Wie DCMN den Feedbackprozess automatisiert hat, um mehr Zeit für die Entwicklung von Mitarbeitenden zu haben
"Bei DCMN sehen wir das Personalteam als ein Partnerteam und nicht als ein Verwaltungsteam. Wir wollen uns auf unsere Mitarbeiter konzentrieren und nicht auf Prozesse. Mit Leapsome haben wir die manuelle Arbeit rund um Feedback und die Karriereentwicklung automatisiert, so dass wir unsere Zeit mit unseren Mitarbeitern verbringen können: ihre Bedürfnisse verstehen, sie durch ihren ganz persönlichen DCMN-Lebenszyklus begleiten und ihnen helfen, den Sinn in dem zu finden, was sie tun."
DCMN arbeitet als Marketingpartner mit Top-Marken wie Get Your Guide, Deezer und Wayfair zusammen und hat Mitarbeiter:innen in acht Büros weltweit. Für DCMN ist es von größter Bedeutung, dass jede:r Mitarbeiter:in Feedback erhält, und dadurch hervorragende Arbeit für Kunden ermöglicht wird.
Theresa Jasarai, Senior People Relations Managerin bei DCMN, erkannte die Notwendigkeit der Organisation, einen neuen und verbesserten Feedback-Rahmen einzuführen, der für alle ihre internationalen Standorte funktioniert. Die bisherigen Kommunikations- und Feedback-Strukturen reichten nicht aus, um ihren Mitarbeiter:innen zu helfen, ihre spezifische Rolle zu verstehen und die langfristige Weiterentwicklung voranzutreiben. Ebenso verfügten die Teamleiter nicht über die Instrumente und die Zeit, die erforderlich waren, um das Wachstum ihres Teams zu erleichtern.
Der operative Teil des Gebens und Empfangen von Feedback verursachte eine unüberschaubare Menge an manueller Arbeit. Die Verwendung von Tools wie Typeform und Excel-Sheets erwies sich als nicht skalierbar und unflexibel mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten.
In Hinblick auf die Unternehmens-Strategie musste sich das Team von DCMN abstimmen, was sie mit Feedback erreichen wollten, welche Zeitintervalle für das Unternehmen Sinn machten und welche Metriken gemessen werden sollten. Vor allem die Rolle, die das People-Team in diesem Prozess spielen sollte, musste festgelegt werden.
„Wir wollen, dass das People Team, Partner des Unternehmens ist und Zeit hat, die Teamleitung und alle anderen Mitarbeiter:innen anzuleiten und zu coachen. Wir wollen den Feedback Prozess stärken, indem wir eine Kultur schaffen, in der Feedback von jeder einzelnen Person gelebt wird. Ich denke, es ist ein großer Irrtum, dass Feedback ein HR-Prozess ist. Es ist ein kulturelles Thema, das weit darüber hinausgeht.“
Zu diesem Zeitpunkt war sich Theresa auch bewusst, dass nur neu eingestellte Mitarbeiter:innen während ihrer Probezeit Feedback erhalten. Sie wusste, wie wichtig es für alle Mitarbeiter:innen ist, kontinuierlich qualitativ hochwertiges Feedback zu erhalten, damit sie lernen und sich persönlich und beruflich weiterentwickeln können.
„Wenn man nicht die richtigen Strukturen oder überhaupt keine Struktur schafft, ist es für die Mitarbeiter:innen zu einfach, sich gegenseitig KEIN Feedback zu geben. Es liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, aber wir arbeiten in einem sehr schnelllebigen Geschäft, und die Arbeit mit Kunden ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe. Wir mussten einen Rahmen implementieren, damit wir regelmäßiger Feedback geben und das Wachstum unserer Mitarbeiter:innen erleichtern können.“
Zuerst arbeitete Theresa mit dem Management-Team von DCMN zusammen, um den Feedback-Rahmen zu definieren. Als nächstes definierte sie die Anforderungen an ein Tool, das sie beim Aufbau der Feedback-Prozesse im Unternehmen unterstützen würde.
Entscheidende Kriterien waren, ganzheitliches Peer-Feedback über 360° Reviews zu sammeln und von dem vorherigen Manager-Mitarbeiter Feedback Rahmen Abstand zu nehmen. Theresa hat die Häufigkeit der Feedback-Zyklen, die Fragen, die gestellt werden sollten, und die als Ergebnis zu messenden Metriken definiert. Am wichtigsten war, dass das Feedback mit den Leitprinzipien von DCMN verbunden werden sollte.
