Wie hy mit Leapsome eine All-in-One Lösung gefunden hat, um Personalentwicklung und Leistung zu steigern und das Engagement der Mitarbeiter messbar zu verbessern
"[...] Ich finde es wirklich toll, wie einfach das System zu bedienen ist und wie es sich an deine bestehenden Prozesse anpassen lässt. Es liefert so viele Daten.
Wir lieben zum Beispiel die Heatmap der Umfrage. Sie zeigt dir sofort, wo die Problembereiche in deiner Organisation liegen und worauf du dich konzentrieren musst, um ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen. [...] Es gibt eine Menge Initiativen, die aus der Nutzung von Leapsome hervorgehen."
hy ist eine Unternehmensberatung mit rund 60 Mitarbeiter:innen und einem Sitz in Berlin, Deutschland. Sie ist eine rechtlich selbstständige Tochtergesellschaft der Axel Springer SE, einem der führenden Medien- und Technologieunternehmen Europas. hy konzentriert seine Beratungsleistungen auf die Bereiche Strategie, Innovation, Preisgestaltung und digitale Transformation.
Das People Team von hy stand vor einer Herausforderung, die viele Personalverantwortliche kennen: ZeitfressendePerformance Reviews durch einen langwierigen, manuellen Prozess. Dazu mussten die Bewertungen in Google Sheets ausgefüllt und die Ergebnisse in Google-Dokumenten gesammelt werden, um sie mit den Führungskräften zu teilen. Abgesehen davon, dass dieser Prozess für wachsende Unternehmen nicht skalierbar ist, verbrachte das Personalteam von hy selbst bei nur 60 Mitarbeitern viel Zeit mit der Durchführung dieser Beurteilungen. Die Zeit, die für wirkungsvollere Initiativen hätte genutzt werden können, wurde mit dem Kopieren und Einfügen von Ergebnissen zwischen zwei Programmen verschwendet, und da das Unternehmen immer größer wurde, bestand die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen und Informationen verloren gehen.
hy wollte seinen Performance Review Prozess automatisieren und optimieren. Dadurch würde die Personalabteilung nicht nur wertvolle Zeit zurückgewinnen, sondern auch einen besseren Einblick in vergangene und aktuelle Bewertungen erhalten. hy hatte bereits eine Reihe von Fragen und eine benutzerdefinierte Kompetenz-Matrix und wollte nicht in eine Lösung investieren, die sie zwingen würde, ihren Prozess an die Plattform anzupassen.
Die Mitglieder:innen der Personalabteilung von hy waren bereits mit Leapsome vertraut, darunter auch Tina Chater, die Direktorin für Personal und Organisation. Als sie nach der richtigen Lösung suchten, stellten sie fest, dass Leapsome nicht nur ihren Performance Review Prozess verbessern konnte, sondern es ihnen auch ermöglichte, ihre Engagement-Umfragen durchzuführen, Personalentwicklungs- Ziele zu verfolgen und Lernkurse und -materialien zu hosten — alles auf einer einzigen Plattform. Für hy bedeutete dies, dass sie nicht mehr 3 oder 4 verschiedene Lösungen einsetzen mussten, sondern mit Leapsome alle Personalmanagementprozesse in einem System erledigen konnten.
“Unser Hauptziel war es, eine all-in-one Lösung zu haben. Wir hatten bereits unser HRIS-System, Peakon für Umfragen, Google Sheets für die Bewertungen und Google Docs für die Ziele. Wir wollten wirklich eine Lösung, die Bewertungen, Umfragen und Ziele anbietet und es uns ermöglicht, in den Bereich “Lernen” zu erweitern.”
Leapsome ermöglichte es hy, den Performance Review Prozess zu automatisieren und zu optimieren, und durch die Flexibilität der Plattform konnte das People-Team diesen Prozess an seine Bedürfnisse anpassen. Innerhalb von zwei Wochen begannen sie, alle Umfragen in Leapsome durchzuführen, und nach vier weiteren Wochen hatten sie ihre Kompetenz-Matrix übertragen, den Mitarbeiter:innen erlaubt, Entwicklungsziele zu setzen, und einen neuen Performance Review Zyklus gestartet.
