Der Prozess der jährlichen oder halbjährlichen Performance Reviews bietet einige Vorteile für Unternehmen. Sie können Führungskräften und Mitarbeitenden dabei helfen, zu besprechen, wie die Dinge gelaufen sind, Erwartungen auf hohem Niveau zu klären und Ziele für die kommenden Monate zu setzen. Allerdings sind die Teams heute verteilter, die Hierarchien flacher und jedes sechste nordamerikanische Unternehmen passt derzeit seine Performance-Management-Prozesse an hybride Arbeitsmodelle und das Home-Office an. Das bedeutet, dass seltene Top-Down-Reviews nicht mehr die Art und Weise widerspiegeln, wie Teams zusammenarbeiten.

Das sogenannte „Performance Tracking“ ist ein langfristiger gemeinschaftlicher Prozess, der zwischen formelleren Performance Reviews stattfindet. Eine regelmäßige Leistungsbeurteilung hat viele Vorteile, wie zum Beispiel:

• Agilität - Die laufende, routinemäßige Leistungsverfolgung ermöglicht es Führungskräften, Probleme direkt und im Kontext zum Zeitpunkt ihres Auftretens anzusprechen, was eine agilere Problemlösung und datengesteuerte Überprüfungen ermöglicht.
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• Zusammenarbeit - Ein kooperativerer Ansatz bei der Beurteilung gibt den Beschäftigten mehr Mitspracherecht bei den Zielen und Kennzahlen, die die Vorgesetzten zur Bewertung ihrer Leistung verwenden.
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• Engagement - Häufige Kommunikation und Feedback sorgen dafür, dass die Beschäftigten engagiert und motiviert bleiben, egal ob sie im Büro oder von unterwegs arbeiten.

Leider nutzen Unternehmen die Leistungsbeurteilung oft als groß angelegte Korrekturmaßnahme für leistungsschwache Teams. Wir ermutigen sie stattdessen, es als proaktives System zur Förderung der Mitarbeitenden zu betrachten. In diesem Artikel besprechen wir Strategien und Werkzeuge, um Mitarbeiterleistung regelmäßiger und effektiver zu überwachen. Außerdem vergleichen wir kurz einige der besten Leistungsüberwachungsprogramme, die derzeit auf dem Markt sind. 

*Willis Towers Watson, 2023
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Darum ist es wichtig, Mitarbeiterleistungen zu verfolgen

Wenn du dir die Zeit nimmst, ein System zur Leistungsbeurteilung zu entwickeln, das mit deinen Unternehmenszielen und deiner Unternehmenskultur übereinstimmt, wird dein Unternehmen davon in vielerlei Hinsicht profitieren:

• Steigerung des Engagements und der Zufriedenheit — Kontinuierliches Feedback und Gespräche fördern ein gesundes Verhältnis zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitenden, so dass diese sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen und letztlich in die Unternehmenskultur und -prozesse eingebunden sind.
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• Personalentwicklung fördern — Performance Reviews die sich auf das berufliche und persönliche Vorankommen konzentrieren, befähigen die Teammitglieder, ihre Karriere selbst in die Hand zu nehmen und nicht nur das zu tun, was Führungskräfte ihnen sagen.
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• Mehr Agilität und Flexibilität — Die kontinuierliche Leistungsverfolgung ermöglicht es Unternehmen, Engpässe und Schwachstellen in ihrer Arbeitsweise schnell zu erkennen, damit sie Anpassungen vornehmen können, wenn Probleme auftauchen.

„Als jemand, der Mitarbeiterleistung seit über 15 Jahren verfolgt, glaube ich, dass es für die Optimierung der Funktionsweise deines Unternehmens absolut entscheidend ist, weil es dir ermöglicht, in Echtzeit auf entstehende Herausforderungen und Chancen zu reagieren. Allerdings muss man sehr vorsichtig sein, wie man es anwendet, sonst riskiert man, die Moral der Mitarbeitenden ernsthaft zu untergraben.“

