Für einfühlsame Manager und People-Ops-Profis kann die Nachricht, dass ein interner Bewerber nicht befördert wurde, eine besondere Herausforderung sein. Um es sich leichter zu machen, kann es passieren, dass sie sich vage ausdrücken, Probleme beschönigen oder dem Gespräch ganz aus dem Weg gehen.

Aber das Vermeiden von schwierigen Gesprächen schafft Unmut und lässt die Teammitglieder verwirrt und uninformiert zurück. Das wird ihnen nicht helfen, sich kurzfristig zu verbessern oder in Zukunft befördert zu werden. Und wenn die Beschäftigten selbst berichten, dass Feedback das Vertrauen in ihren Arbeitgeber deutlich erhöht,* dann ist klar, dass eine ehrliche Kommunikation von zentraler Bedeutung für die Förderung und Bindung von Spitzenkräften ist.

Einem Mitarbeiter zu sagen, dass er nicht die gewünschte Beförderung bekommen hat, ist eine Herausforderung, aber ein transparentes und gut vorbereitetes Gespräch wird ihm helfen, einen vielversprechenden Weg in Richtung zukünftiger Möglichkeiten zu finden. In diesem Artikel findest du Tipps und Vorschläge, die du vor, während und nach dem Gespräch beachten solltest.  

*Gallup, 2022

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Wie man einem Mitarbeiter sagt, dass er nicht befördert wurde: Do's & Don'ts

Einem Mitarbeiter schlechte Nachrichten über eine Beförderung zu überbringen, ist eine der Herausforderungen, denen sich Führungskräfte stellen müssen. Aber wenn du mit Einfühlungsvermögen, Offenheit für den Dialog und konkreten Zielen an die Situation herangehst, kannst du eine schwierige Situation in ein konstruktives Gespräch verwandeln. 

Schauen wir uns also ein paar Do's and Don'ts für Führungskräfte an, wenn sie einem/einer Mitarbeiter/in mitteilen, dass sie die neue Stelle, auf die sie sich beworben haben, nicht bekommen haben.

Aufgabe 1: Bereite dein Teammitglied auf das Gespräch vor

Um Feedback in den Griff zu bekommen, musst du nicht nur wissen, was du in Gesprächen mit deinen Mitarbeitern sagen sollst. Du solltest auch wissen, wie du dich und deine Teammitglieder auf sensible Gespräche vorbereiten kannst.

Bevor du mit deiner Kollegin oder deinem Kollegen über eine verpasste Beförderung sprichst, solltest du sicherstellen, dass sie oder er mental darauf vorbereitet ist, die Gründe zu besprechen, warum sie oder er die Stelle nicht bekommen hat. Du könntest ihnen zum Beispiel eine E-Mail oder eine private Nachricht schicken und sie fragen, ob sie für ein 1:1-Gespräch zur Verfügung stehen. Bei dieser Gelegenheit kannst du ihnen die enttäuschende Nachricht schonend überbringen und sie auf das Gespräch vorbereiten.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie du deine E-Mail oder Nachricht an den Bewerber strukturieren könntest:

"Hallo [Name],

ich muss dir mitteilen, dass du leider nicht für die Beförderung ausgewählt wurdest. Es war eine schwierige Entscheidung, und ich würde gerne ein Treffen mit dir vereinbaren, um die Gründe für unsere Entscheidung zu besprechen. Außerdem würde ich gerne mit dir darüber sprechen, was dich zu einem guten Kandidaten gemacht hat und welche Entwicklungsmöglichkeiten du hast.

Lass mich wissen, wann du Zeit für ein Gespräch hast."

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Do #2: Gehe die Diskussion mit Einfühlungsvermögen an

Auch wenn du deinem Teammitglied Zeit gegeben hast, sich auf das Gespräch vorzubereiten, sollte eine fürsorgliche, einfühlsame Führungskraft zu Beginn des Treffens nachfragen, ob es für ihren Mitarbeiter in Ordnung ist, darüber zu sprechen, warum er die gewünschte Beförderung nicht bekommen hat. 

