KUNDENGESCHICHTE

EGYM

Wie das HR-Team von EGYM mit Leapsome Feedbackzyklen standardisierte und den manuellen Arbeitsaufwand reduzierte

KUNDENPROFIL
EGYM ist ein weltweit führender Anbieter von Fitness-Technologie. Sie versorgen Fitness- und Gesundheitseinrichtungen mit intelligenten Workout-Lösungen. EGYM macht das Training intelligenter und effizienter mit seinem umfassenden Angebot an Fitnessgeräten und digitalen Produkten, die sich vollständig mit Drittanbieter Hard- und Software verbinden lässt.
Standort:
München, Deutschland (HQ) | Boulder, USA | +6 andere Standorte in Europa
Unternehmensgröße:
300+
Branche:
Smart Fitness Technologie
Verwendete Funktionen:
  • Leistung & 360°-Reviews
  • Mitarbeiterbefragungen
  • Direktes Lob & Feedback
  • Ziele & OKRs
„Leapsome ist sehr benutzerfreundlich — sowohl für die Personalabteilung als auch für unsere Mitarbeiter:innen. Es gibt uns die Flexibilität die wir brauchen, um unseren spezifischen Feedback-Prozess zu implementieren. Außerdem hat es einen Großteil der manuellen Arbeit, die wir hätten leisten müssen, reduziert.“
Nina Thiessen
Leiterin der Abteilung Talent Acquisition und HR Management

Die Herausforderung

Herausforderung #1: Mangel an standardisierten Prozessen für formelles Feedback zwischen Manager:innen und ihren direkten Mitarbeiter:innen

Das HR-Team von EGYM war mit einem Problem konfrontiert, das in schnell wachsenden Unternehmen allzu häufig vorkommt; fehlende Prozesse für formelles Feedback zwischen Manager:innen und ihren Mitarbeiter:innen. Nina Thiessen, Leiterin der Talent Acquisition und des HR-Managements bei EGYM, erklärte, dass es zwar einige Richtlinien für Manager:innen gebe, wie sie Feedback an ihr Team geben sollten, allerdings fehlende Standards eine Reihe von Problemen verursachten.  

Erstens war die Personalabteilung nicht in der Lage zu verfolgen, wer Feedback-Gespräche führte und wer nicht. In den schlimmsten Fällen bedeutete dies, dass einige Mitarbeiter:innen (intern als "EGYMees" bezeichnet) überhaupt kein Feedback erhielten. In den Fällen, in denen die Mitarbeiter:innen Feedback erhielten, war der Prozess immer unterschiedlich, und es gab große Qualitätsunterschiede, da die Manager:innen jeweils eigene Prozesse und Kriterien für ihre Teams entwickelten.

Da Nina und ihr Team wussten, dass der gegenwärtige Ansatz den Wachstum von EGYM nicht unterstützt, machten sie sich daran, bessere Prozesse zu schaffen und begangen nach einer Plattform zu suchen, die dies unterstützt.

„Wir wollten das gesamte Unternehmen auf das gleiche Niveau bringen und Kernkompetenzen definieren, die für jede:n Mitarbeiter:in unseres Unternehmens, gültig sein sollten und sich aus unseren internen Prozessen ableiten“

Herausforderung #2: Eine enorme Menge an manueller und sich wiederholender Arbeit mit Google Forms

EGYM führte Mitarbeiterbefragungen mit Google Forms durch, was für das HR-Team viel manuelle Arbeit bedeutete, sowohl in der Einrichtungs- und Kommunikationsphase als auch bei der Analyse der Ergebnisse. Aus diesem Grund war das HR-Team daran interessiert, eine Lösung zu finden, die sowohl Leistungsmanagement- als auch Mitarbeiterengagement-Funktionen kombinieren konnte.

Die Lösung

Nachdem EGYM die auf dem Markt verfügbaren Plattformen evaluiert hatte, kamen sie zu dem Schluss, dass Leapsome über alle Funktionen verfügte, die sie benötigten. Wichtig war auch die direkte Integration mit Personio, ihrem HRIS-System, um eine nahtlose Synchronisierung der Mitarbeiterdaten zu ermöglichen.

EGYM empfand die Plattform als äußerst flexibel, insbesondere die personalisierbaren Funktionen, die sich an ihre internen Anforderungen anpassen ließen. Sie stellten fest, wie benutzerfreundlich die Plattform für die Mitarbeiter:innen war und zudem den Arbeitsaufwand der Personalabteilung reduzierte. 