- Piotr Sosnowski, Head of People bei Life and My Finances

Wie man Mitarbeiterleistungen verfolgt

Eine teamorientierte Leistungsbeurteilung ermöglicht es den Führungskräften, als Coach und strategischer Partner zu agieren und die Mitarbeitenden bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. In diesem Sinne findest du hier einige praktische Schritte, die als Vorlage dienen können, um deine Prozesse zu aktualisieren.
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1. Realistische Ziele setzen

Klare Ziele geben ein Gefühl für Richtung und Zweck, und ein gemeinsamer Zielsetzungsprozess hilft den Mitarbeitern, sich so zu entwickeln, dass sie und das Unternehmen davon profitieren. Wenn die Mitarbeitenden an der Festlegung ihrer eigenen Leistungsziele beteiligt sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Ziele erreicht werden, viel größer. Wenn du deinen Teammitgliedern außerdem die Möglichkeit gibst, ihre Fortschritte und ihren Einfluss auf die Unternehmensziele zu verfolgen, kann das ihre Motivation, Produktivität und ihr Engagement insgesamt steigern.   

Wenn dein Unternehmen die OKR-Planung einsetzt, hast du bereits den Rahmen, um deine Mitarbeitenden bei ihren persönlichen Entwicklungszielen zu unterstützen. Nachdem du dich auf ein ergebnisorientiertes Ziel geeinigt hast, definierst du drei bis fünf messbare Schlüsselergebnisse, die Mitarbeitende auf dem Weg zu ihrem Ziel begleiten. Ein Entwicklungs-OKR für Mitarbeitende im Kundenservice könnte zum Beispiel so aussehen:

Zielsetzung | Verbesserung der schriftlichen Kommunikation Kompetenzen zur Optimierung der Kundeninteraktionen in Support-E-Mails

• Schlüsselergebnis 1: Absolviere ein Deeskalationstraining, das dazu führt, dass im nächsten Quartal 20% weniger Tickets an höhere Supportstufen eskaliert werden müssen.
• Schlüsselergebnis 2: Übe klarere Kommunikation und reduziere die Anzahl der Interaktionen pro Ticket im nächsten Quartal um 15%.
• Schlüsselergebnis 3: Führe ein Peer-Review-System für schriftliche Kundeninteraktionen ein und erhalte in den nächsten 6 Monaten eine Durchschnittsnote von 4,5/5.

Wenn du keine OKRs verwendest oder deine individuellen Mitarbeiterziele etwas einfacher halten möchtest, ist das SMART-Zielsystem ein guter Ansatz. SMART bedeutet, dass deine Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgerecht sein sollten. So könnte ein solches Ziel für dieselbe Beispiel-Person aus dem Kundenservice aussehen:

• "Das Ziel ist es, die Klarheit meiner schriftlichen Kommunikation zu verbessern, um die Kundeninteraktionen zu optimieren, so dass ich bis zum Ende des nächsten Quartals 15% weniger Interaktionen pro Ticket habe."

"Achte darauf, Mitarbeitende mit einzubeziehen, wenn es darum geht, was sie sich in einem Jahr oder in einem Zeitraum von drei Jahren vornehmen möchten. Sie können sich große, kühne Ziele setzen, aber auch Ziele für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sind wichtig, wenn man die Person als Ganzes und den gesamten Zeitraum für die Zielsetzung betrachtet."

- Jennifer Morehead, CEO von Flex HR

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2. Regelmäßige Überprüfung der Fortschritte

Es ist wichtig zu wissen, dass Unternehmen die routinemäßige Fortschrittskontrolle nicht zur Überwachung der Produktivität nutzen sollten, da dies das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern schwächt. Stattdessen sollten die Teammitglieder die Leistungskontrolle als eine Möglichkeit sehen, Engpässen zuvorzukommen, und die Führungskräfte sollten sie als eine Möglichkeit betrachten, Lernen und Entwicklung zu fördern.

Außerhalb von Performance Reviews und informellen 1:1-Gesprächen kannst du Feedback-Tools und asynchrone Kommunikationskanäle nutzen, um zu besprechen, welche Ziele vorankommen und welche blockiert sind. Führungskräfte können ihren Teammitgliedern Fragen stellen wie:

• Gibt es Anpassungen oder Änderungen, die du an deinem Ansatz vornehmen musst, um auf Kurs zu bleiben?
• Brauchst du zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen, um deine Ziele zu erreichen?
• Hast du irgendwelche Meilensteine oder Teilziele erreicht?