In einer solchen Situation, in der sich der abgelehnte Bewerber vielleicht entmutigt fühlt, kannst du ihm sagen, dass du geradlinig sein willst, ihm aber auch Raum für seinen Beitrag lässt, um ihm das Gefühl zu geben, dass er für das Ergebnis des Treffens verantwortlich ist.

"Du darfst nicht vergessen, dass sie eine Person sind und Dinge in ihrem Leben tun, in die du nicht eingeweiht bist. Du willst ihnen nicht alles sagen, was sie falsch gemacht haben. Es muss ein Gleichgewicht herrschen. Wenn du ihnen Gründe nennst, warum sie die Stelle nicht bekommen haben, solltest du auch zwei Beispiele für ihre Stärken nennen oder dafür, wo sie gute Leistungen erbracht haben."

- Daivat Dholakia, VP of Operations bei Essenvia

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Do #3: Verwende "Ich"-Aussagen, wenn du deine Feedback

Studien haben gezeigt, dass "Ich"-Aussagen besser geeignet sind, um deine Sichtweise zu vermitteln, weil sie beim Empfänger weniger Wut oder Abwehrhaltung hervorrufen. Versuche in sensiblen Gesprächen Sätze wie "Ich habe beobachtet", "Ich habe bemerkt" oder "Ich habe gefühlt" zu verwenden - vermeide "Du"-Aussagen.

Anstatt zum Beispiel zu sagen: "In dieser Rolle musst du gut darin sein, Feedback zu empfangen, aber du wirst oft defensiv und frustriert, wenn du Feedback von anderen erhältst", sage: "Bei einigen Gelegenheiten habe ich beobachtet, dass du eine konfrontative Sprache benutzt, wenn du Feedback von anderen erhältst."

Don't #1: Verwende nicht das "Kompliment-Sandwich"

Wenn es dir unangenehm ist, Feedback zu sagen, bist du vielleicht versucht, auf das "Kompliment-Sandwich" (oder "Feedback -Sandwich") zurückzugreifen; das bedeutet, dass du ein Kompliment, eine Kritik und ein weiteres Kompliment verwendest, um dein Gespräch zu strukturieren. Aber die Beschäftigten empfinden diese Art von Feedback oft als unaufrichtig und es ist nicht hilfreich für ihre Entwicklung.

Stattdessen solltest du:

• Beschreibe die Situation in objektiven Worten. Zum Beispiel hat der Mitarbeiter die Beförderung nicht erhalten, weil er Probleme mit dem Zeitmanagement und der Einhaltung von Fristen hat.
  
  
• Biete deine Perspektive an. Dies ist der Moment, in dem du deine Beobachtungen mit Hilfe von "Ich"-Aussagen mitteilen kannst.
  
  
• Frag den/die Arbeitnehmer/in, wie er/sie die Situation und deine Beobachtungen einschätzt, und erkundige dich, ob er/sie der Meinung ist, dass du die Umstände richtig eingeschätzt hast.
  
  
• Arbeitet zusammen, um Aktionsschritte für Verbesserungen und zukünftige Entwicklungen zu entwickeln.
  

Don't #2: Verwandle das Gespräch nicht in eine Performance Review

Konzentriere dich bei deiner Diskussion auf die Gründe, warum der/die Arbeitnehmer/in nicht befördert wurde - nutze sie nicht, um unzusammenhängende Mängel in seiner/ihrer aktuellen Position anzusprechen.

Wenn dein Teammitglied wissen will, wie es seine Leistung verbessern kann, sag ihm, was es an der Beförderung gehindert hat, und biete ihm an, ein weiteres Treffen zu vereinbaren, um zu besprechen, wie es sich in seiner aktuellen Rolle verbessern kann.

Don't #3: Halte keinen Vortrag über deinen Bericht

Du willst das Gespräch nicht in die Länge ziehen, aber es ist wichtig, dass du einen sicheren Raum für dein Teammitglied schaffst, in dem es seine Sichtweise darlegen, Beiträge leisten und Fragen stellen kann. 

