Dies ist ein Beitrag in einer Blogserie über "Dinge, die wir beim Bootstrapping von 0 auf 10 Mio. $ ARR gelernt haben". Folge mir auf Linkedin für neue Beiträge.

Das Wort "Dokumentation" löst normalerweise keine Begeisterungsstürme aus. Das Bild, das sich mir aufdrängt, sind schummrige Schränke mit Regalen, die vollgestopft sind mit verstaubten Ordnern, in denen sich graues Papier befindet, das niemand jemals wieder ansehen möchte.

Aber wir bauen ein Unternehmen auf, das sich auf einen kontinuierlichen Kreislauf von Feedback und Lernen konzentriert - und eine solide Dokumentation ist nun mal die Grundlage für zukünftiges Lernen. Außerdem haben wir bootstrapped dieses Unternehmen für eine lange Zeit aufgebaut, sodass unser Lernansatz vom ersten Tag an skalierbar sein musste.

Nachdem wir im ersten Beitrag unsere Geschichte skizziert und uns auf die strategische Frage der Beziehungen zu den Mitgründern konzentriert haben, geht es im dritten Beitrag dieser Bootstrapping-Serie darum, in eine skalierbare Dokumentation zu investieren, und zwar nicht nur das, sondern auch wirklich gutvom ersten Tag an.

Handbücher für das Mondmodul

Wenn wir neue Kolleginnen und Kollegen fragen, was sie in der Phase onboarding am meisten überrascht hat, steht die Ausführlichkeit unserer internen Dokumentation regelmäßig ganz oben auf der Beliebtheitsskala.

Unsere Wissensdatenbank ist alles andere als perfekt - Informationen veralten überraschend schnell und es gibt viele Teile, die viel besser organisiert sein könnten. Aber im Großen und Ganzen ähnelt unsere Dokumentation wahrscheinlich eher dem extrem detaillierten Handbuch der Apollo-Mondlandefähre (mit Details zu Antrieb, Navigation, Kommunikation und so weiter) als den fadenscheinigen Foliendokumenten und dem kreativen Chaos einiger Unternehmen in der Frühphase.

Auch wenn wir das erst später begriffen haben, war eine solide Dokumentation vom ersten Tag an Teil unserer DNA. Und das macht Sinn. Das Bootstrapping zwang uns, das Lernen vom ersten Tag an skalierbar zu machen.

Aufteilen & erobern

Zwei Jahre lang waren wir ein Team von zwei Personen. Wenn wir den Kontakt zu Nutzern, Kunden und Partnern maximieren wollten, war es keine Option, große Erkundungstreffen abzuhalten, bei denen wir beide anwesend waren. Wir mussten uns aufteilen und das Gelernte asynchron austauschen.

Wir einigten uns auf grobe gemeinsame Formate und begannen, unsere Treffen akribisch zu dokumentieren. Das Ergebnis: Wir haben immer noch Google-Dokumente mit Hunderten von Seiten mit Erkenntnissen aus den ersten Kundeninterviews und Benutzertests.

Jeden Morgen, bei einer Tasse frischen Kaffees, lasen wir uns gegenseitig die Notizen der vorangegangenen Tage durch, kommentierten sie, stellten Folgefragen und stellten die wichtigsten Erkenntnisse heraus. Wir lernten schneller, konnten uns schneller weiterentwickeln und einige Fehler vermeiden, die wir uns einfach nicht leisten konnten.

Wissensmanagement zentralisieren

Natürlich ist der Aufbau einer internen Wissensdatenbank in Google Docs in einem wachsenden Team so ähnlich wie der Versuch, während eines Beachvolleyballturniers eine Sandburg mit einem Löffel zu bauen - es ist schwer, eine Struktur zu schaffen, das Lerntempo ist hoch und ständig kommen neue Interessengruppen hinzu.