“Unser gesamtes Bewertungssystem läuft jetzt über Leapsome. Es gibt keine menschlichen Fehler mehr, und für unsere Manager:innen ist es viel einfacher, früheres Feedback einzusehen. Jeder hält seine Entwicklungsziele nach der Review fest und kann sie leicht in den nächsten Review-Zyklus einfließen lassen.
Manager:innen und ihre direkt unterstellten Mitarbeiter:innen können alles an einem Ort sehen und müssen nicht mehr mit mehreren Dokumenten arbeiten. Wir vom People-Team sind von der Automatisierung des Prozesses wirklich begeistert: Nachdem ein Zyklus beginnt, erinnert das System automatisch daran, die Performance Review durchzuführen.”
Mit dem neuen Reviewprozess kann die Personalabteilung die Vorgänge für Performance Reviews vollständig automatisieren. Erinnerungen werden automatisch verschickt, und es ist nicht mehr nötig, Informationen manuell in ein anderes System zu übertragen. Alles befindet sich an einem Ort — Erkenntnisse aus vergangenen Beurteilungen, Entwicklungsziele, die Kompetenz-Matrix und Meetings zur Besprechung der Beurteilung. Das bedeutet nicht nur, dass die Personalabteilung Zeit sparrt, sondern eliminiert auch menschliche Fehler und Verwirrung. Die Manager:innen genießen es, einen vollständigen Überblick über die Entwicklung und die Ziele ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter:innen zu haben. Die Mitarbeiter:innen freuen sich wiederum, wenn ihr Feedback auf das Lernen konzentriert ist und sie sich bei der Erreichung ihrer beruflichen Ziele unterstützt fühlen.
Das Team führt derzeit monatliche Umfragen zum Engagement sowie Onboardingumfragen für neue Mitarbeiter:innen durch. Außerdem kann jede Abteilung Umfragen zu Themen durchführen, zu denen sie die Meinung ihrer Teams einholen möchten. Regelmäßige DEI-Umfragen, sind für das Unternehmen von großer Bedeutung: hy beschäftigt einige großartige Frauen und weiß, wie wichtig es ist, ihre Gefühle, Bedenken und Verbesserungsvorschläge regelmäßig zu erfassen. Tina ist der Meinung, dass ohne die Erkenntnisse, die sie von Leapsome erhalten haben, viele Initiativen nie umgesetzt worden wären.
“Die Umfragen sind wirklich hilfreich für Manager:innen, um sinnvollere Entscheidungen zu treffen. Aus den Umfrageergebnissen ergeben sich viele Initiativen — um ehrlich zu sein, ergeben sich viele Initiativen aus der Nutzung von Leapsome. Unsere Manager haben verschiedene Möglichkeiten gefunden, wie sie die Plattform nutzen können. Es ist ein sehr hilfreiches Tool, um viele Ebenen innerhalb der Organisation aufzudecken, die angegangen werden müssen.”
🌱 100% der Mitarbeiter setzen sich alle sechs Monate Entwicklungsziele
🏁 100% Abschlussquote der Beurteilungen
💡100% Vertrauen in die Genauigkeit der Daten und Analysen
🎯 Durchschnittliche Punktzahl für die Mitarbeiterpromotorenfrage 7,92 (26 eNPS-Punkte)
Jeder Mitarbeiter bei hy erhält jetzt Performance Reviews und hält seine Entwicklungsziele in Leapsome fest. So wird für Transparenz, Alignment und Fokus auf den individuellen Fortschritt gesorgt. Die Manager:innen haben den richtigen Kontext aus vergangenen Bewertungen und aktuellen Zielen vor Augen und können ihren direkten Mitarbeiter:innen aufschlussreiches Feedback zur Verfügung stellen. Der gesamte Prozess läuft reibungsloser ab, wodurch das People-Team wertvolle Zeit zurückerhält. Tina und das Team haben die Gewissheit, dass jeder bei hy Feedback erhählt, da Leapsome die Mitarbeiter:innen automatisch daran erinnert ihre Beurteilungen auszufüllen.