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3. Selbstbeobachtung mit Tracking-Tools

Ein Vorteil von Personalentwicklungssoftware ist, dass sie die Verfolgung von Zielen effizienter macht. 97 % der Personalverantwortlichen und 89 % der Beschäftigten sind der Meinung, dass ihr Unternehmen von der Nutzung dieser Software profitiert.

Doch nicht alle Plattformen haben ein einfaches Design, daher ist es wichtig, in eine Lösung zu investieren, die intuitiv zu bedienen ist. Die besten Optionen - wie das Goals-Modul von Leapsome - ermöglichen es dir, den Fortschritt mit Statusangaben wie "auf dem richtigen Weg", "verzögert" und " nicht auf dem richtigen Weg" zu verfolgen und den prozentualen Abschluss anzuzeigen. Außerdem kannst du mit der Funktion Zielbaum sehen, wie sich der Fortschritt auf deine allgemeinen Unternehmensziele auswirkt.   

4. Entwicklung in 1:1s bewerten

Einige Unternehmen haben sich dafür entschieden, keine halbjährlichen formellen Performance Reviews mehr durchzuführen, sondern stattdessen wöchentliche oder zweiwöchentliche 1:1-Gespräche. Andere haben ihre traditionellen Beurteilungen beibehalten und ergänzen sie durch häufigere, informelle Treffen. 

Unabhängig davon, wie du vorgehst, sind regelmäßige virtuelle oder persönliche Treffen für Führungskräfte und ihre direkten Untergebenen wichtig, um zu beurteilen, ob die Teammitglieder auf dem richtigen Weg sind, um ihre Ziele zu erreichen, und, falls dies nicht der Fall ist, um gemeinsam an Strategien und Lösungen zu arbeiten. Behalte diese Best Practices vor deinen Treffen im Hinterkopf:

• Überprüfe den Fortschritt zu Beginn jedes Treffens, um Meilensteine und Hindernisse für den Fortschritt zu identifizieren.
• Gestalte die Treffen kooperativ und ermächtige deine Teammitglieder, Ideen einzubringen.
• Stelle Aufgaben ein, damit die Mitarbeitenden vor dem nächsten Treffen wissen, woran sie arbeiten müssen.
• Verlange nicht, dass Ziele zu 100% erreicht werden. In den meisten Rahmenwerken ist eine Erfolgsquote von 70 % oder 80 % bereits ein guter Indikator für Fortschritt.‍

"Mein wichtigster Tipp ist, von deinen Mitarbeitenden nie zu erwarten, dass sie ihre Ziele zu 100% erreichen. Der Druck, der dadurch entsteht, ist die möglichen Vorteile nicht wert. Der Stress, zu wissen, dass es keinen Spielraum für Fehler gibt, steigert die Leistung nicht, sondern lähmt die Beschäftigten und hält sie davon ab, Risiken einzugehen und erfinderisch zu sein, was nie gut ist. Lass die Menschen also Menschen sein und sei dir bewusst, dass es kein Wachstum ohne Fehler gibt, aus denen du lernen kannst."

- Piotr Sosnowski, Leiter der Personalabteilung bei Life and My Finances

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Performance Management optimieren – mit Leapsome

Die Leistungsverfolgung ist ein lebendiger, zyklischer Prozess, der sich ständig weiterentwickelt, weshalb der Einsatz der richtigen Performance-Management-Softwarelösung entscheidend ist. 

Mit Plattformen wie Leapsome kannst du nicht nur benutzerfreundliche Workflows erstellen, sondern auch leistungsstarke Analysen durchführen, mit denen du Daten auswerten, Trends erkennen und evidenzbasierte Entscheidungen treffen kannst, um Mitarbeiterleistung zu verbessern. 