Und anstatt ununterbrochen zu sprechen, wenn du deine Argumente vorträgst (was wie ein Vortrag wirken kann), solltest du während des Gesprächs Fragen einbauen. Zum Beispiel:

• Ergibt das einen Sinn?
• Gibt es irgendetwas, das ich für dich klären soll?
• Deshalb haben wir diese Entscheidung getroffen. Ich bin offen für deine Feedback darüber.
• Das war wahrscheinlich nicht leicht zu hören. Wie denkst du über das, was ich gerade gesagt habe?
• Hast du Fragen oder Gedanken zu dem, was ich gerade erzählt habe?
• Gibt es Möglichkeiten, wie wir den internen Beförderungsprozess in Zukunft verbessern können?
  

Wie du deinem Mitarbeiter sagst, dass er nicht befördert wurde: 7 Best Practices

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Da du nun weißt, was du bei der Übermittlung schwieriger Beförderungsnachrichten an deine Mitarbeiter/innen priorisieren und vermeiden solltest, schauen wir uns an, was du bei deinem Gespräch beachten solltest: Best Practices .

1. Befolge deine Beförderungsrichtlinien 

Idealerweise sollte dein Unternehmen über eine umfassende Beförderungsrichtlinie verfügen, die den Führungskräften hilft, faire, unvoreingenommene Beförderungsentscheidungen zu treffen. Auf diese Weise kannst du deinem Kandidaten oder deiner Kandidatin den schrittweisen Prozess erläutern, den du bei der Beurteilung interner Bewerber/innen und bei der Entscheidung für den/die ausgewählte/n Bewerber/in befolgt hast.

Du kannst auch die Beförderungskriterien deiner Richtlinie nutzen, um deinem Bericht zu zeigen, warum er die Voraussetzungen für eine Beförderung noch nicht erfüllt. Deine Beförderungsrichtlinien können Kriterien enthalten wie:

• Starke Empfehlungen von Kollegen und Führungskräften
• Überdurchschnittliche Leistung in den letzten drei Review-Zyklen
• Erfülle mindestens 80 % der für die Stelle erforderlichen Kompetenzen
• Ausgezeichnete Kommunikation Kompetenzen
• Eine starke persönliche Motivation für die Beförderung zeigen

Wenn du auf konkrete Standards verweisen kannst, die dir bei deiner Entscheidung geholfen haben, wird sich dein Kandidat besser fühlen, weil er weiß, dass unbewusste Vorurteile deine Wahl nicht beeinflusst haben.

2. Sprich mit dem Mitarbeiter unter vier Augen

Ein häufiger Fauxpas ist es, eine Beförderung auf einer Team- oder Betriebsversammlung zu verkünden, bevor man den anderen Bewerbern (falls sie die Stelle bekommen haben) die schlechte Nachricht überbringt, dass sie die Stelle nicht bekommen haben. Auf diese Weise erfahren deine Teammitglieder nichts von deiner Entscheidung und deine Mitarbeiter/innen haben das Gefühl, dass es in deinem Betrieb eine Kultur der Geheimhaltung gibt.

Eine Teamsitzung ist nicht der richtige Ort, um einem Bewerber mitzuteilen, dass er die gewünschte Stelle nicht bekommen hat. Eine rücksichtsvollere Vorgehensweise ist es, ein privates Treffen unter vier Augen zu vereinbaren, um sie vorzubereiten - vor allem, wenn eine öffentliche Bekanntmachung über eine andere Einstellung folgen wird.

3. Führe das Gespräch so früh wie möglich

Zeige Respekt gegenüber Bewerbern, die nicht befördert wurden, informiere sie sofort und vereinbare so schnell wie möglich ein Gespräch. Andernfalls riskierst du, dass sie die Neuigkeiten von Kollegen erfahren, die vielleicht nicht denselben Kontext oder dieselben Hintergrundinformationen haben wie du.

Wenn sich eine Beförderung auf eine offene Stelle bezieht, solltest du auch versuchen, sie wissen zu lassen, dass sie die Stelle nicht bekommen haben, bevor du jemand anderen einstellst. Auf diese Weise kannst du dein Gespräch auf den Mitarbeiter konzentrieren, der nicht befördert wurde, und unproduktive Vergleiche vermeiden.