Tina hat auch einen Aufschwung bei den Umfrageergebnissen von hy beobachtet. Das Team nutzt die Heatmap, um organisatorische Herausforderungen zu identifizieren und Initiativen zu planen. Das Ergebnis ist eine deutliche Verbesserung der Bewertung bei den Mitarbeiterpromoterfragen, der jetzt im Durchschnitt bei 7,92 liegt und einen eNPS-Score von 26 ergibt.
hy hat sich einen Zielwert von 8 gesetzt, und das Team plant, diesen Wert in diesem Jahr zu übertreffen, indem es sich erneut auf das Umfragen-Modul von Leapsome konzentriert. Ziel ist es die Kommunikation und das Engagement bei hy weiter zu verbessern. Durch eine genauere Überprüfung der Umfrageergebnisse und die weitere Nutzung der von Leapsome bereitgestellten Analysen hofft das Personalteam von hy, ein umfassendes Verständnis der Kritikpunkte innerhalb der Organisation zu erhalten.
Mit der großen Anzahl an Best-Practice-Fragen, Umfragevorlagen und Benchmarking-Daten, die in Leapsome zur Verfügung stehen, sieht Tina viele Möglichkeiten, die Engagement-Umfragen weiter zu verbessern. Außerdem können sie mit der Plattform ihre Ergebnisse mit Unternehmen ähnlicher Größe und Branche vergleichen. Letztlich geht es darum, den Beschäftigten die Gewissheit zu geben, dass ihre Stimme gehört wird und ihr Feedback nicht nur zur Kentniss genommen — sondern auch in die Tat umgesetzt wird.
Tina ist der Meinung, dass einer der Hauptvorteile von Leapsome der hervorragende Kundensupport ist, der uns ihrer Meinung nach wirklich von der Konkurrenz abhebt. Neben unserer umfangreichen Online-Bibliothek mit ausführlichen Tutorials und Leitfäden stehen die Customer Success Manager:innen von Leapsome immer zur Verfügung, um Fragen zu beantworten oder bei der Einrichtung eines Prozesses zu helfen.
“Eine weitere Sache, die ich hervorheben möchte, ist der Kundensupport. Wann immer wir ein Problem haben, steht uns unsere Account Managerin zur Stelle und ist sofort bereit, uns anzurufen. Sie ist sehr hilfsbereit und beantwortet sofort unsere Fragen.
Das macht Leapsome wirklich einzigartig. Manchmal wartet man tagelang auf eine Antwort, und bei vielen anderen Systemen gibt es nicht einmal mehr eine echte Person, an die man sich wenden kann, um Unterstützung zu erhalten.”
Tina schätzt nicht nur den Kundensupport von Leapsome, sondern würde Leapsome auch all jenen empfehlen, die eine Software für die Personalentwicklung suchen, bei der Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit im Vordergrund stehen. Sie genießt es, ein System zu haben, das auf bestehende Prozesse zugeschnitten werden kann und detaillierte, vielfältige Daten und Analysen liefert.
Letztendlich hat der Einsatz von Leapsome dazu beigetragen, dass hy ein besserer Arbeitsplatz geworden ist. Die Mitarbeiter:innen haben mehr Klarheit über ihre berufliche Entwicklung und können ihre Meinungen und Feedback einfach mitteilen. Das hilft, Herausforderungen innerhalb der Organisation aufzudecken und wertvolle Initiativen zu identifizieren, wodurch Führungskräfte fundiertere Entscheidungen treffen können.
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