Als sich das Unternehmen weiterentwickelte und wir eine gewisse Teamgröße erreichten, führten wir Notion ein, um Kernprozesse und Erkenntnisse zu dokumentieren, alles besser zu strukturieren und leichter zugänglich zu machen.

Ja, die Ersteinrichtung ist eine Investition von ein paar Tagen, und sie erfordert laufende Wartung. Aber es ist eine dieser Investitionen, die man einmal tätigt und die sich kontinuierlich auszahlt: Jeder neue Leapsome-Mitarbeiter erhält eine personalisierte onboarding Checkliste (und eine eigene Leapsome Lernpfade) mit Links zu allen relevanten frühen Erkenntnissen für jedes Team, damit sie sehr schnell produktiv werden können.

Außerdem ist Wissen, das du nicht täglich brauchst (und das du deshalb nicht auswendig kennst), trotzdem leicht zugänglich. Du musst also nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn du das richtige Datenbankfeld oder die passenden Argumente für deine Mitbewerber suchst, sondern kannst einfach auf das Wissen zurückgreifen, das von einer Kerngruppe von Experten gepflegt wird.

Dinge, die für uns gut funktioniert haben:

• Investition in eine benutzerfreundliche Datenbank (wir verwenden Notion, und es ist großartig)
• Einen Tooling-Champion zu haben (ein Lob an unseren "Notion-Assistenten"), der bei der Optimierung des Setups hilft
• Vorgabe, dass das gesamte Wissen in dieser Datenbank gespeichert werden muss (keine abtrünnigen Google-Dokumente mehr)
• Klare Zuständigkeiten für die Dokumentation und Pflege der verschiedenen Teamspaces zuweisen
• Verwendung von wiederverwendbaren "Inhaltsblöcken", wo immer dies möglich ist (reduziert den Wartungsaufwand)
• Verlinkung von Inhalten in onboarding Checklisten und Lernpfade , um eine Entdeckung vom ersten Tag an zu ermöglichen

Dokumentiere Treffen, um eine asynchrone Teilnahme zu ermöglichen

Eine solide Dokumentation wirkt sich auch auf unsere täglichen Besprechungen aus - und während die Effektivität der Besprechungen das Thema eines anderen Beitrags sein wird, hier schon mal einige Highlights. Wir nutzen unsere eigene Plattform, um Besprechungen zu planen und die Ergebnisse zu dokumentieren ( Aufgaben ), die für alle Besprechungsteilnehmer/innen leicht zugänglich sind - auch für diejenigen, die die Besprechung (bewusst) verpasst haben.

Dinge, die für uns gut funktioniert haben

• Erstellung klarer Vorlagen für alle wiederkehrenden Treffen (klare Abschnitte/Fragen)
• Vorbereitung zur Pflicht machen - was nicht auf Agenda steht, wird nicht diskutiert
• Hinzufügen von Mitschriften zu den Besprechungsnotizen
• Teilnahme nur zum Lesen zulassen (nicht jeder muss physisch an der Besprechung teilnehmen )

Bilde deine (zukünftigen) digitalen Assistenten aus

Mit der zunehmenden Verbreitung von generativen KI-Tools wird eine solide Dokumentation höchstwahrscheinlich einen weiteren Vorteil mit sich bringen: Die Möglichkeit, (zukünftige) Tools auf der Grundlage deiner internen Wissensbasis zu trainieren. Je strukturierter und detaillierter deine interne Dokumentation ist, desto präziser werden die Antworten deiner zukünftigen digitalen Assistenten sein und desto mehr Zeit wirst du haben, dich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Die Investition in eine skalierbare Lerninfrastruktur hat vom ersten Tag an einen positiven Effekt. Je früher du darüber nachdenkst, wie du den Lerneffekt von einem zu einem zu vielen skalieren kannst, desto schneller kannst du das Schwungrad des Feedbacks und des Lernens in Gang setzen und desto effizienter kannst du die begrenzten Ressourcen einsetzen, die du hast.

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