4. Bereite deine Argumente vor

Um sicherzustellen, dass dein Gespräch gut verläuft, solltest du eine schriftliche Gliederung erstellen und die Punkte, die du ansprechen willst, ausformulieren. Es gibt einige Gründe, warum es am besten ist, deine Gesprächspunkte im Voraus aufzuschreiben:

• Es kann sein, dass du während des Gesprächs nervös bist, und es ist leichter, vor dem Treffen objektiv zu denken als währenddessen.
  
  
• So wird sichergestellt, dass du nicht zu lange bei einem Punkt verweilst oder das Gespräch mit unnötigen Details oder spekulativen Bemerkungen verkomplizierst.
  
  
• Du kannst deine Kollegen oder deinen Vorgesetzten bitten, deine Ideen zu überprüfen und dir Feedback zu geben, bevor ihr euch trefft.
  

5. Sei transparent und klar

Ein Teamleiter, dem Transparenz wichtig ist, weiß, dass er einem internen Bewerber so schnell wie möglich mitteilen sollte, dass er die gewünschte Beförderung nicht bekommen hat. Aber wie sehen Transparenz und Klarheit bei dieser Art von Gespräch aus?

Erstens solltest du dich nicht auf pauschale Formulierungen wie "Die Leitung war besorgt, dass du den neuen Aufgaben nicht gewachsen sein könntest" oder "Einige Manager hatten Zweifel an deiner Motivation und deinem Engagement" verlassen. Dein/e Mitarbeiter/in wird sich während des Gesprächs wahrscheinlich gestresst und ängstlich fühlen, so dass er/sie diese Art von Sprache nicht auf konstruktive Weise verarbeiten oder verinnerlichen kann.

Weisen Sie stattdessen auf konkrete Fälle hin, in denen Ihr Bericht die für die Beförderung erforderlichen Standards nicht erfüllt hat. Zum Beispiel:

• Für diese Stelle brauchst du jemanden, der gut Prioritäten setzen kann Kompetenzen und Fristen konsequent einhält, und mir ist aufgefallen, dass du in den letzten beiden Quartalen mehrere Fristen versäumt hast.

• Als Vorgesetzter musst du mit gutem Beispiel vorangehen, indem du pünktlich bist, und mir ist aufgefallen, dass du im letzten Jahr mehrmals zu spät gekommen bist oder Meetings verpasst hast.

• Diese Rolle erfordert eine starke Kommunikation Kompetenzen. Einige deiner Kolleginnen und Kollegen haben dich darauf hingewiesen, dass du gelegentlich so schlecht kommunizierst, dass deine Teammitglieder ihre Arbeit nicht mehr erledigen können.
  

6. Über zukünftige Aktionsschritte sprechen

Eines der Hauptziele eures Gesprächs sollte es sein, eine Reihe von Maßnahmen zu entwickeln, die dein/e Mitarbeiter/in ergreifen kann, um bei der nächsten Beförderung wettbewerbsfähiger zu sein. Du solltest zwar keine falschen Versprechungen machen, aber du kannst ihnen sinnvolle Hinweise geben, was sie tun können, um sich zu verbessern.

Wenn du bereits festgestellt hast, dass dein Bericht die Anforderungen für eine Beförderung nicht erfüllt hat, kannst du diese nutzen, um eine Reihe von Aktionsschritten zu erstellen, an denen sie in den kommenden Monaten arbeiten können. Zum Beispiel:

• Lass uns zusammenarbeiten, um dir zu helfen, deine Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen.

• Bitte versuche, pünktlich zu den Treffen zu erscheinen.

• Lass uns Bildungsmöglichkeiten finden, die dir helfen, ein besserer Kommunikator zu werden.
  

7. Nach dem Gespräch nachfassen

Wenn du nach eurem Gespräch eine kurze Follow-up-Nachricht schickst, kannst du dein Gespräch über die erfolglose Beförderung mit deinem Bericht dokumentieren. Sie dient auch als Fahrplan für die persönliche Entwicklung, den sie in den kommenden Monaten befolgen können. 