Nachdem sie den Feedback-Prozess mit einem Bewertungsrahmen eingerichtet hatten, der an ihre Unternehmens-Werte gebunden war, führten Nina und das Team den verbesserten Prozess in der gesamten Organisation ein. In ähnlicher Weise wurden die halbjährlichen Mitarbeiterbefragungen bei EGYM auf Leapsome übertragen.

Zusätzlich zu den Feedback-Prozessen und Umfragen zum Mitarbeiterengagement hat EGYM auch die Instant Lob Funktion von Leapsome eingeführt. An jedem ihrer Standorte hat EGYM eine physische „Kudos-Wand“, an der die Mitarbeiter:innen Kudos-Karten schreiben können, um sich gegenseitig zu einer gut gemachten Arbeit zu gratulieren. Sobald ein EGYMee jedoch jemandem in einem anderen Büro ein Lob aussprechen wollte, war dies nicht möglich. Mit Leapsome können EGYMees nun virtuell Kudos an ihre Kollegschaft schicken, so kann EGYM das Kudos-Programm international skalieren. Eine Auswahl der besten Lobeshymnen jeder Woche wird dann vom CEO in einem unternehmensweiten Meeting vor dem gesamten Unternehmen vorgetragen, um die großartige Arbeit, die im gesamten Unternehmen geleistet wird, weiter zu feiern.

Die Ergebnisse

Erhöhte Transparenz über den Fortschritt der Feedback-Zyklen und weniger manuelle Arbeit

Seit der Implementierung von Leapsome hat Nina nun einen klaren Überblick darüber, wer die Feedback-Zyklen durchläuft und wer nicht. Allein diese Art von Transparenz ist eine deutliche Verbesserung gegenüber dem früheren Status quo.

Nina und ihr Team befragten auch die Manager:innen, um ihr Feedback zum neuen Prozess und zu Leapsome als Plattform zu erhalten. Das Feedback war überwältigend positiv. Unter anderem, dass die Plattform einfach zu bedienen ist und, dass der Prozess es den Manager:innen ermöglicht, ihren Teams produktives Feedback zu geben.

„Leapsome ist sehr benutzerfreundlich — sowohl für die Personalabteilung als auch für unsere Mitarbeiter:innen. Es hat uns die Flexibilität gegeben, unseren spezifischen Feedback-Prozess zu implementieren, und es hat einen Großteil der manuellen Arbeit, die wir hätten leisten müssen, reduziert.“

Mit den integrierten Umfragevorlagen von Leapsome, einschließlich Fragen zu bewährten Verfahren, hat sich auch der Verwaltungsaufwand für die Durchführung der halbjährlichen Umfragen drastisch verringert. Darüber hinaus hat EGYM aufgrund der automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen die Beteiligung der Mitarbeiter:innen an den Umfragen erhöht.

Erhöhte Beteiligung und datengestützte Einblicke in Umfragen zum Engagement 

„Seit wir unsere Mitarbeiterbefragungen über Leapsome durchführen, verzeichnen wir Rekordquoten bei der Mitarbeiterbeteiligung, was unglaublich ist.“

Die Analysefunktionen von Leapsome haben es auch einfacher gemacht, die Ergebnisse zu interpretieren. Die Heatmaps enthalten eine detaillierte Aufschlüsselung der Ergebnisse und können nach zahlreichen Eigenschaften segmentiert werden. Die Funktion für anonyme Gespräche ermöglicht es Nina und ihrem Team auch, weitere Fragen an die Befragten zu stellen, um tiefere Einblicke in deren Kommentare zu gewinnen.

Ausblick: Onboarding, Führungstraining und Ziele

Nach Evaluierung von Leapsomes Fähigkeiten zur Verwaltung von OKRs und Zielen, sind Nina und ihr Team nun dabei, diese Funktionen einzuführen, um im gesamten Unternehmen mehr Transparenz und Alignment zu schaffen.

Darüber hinaus informiert Nina sich auch zu den Lernfunktionen von Leapsome als eine Möglichkeit, sowohl ihren Leadership Development Track für die Schulung ihrer Manager:innen online zu stellen als auch ein verbessertes Onboarding für neue Mitarbeiter:innen zu schaffen.


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