeting Notizen und Action Items in Leapsome festzuhalten, gefällt Jimmy auch die kaskadierende Zielansicht und der Zielbaum sehr gut. Beides hilft dem Team, auf einfache Weise zu visualisieren, wie die verschiedenen Ziele miteinander zusammenhängen und wie die Ziele jedes Mitarbeitendens zu größeren Initiativen beitragen. Beide Funktionen "machen einfach Sinn. Der Durchschnittsnutzer wird sie ohne große Erklärungen leicht verstehen".
Innerhalb von nur 6 Monaten gelang es dem Team von nTech, einen unternehmensweiten OKR-Prozess einzuführen. Mitarbeiter*innen wurde zuerst dasMeeting-Modulvorgestellt, um einen einfachen Einstieg in die Platform zu gewährleisten. In weniger als einem Monat waren die meisten Besprechungen mit Tagesordnungen in Leapsome verknüpft, darunter Teambesprechungen, 1:1-Gespräche und Führungsbesprechungen. Das Team führte zudem auch die Praise Wall ein.
Von da an dauerte es nicht mehr lange, bis das gesamte Team von nTech Leapsome täglich nutzte, und am Ende des ersten halben Jahres fühlten sich Jimmy und das Team sicher, was die Einführung von Zielen und das Zielmanagement angeht, und sahen deutliche Fortschritte. Die Mitarbeiter von nTech berichten, dass sie sich organisierter fühlen und die Tabellen, die sie für Besprechungsnotizen und Zielvorgaben verwendet hatten, sind längst vergessen. Stattdessen wurden sie durch ein Tool ersetzt, das sich wirklich auf ihre Produktivität auswirkt und die Prozesse verbessert.
"Leapsome macht das Arbeiten organisierte ohne dass man dafür eine gesamte Organisationsstruktur einführen muss. Bei nTech haben wir es geliebt, unsere Spreadsheets zu benutzen, um uns zu organisieren, aber jetzt können wir mit Leapsome organisiert bleiben, ohne etwas tun zu müssen. Du brauchst dich nur einzuloggen und schon bist du organisierter.
Ich glaube, das hat den Leuten generell mehr Zeit verschafft. Man muss nicht mehr ewig nach seinen Action Items, Notizen, oder Zielen und Key Results für die man verantwortlich ist suchen."
Jimmy und sein Team hatten anfängliche Bedenken den Mitarbeiter*innen ein neues Ziel Framework vorzustellen, da diese noch an ihr Spreadsheet System gewöhnt waren. Mit Leapsome merkten sie jedoch, dass Mitarbeitende sich dem Tool sehr schnell annahmen und sogar anfingen ihre Ziele ohne Aufforderungen einzutragen.”
"Der Grad an Nutzung und Buy-in hat wirklich meine Erwartungen komplett überschritten. Unsere Führungskräfte waren zwar verantwortlich dafür crossfunktionale, firmenweite OKR-Prozesse zu sponsern aber unsere Teams haben auch eigene Ziele gesetzt und sie in Meetings besprochen — ohne jegliche Aufforderung von uns.”
Die Mitarbeiter*innen nutzen Leapsome nun regelmäßig um Ziele zu setzten und zu verfolgen. Beispielsweise wurde im Talent Acquisition Team Gruppenziele gesetzt und andere Mitarbeitende setzen sich individuelle Entwicklungsziele. Das gesamte Team hat die Spreadsheets nun offiziell bei Seite gelegt und sich mit Enthusiasmus auf das neue Tool eingelassen.
Die Möglichkeit, Mitarbeiter und Initiativen mit den individuellen Teamergebnissen zu verknüpfen, war für nTech ebenfalls ein riesiger Bonus. Jimmy kann sich das Unternehmen ohne Leapsome jetzt nicht mehr vorstellen.
"OKRs haben nTech gut getan, darüber bin ich wirklich froh. Wir sagen immer: "Leapsome bleibt da, wir können es nicht verlassen, es ist jetzt ein Teil unserer Struktur." Es wäre wirklich schwer für uns, wegzugehen.
Es wäre schwer alles wieder zu ändern und ich glaube auch nicht, dass wir das jemals tun würden. Leapsome ist ein Teil unseres Lebens hier bei nTech. Wenn überhaupt wollen wir noch mehr Module ausrollen.”
Jimmy glaubt, dass das Meeting-Modul von Leapsome eine wertvolle Ergänzung für nTech ist. Es ist die meistgenutzte und beliebteste Funktion im Unternehmen. Das Dashboard haust alle Action Items und hilft jedem im Team organisiert zu bleiben. Die Möglichkeit, vergangene Meetings zu durchsuchen, schafft Klarheit, und insgesamt sind die Meetings besser vorbereitet und produktiver als zuvor.
Seit einiger Zeit hatte nTech nun ihre Performance Review Prozesse pausiert, da sie nicht so gut funktionierten, wie sie es eigentlich sollten. Stattdessen verließ sich das Unternehmen darauf, dass die einzelnen Manager sich mit ihren Mitarbeitenden über definierte Kennzahlen besprechen. Das bedeutete, dass es bei gut geleisteter Arbeit, keine Performance Review gab.
Jetzt ist nTech ein viel größeres Unternehmen, und viele Dinge haben sich geändert. Mit ihrer Expansion nach Indien, besteht nun wieder Bedarf nach einem konsolidierten Performance Review Prozess.
Nachdem sie sechs Monate lang ihre neue Reviewprozess in Leapsome mit einer Pilotgruppe getestet hatten, hat nTech sie kürzlich für das gesamte Unternehmen eingeführt.
Dieses Mal ist das Team zuversichtlich, was ihr Performance Management betrifft. Ein Kompetenzmodell wurde entwickelt, dass in die Beurteilungen mit einfließt. Somit wird sicher gestellt dass, jede*r Mitarbeitende eine faire Evaluierung erhält
Neben dem neuen und verbesserten Performance Review Prozess möchte das Team von nTech auch andere Module von Leapsome erforschen. Vor allem das Lern-Modul steht als nächstes auf Jimmys Agenda. Er ist außerdem der Meinung, dass das Kompensations-Modul nützlich wäre, um mühsame Aufgaben rund um Vergütung und Beförderungsentscheidungen zu erleichtern.
Insgesamt ist für Jimmy klar, dass Leapsome bei nTech bleiben wird und er freut sich auf die weitere Zusammenarbeit. Er wird unser New Yorker Büro im Mai besuchen und freut sich darauf, das Team hinter dem Produkt kennenzulernen.
"Wir sind absolute Fans von Leapsome. Es ist ein Teil unserer Kulture geworden. Wir arbeiten so viel damit, dass sich die meisten Leute jeden Tag einloggen. Es ist wirklich tool und so intuitiv es gibt nichts was wir an unserer Entscheidung bereuen, wir sidn wirklich froh mit Leapsome zu arbeiten.”
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