Wie das HR-Team von EGYM mit Leapsome Feedbackzyklen standardisierte und den manuellen Arbeitsaufwand reduzierte
„Leapsome ist sehr benutzerfreundlich — sowohl für die Personalabteilung als auch für unsere Mitarbeiter:innen. Es gibt uns die Flexibilität die wir brauchen, um unseren spezifischen Feedback-Prozess zu implementieren. Außerdem hat es einen Großteil der manuellen Arbeit, die wir hätten leisten müssen, reduziert.“
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Das HR-Team von EGYM war mit einem Problem konfrontiert, das in schnell wachsenden Unternehmen allzu häufig vorkommt; fehlende Prozesse für formelles Feedback zwischen Manager:innen und ihren Mitarbeiter:innen. Nina Thiessen, Leiterin der Talent Acquisition und des HR-Managements bei EGYM, erklärte, dass es zwar einige Richtlinien für Manager:innen gebe, wie sie Feedback an ihr Team geben sollten, allerdings fehlende Standards eine Reihe von Problemen verursachten.
Erstens war die Personalabteilung nicht in der Lage zu verfolgen, wer Feedback-Gespräche führte und wer nicht. In den schlimmsten Fällen bedeutete dies, dass einige Mitarbeiter:innen (intern als "EGYMees" bezeichnet) überhaupt kein Feedback erhielten. In den Fällen, in denen die Mitarbeiter:innen Feedback erhielten, war der Prozess immer unterschiedlich, und es gab große Qualitätsunterschiede, da die Manager:innen jeweils eigene Prozesse und Kriterien für ihre Teams entwickelten.
Da Nina und ihr Team wussten, dass der gegenwärtige Ansatz den Wachstum von EGYM nicht unterstützt, machten sie sich daran, bessere Prozesse zu schaffen und begangen nach einer Plattform zu suchen, die dies unterstützt.
„Wir wollten das gesamte Unternehmen auf das gleiche Niveau bringen und Kernkompetenzen definieren, die für jede:n Mitarbeiter:in unseres Unternehmens, gültig sein sollten und sich aus unseren internen Prozessen ableiten“
EGYM führte auch eine Mitarbeiterbefragung Engagement-Umfrage mit Google Forms durch, was für das HR-Team viel manuelle Arbeit bedeutete; sowohl in der Einrichtungs- und Kommunikationsphase als auch bei der Analyse der Ergebnisse. Aus diesem Grund war das HR-Team an einer Lösung interessiert, die beides vereint Performance Management und Funktionen zur Mitarbeiterbeteiligung.
Nachdem EGYM die auf dem Markt erhältlichen Plattformen untersucht hatte, kam man zu dem Schluss, dass Leapsome alle Funktionen bietet, die man braucht. Wichtig ist auch, dass es direkt mit Personio, ihrem HRIS-System, integriert werden kann, was eine nahtlose Synchronisation von Personaldaten ermöglicht.
EGYM empfand die Plattform als äußerst flexibel, insbesondere die personalisierbaren Funktionen, die sich an ihre internen Anforderungen anpassen ließen. Sie stellten fest, wie benutzerfreundlich die Plattform für die Mitarbeiter:innen war und zudem den Arbeitsaufwand der Personalabteilung reduzierte.
Nachdem sie den ProzessPerformance Review mit einem Messrahmen eingerichtet hatten, der an die Unternehmensgewohnheiten (d.h. Werte) gebunden war, führten Nina und das Team den verbesserten Prozess in der gesamten Organisation ein. In ähnlicher Weise hat EGYM auch seinen halbjährlichen Engagement-Umfragen auf Leapsome umgestellt.
Zusätzlich zu den Feedback Prozessen und Umfragen zum Engagement hat EGYM auch die Lob-Funktion von Leapsome eingeführt. In jedem Büro von EGYM gibt es eine “Kudos-Wand”, an die die Mitarbeiter:innen Kudos-Karten schreiben können, um sich gegenseitig zu guten Leistungen zu gratulieren. Sobald jedoch ein EGYMee jemandem in einem anderen Büro Lob geben wollte, war das nicht möglich. Mit Leapsome können EGYMees ihren Kolleginnen und Kollegen jetzt virtuell ein Lob schicken, wodurch EGYM das Lobprogramm international ausweiten kann. Eine Auswahl der besten Kudos jeder Woche wird dann vom CEO in der unternehmensweiten Versammlung vorgelesen, um die großartige Arbeit im gesamten Unternehmen zu feiern.
Seit der Implementierung von Leapsome hat Nina nun einen klaren Überblick darüber, wer die Feedback-Zyklen durchläuft und wer nicht. Allein diese Art von Transparenz ist eine deutliche Verbesserung gegenüber dem früheren Status quo.
Nina und ihr Team befragten auch die Manager:innen, um ihr Feedback zum neuen Prozess und zu Leapsome als Plattform zu erhalten. Das Feedback war überwältigend positiv. Unter anderem, dass die Plattform einfach zu bedienen ist und, dass der Prozess es den Manager:innen ermöglicht, ihren Teams produktives Feedback zu geben.
"Leapsome ist sehr benutzerfreundlich - sowohl für die Personalabteilung als auch für unsere Mitarbeiter. Es gab uns die Flexibilität, unseren spezifischen Feedback-Prozess umzusetzen und hat uns viel manuelle Arbeit erspart."
Mit den integrierten Umfragevorlagen von Leapsome, einschließlich Fragen zu bewährten Verfahren, hat sich auch der Verwaltungsaufwand für die Durchführung der halbjährlichen Umfragen drastisch verringert. Darüber hinaus hat EGYM aufgrund der automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen die Beteiligung der Mitarbeiter:innen an den Umfragen erhöht.
„Seit wir unsere Mitarbeiterbefragungen über Leapsome durchführen, verzeichnen wir Rekordquoten bei der Mitarbeiterbeteiligung, was unglaublich ist.“
Die Analysefunktionen von Leapsome haben es auch einfacher gemacht, die Ergebnisse zu interpretieren. Die Heatmaps enthalten eine detaillierte Aufschlüsselung der Ergebnisse und können nach zahlreichen Eigenschaften segmentiert werden. Die Funktion für anonyme Gespräche ermöglicht es Nina und ihrem Team auch, weitere Fragen an die Befragten zu stellen, um tiefere Einblicke in deren Kommentare zu gewinnen.
Nach der Evaluierung der Leapsome-Funktionen zur Verwaltung von OKRs und Zielen sind Nina und ihr Team nun dabei, diese Funktionen einzuführen, um mehr Transparenz und Alignment im gesamten Unternehmen zu schaffen.
Darüber hinaus informiert Nina sich auch zu den Lernfunktionen von Leapsome als eine Möglichkeit, sowohl ihren Leadership Development Track für die Schulung ihrer Manager:innen online zu stellen als auch ein verbessertes Onboarding für neue Mitarbeiter:innen zu schaffen.
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