Während andere Lösungen vielleicht mehrere unverbundene Tools anbieten und sich selbst "all-in-one" nennen, ist Leapsome eine vernetzte Plattform, die intuitiv Ziele, Performance Reviews und 1:1-Meeting-Agenden verknüpft, um dir dabei zu helfen, ein Performance-Management-System zu entwickeln, das Mitarbeitende motiviert und Geschäftsergebnisse fördert.
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FAQs

1. Was ist der Zweck der Verfolgung von Mitarbeiterleistungen?

Der Hauptzweck der Leistungsbeurteilung besteht darin, die Mitarbeitende im Einklang mit den strategischen Unternehmenszielen beruflich weiterzuentwickeln und so das Wachstum des Unternehmens zu fördern.

Genauer gesagt ermöglicht die Leistungsverfolgung den Unternehmen:

• Ziele für einzelne Mitarbeitende festzulegen, die in die übergeordneten Unternehmensziele einfließen
• Die Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele nachzuverfolgen
• den Beitrag der Mitarbeitenden zum Gesamterfolg des Unternehmens bewerten
• Teammitglieder zu identifizieren, die zusätzliche Schulungen oder Unterstützung benötigen
• Leistungsstarke Mitarbeiter anzuerkennen und zu belohnen
• Engagement und Zufriedenheit durch regelmäßiges Coaching und Feedback zu fördern
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2. Wie oft sollte die Mitarbeiterleistung überprüft werden?

Wie oft ihr Mitarbeiterleistung überprüfen solltet, hängt von der Kultur, den Bedürfnissen, den Zielen und den Ressourcen eurer Organisation ab. Im Allgemeinen kannst du die individuellen Fortschritte besprechen:

• Wöchentlich oder zweiwöchentlich mit informellen Check-ins oder 1:1-Meetings
• Vierteljährlich oder halbjährlich mit formellen Bewertungen oder 360-Grad-Beurteilungen
• Jährlich in einer Sitzung, um die Ziele für das kommende Jahr festzulegen und die bisherigen Fortschritte zu bewerten
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3. Wie kann ‘Performance Tracking’ das Engagement der Mitarbeitenden verbessern?

‘Performance Tracking’ kann das Engagement der Mitarbeitenden verbessern, indem:

1. Erwartungen definiert werden — Wenn Teammitglieder verstehen, was von ihnen verlangt wird, sind sie eher bereit und motiviert, diese Erwartungen zu erfüllen.
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2. Feedback ausgetauscht wird — Indem sie regelmäßig konstruktiven Input geben, können Führungskräfte dazu beitragen, dass sich die Beschäftigten wertgeschätzt und unterstützt fühlen, was ihr Gefühl der Zufriedenheit steigern kann.
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3. Entwicklungsmöglichkeiten aufgezeigt werden — Das Aufzeigen zukünftiger Möglichkeiten kann Teammitglieder dazu veranlassen, neue Kompetenzen zu entwickeln und ihre Arbeitsleistung zu verbessern, so dass sie ein stärkeres Gefühl der Beteiligung verspüren.
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4. Eine Kultur der Verantwortlichkeit geschaffen wird — Wenn die Leistungsbeurteilung konsequent und effektiv durchgeführt wird, ermutigt sie die Beschäftigten, mehr Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen.
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4. Welche rechtlichen Folgen hat das ’Performance Tracking’?

Die Verfolgung von Mitarbeiterleistungen hat mehrere rechtliche Auswirkungen, die Organisationen kennen sollten, um die einschlägigen Vorschriften einzuhalten. Sie müssen:

1. Sich beim Sammeln und Speichern von Mitarbeiterdaten an die Datenschutzgesetze halten.
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2. Sicherstellen, dass ihre Praktiken zur Leistungsbeurteilung Menschen nicht aufgrund von geschützten Merkmalen wie Rasse, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion oder nationaler Herkunft diskriminieren.
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3. Keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Beschäftigte ergreifen, die Bedenken über die Praktiken der Leistungsbeurteilung äußern oder sich an Untersuchungen oder Beschwerden im Zusammenhang mit der Leistungsbeurteilung beteiligen.
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4. Mitarbeiterleistung genau dokumentieren
   und damit zusammenhängende Daten in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorlagen aufbewahren.
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5. Die geltenden Arbeitsgesetze in Bezug auf Leistungsbeurteilungen befolgen, einschließlich derjenigen, die sich auf die Vergütung, Beförderung und Kündigung beziehen.