„DCMN entwickelt sich ständig weiter und die Dinge ändern sich in unserem Geschäft. Wir müssen in der Lage sein, uns und unsere internen Prozesse an Veränderungen anzupassen. Deshalb wissen wir, dass selbst wenn wir neue Rahmen und Tools einführen, es immer ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess sein wird. Wir mussten ein flexibles Werkzeug finden, das in der Lage ist, sich an uns anzupassen.“
Da sie wusste, dass diese Feedback-Prozesse ohne die richtigen Werkzeuge einen erheblichen Zeitaufwand und manuelle Arbeit erfordern können, machte sich Theresa auf die Suche nach einer speziell entwickelten Plattform, die einen Großteil des Prozesses automatisieren würde.
Nachdem sie Leapsome (und andere Plattformen) auf Empfehlung ihres Netzwerks getestet hatte, stellte Theresa fest, dass Leapsome am einfachsten zu bedienen war und die meisten Funktionen hatte, die alle Bedürfnisse von DCMN erfüllten. Darüber hinaus wies Theresa darauf hin, wie wichtig die Schnelligkeit und Qualität der Unterstützung durch das Customer Success Team von Leapsome sei. Leapsome wurde in allen Niederlassungen von DCMN eingeführt, um die Feedback-Prozesse für alle Mitarbeiter:innen zu standardisieren.
DCMN nutzt die SoftwarePerformance Review von Leapsome, um halbjährliche 360-Grad-Bewertungen für alle Mitarbeiter durchzuführen, damit sie eine formelle Feedback erhalten. Darüber hinaus nutzt das Unternehmen die Funktionen von Leapsome, um automatisch Beurteilungen auszulösen, wenn neue Mitarbeiter/innen ihre Probezeit beginnen und abschließen.
„Der bedeutsamste Teil meiner Rolle beginnt, wenn ich in der Lage bin, sowohl die betrieblichen als auch die persönlichen Herausforderungen unserer Mitarbeiter:innen zu verstehen und als Moderator zu fungieren, der sowohl offene Enden verbindet, als auch alle Mitarbeiter:innen coacht und anleitet. Da alles andere innerhalb von Leapsome automatisiert ist, ist es möglich, Mitarbeiter-Angelegenheiten zu meiner Priorität zu machen.“
Abgesehen von den halbjährlichen Reviews stellte Theresa auch fest, dass Leapsome ein kontinuierliches Feedback im gesamten Unternehmen ermöglicht.
„Mir gefällt es sehr, dass Leapsome mit der Instant Feedback Funktion kontinuierliches Feedback so einfach macht. Es gibt unseren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, nach Präsentationen, Kunden Besprechungen oder anderen wichtigen Meilensteinen strukturierteres und detaillierteres Feedback zu erhalten, ohne auf die halbjährlichen Reviews warten zu müssen.“
Zusätzlich zu konstruktivem Feedback loben sich die Mitarbeiter:innen von DCMN regelmäßig gegenseitig und nutzen dabei die Instant Praise-Funktion von Leapsome, um eine Kultur der Wertschätzung zu stärken.
Nach der Durchführung von Reviews und Feedback mit Leapsome lernt DCMN kontinuierlich aus den vorherigen Iterationen seiner Prozesse und überarbeitet und erweitert den Kompetenzrahmen, der Feedback zugrunde liegt. Mit dem Bewusstsein, dass die Qualität von Feedback immer verbessert werden kann, arbeitet das Unternehmen daran, dass Feedback die Entwicklung jedes Einzelnen bei DCMN unterstützt — unabhängig davon, wo er sich befindet.
Abgesehen von den Feedback-Prozessen nutzt DCMN viele andere Funktionen·von Leapsome. DCMN sammelt regelmäßig Feedback von allen Mitarbeiter:innen ein, indem Umfragen zu employee engagement surveys verschickt werden. Außerdem nutzen alle Teams die Goals and OKRs von Leapsome, um die Entwicklung und den Fortschritt der Ziele zu verfolgen und die Ausrichtung an der Unternehmensvision sicherzustellen.
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