Am besten schickst du deinem Teammitglied noch am selben Tag, an dem du dich mit ihm getroffen hast, eine E-Mail oder Nachricht. Beschreibe kurz die wichtigsten Punkte, die ihr besprochen habt, und führe die gemeinsam vereinbarten Aktionsschritte auf. Du kannst auch ein Treffen in den nächsten Monaten vereinbaren, um zu sehen, wie der Mitarbeiter Fortschritte macht.

Tipps für die Beförderung deiner Mitarbeiter

Wenn du dir Zeit nimmst, um deine Mitarbeiter auf Aufstiegsmöglichkeiten vorzubereiten, trägst du zu einer gesunden Arbeitskultur bei und hilfst deinen Teammitgliedern dabei, Karrierewege einzuschlagen, die ihren Fähigkeiten entsprechen - was zu einer höheren Verbleibquote und Produktivität führt.

Deshalb hier ein paar schnelle Tipps, um deine Berichte bei der Beförderung zu unterstützen:

• Vereinbare Treffen, um ihre Karriereziele zu besprechen - Du kannst über ihre Berufswünsche während Performance Reviews oder eigenständige Gespräche über die berufliche Entwicklung organisieren. Beides bietet die Möglichkeit, offene Gespräche mit deinen Teammitgliedern zu führen. Sei ehrlich darüber, wann du denkst, dass sie für einen Quereinstieg oder eine Führungsposition bereit sein werden. Dein Mitarbeiter sollte aus diesem Gespräch mit einer Vision für seine berufliche Laufbahn hervorgehen.

• Besprich Rahmen für die berufliche Entwicklung in Besprechungen - Es ist immer hilfreich, Mitarbeiter/innen daran zu erinnern, welche Kompetenzen sie in ihrer aktuellen Position entwickeln müssen, bevor sie bereit sind, aufzusteigen. Das Tolle an einem Aufstiegsrahmen (wie dem von Leapsome) ist, dass du einen Überblick über die Kernkompetenzen bekommst, die Mitarbeiter/innen auf jeder Ebene benötigen. So können die Teammitglieder planen, an welchen weichen Kompetenzen sie arbeiten wollen.

• Erarbeite gemeinsam mit den Teammitgliedern ein Ziel und drei bis fünf Schlüsselergebnisse (OKRs), die auf eine Beförderung abzielen - Jetzt, wo dein/e Mitarbeiter/in weiß, in welche Rolle er/sie hineinwachsen möchte, könnt ihr zusammenarbeiten und entsprechende OKRs für dieses Ziel erstellen.

Zielsetzung | Beförderung zum Senior Produktmanager

• Schlüsselergebnis 1 | Durchführung eines Produktmanagement-Workshops mit 80% Beteiligung
• Schlüsselergebnis 2 | Erstellen einer Produktwissensressource mit Erkenntnissen von zehn Mitarbeitern
• Schlüsselergebnis 3 | Absolviere eine Managerschulung
  

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Als Teamleiter/in willst du vermeiden, deine Mitarbeiter/innen zu enttäuschen. Aber wenn du dich verpflichtest, schwierige Gespräche mit Sorgfalt, Respekt und Transparenz zu führen, werden deine Teammitglieder auf lange Sicht eher erfolgreich sein. 

Du solltest jedoch nicht allein herausfinden müssen, wie du das am besten anstellst. Wenn sich die Leitung deines Unternehmens für ein besseres Arbeitsumfeld einsetzt, muss sie Beförderungsprozesse einrichten, die zu datengestützten, unvoreingenommenen Beförderungsentscheidungen führen.

Genau hier setzt Leapsome an. Mit unserem neuen Tool Beförderungsentscheidungen kannst du automatisierte Arbeitsabläufe erstellen und einfach mit den wichtigsten Entscheidungsträgern zusammenarbeiten, um einen einheitlichen, datengestützten und mitarbeiterorientierten Beförderungsprozess zu gewährleisten.

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